Электронная трудовая книжка. Когда введут электронные трудовые книжки? Приём на работу по электронной трудовой книжке

В 2017 году власти запускают очередную реформу: небольшие предприятия ожидает отмена трудовых книжек. Нововведение позволит уйти от бумажных носителей и перейти на использование электронной базы. При этом не исключены различные сложности, предупреждают эксперты.

Особенности отмены трудовых книжек в 2017 году

Правительственная инициатива предусматривает отказ от трудовых книжек для небольших компаний (штат до 15 человек). Соответствующие поправки, подготовленные правительством, были внесены на рассмотрение в Госдуму. В дальнейшем данная мера распространится на остальных представителей бизнеса, если нововведения будут иметь положительные последствия.

Инициаторы проекта подчеркивают позитивный эффект при отказе от бумажных носителей. В результате государственные структуры смогут присоединиться к международным стандартам работы с информацией. Кроме того, удастся сократить издержки на хранение архивов и упростить документооборот.

Эксперты отмечают, что постепенная отмена трудовых книжек соответствует современным тенденциям. Организации все чаще используют оформление по контракту, что позволяет принять нового сотрудника без трудовой. В таком случае отношения между сторонами регламентируются трудовым договором.

Ранее трудовая книжка была незаменимым документом при оформлении пенсии, больничных или пособий по беременности. Начиная с 2002 года, вместо трудового стажа учитываются периоды, когда оплачивались страховые взносы, что практически нивелировало значимость трудовой.

Для компаний подобное решение позволит отказаться от хранения бумажных носителей. Действующее законодательство определяет достаточно жесткие комплекс мер, который необходимо выполнить для обеспечения безопасности.

Переход на электронную форму потребует создание единой базы, в которой будет храниться вся информация. При этом необходимо обеспечить доступ к этой базе, как для работодателя, так и для самого работника. Кроме того, пока нет определенности по поводу ведомства, которое станет ответственным за хранение и использование базы.

Подобную реформу уже осуществили представители ФНС, которые отказались от бумажных носителей. База налоговиков, которая по своим масштабам сопоставима с информацией кадровых служб, храниться в электронном виде.

Потенциальные нюансы

Для работодателя подобная инициатива позволит оптимизировать работу кадровой службы, что приведет к снижению издержек. В период экономических трудностей данный шаг позволит улучшить финансовое положение компаний.

Отмена трудовых книжек таит в себе некоторые риски для работодателя. В результате кадровики не смогут отследить трудовую историю соискателя, в том числе возможные увольнения «по статье». Собрать данные сведения смогут представители службы безопасности, однако это дорогой и трудозатратный процесс.

Кроме того, эксперты опасаются внесения недостоверной информации в электронную базу, что станет проблемой для работника. К примеру, как подтвердить предыдущий опыт работы, если данную информацию по какой-либо причине не внесли в единую базу. В таком случае защита собственных прав превратиться в проблему, считает профессор Любовь Храпылина.

В подобных ситуациях могут возникнуть проблемы с начислением пенсии, если работодатель не отчислял страховые взносы в Пенсионный фонд. В таком случае работнику потребуется отстаивать интересы в судебном порядке.

В свою очередь юрист Ксения Михайличенко считает подобные опасения преувеличением. В нынешних условиях переход в электронную форму позволит работнику быть уверенным за сохранность информации из трудовой. Уже не будет ситуаций, когда недобросовестный работодатель может «потерять» всю документацию, опасаясь проверок контролирующих органов. При этом поэтапный отказ от бумажных носителей поможет нивелировать все потенциальные риски.

Отказ от трудовой книжки потребует дополнительных изменений в правовом поле, считают эксперты. Законодателям потребуется ужесточить требования к оформлению трудового договора. Данный инструмент нуждается в унификации и фиксации ключевых моментов. В противном случае данный договор не удастся в полной мере использовать в государственных учреждениях.

Это уже не первая попытка чиновников перевести трудовые книжки в электронный формат. Ранее подобные идеи озвучивались в 2006 году, после этого нововведения пытались воплотить в жизнь в 2012 году. Однако практической реализации данная реформа так и не нашла.

В 2017 году небольшие компании ожидает очередное нововведение – чиновники планируют отменить трудовые книжки, а необходимая информация будет храниться в электронной форме.

Данная реформа позволит работодателям отказаться от сложной процедуры хранения бумажных носителей. Кроме того, компании смогут провести оптимизацию кадровой службы. Потенциальной угрозой станет доступ к трудовой истории соискателя.

Для работника отказ от трудовой несет в себе некоторые риски. В случае недобросовестных действий работодателя доказать трудовой стаж будет значительно сложнее.

Вице-премьер Ольга Голодец заявила о том, что в 2017 году начнется плавный переход на электронные трудовые книжки. Предложения по этому вопросу будут сформулированы и внесены на рассмотрение до конца текущего года.

По словам Голодец, не исключается возможность пока использовать два документа — бумажный и электронный. Она уточнила, что моментальной отмены трудовых книжек на бумажном носителе не будет.

Комментируя введение электронных трудовых книжек, Голодец напомнила о плавном переходе к системе дистанционного труда. Вице-премьер считает, что для развития системы дистанционного труда необходим электронный документооборот в трудовом праве.

Голодец сообщила, что идея введения электронных трудовых книжек нашла поддержку у представителей профсоюзов и у работодателей. Вице-премьер-министр добавила, что у них есть хорошие возможности для принятия этого закона.

Кроме Ольги Голодец за введение электронных трудовых книжек высказался и министр связи и массовых коммуникаций Николай Никифоров. Он заявил, что поддерживает такую инициативу и выступает за отход от архаичного и бумажного, которое следует устранить. Министр добавил, что введение электронных трудовых книжек — это логично.

Н. Никифоров выразил мнение о том, что для перевода трудовых книжек в электронный вид не требуется никакой особой платформы. При этом министр не исключил, что в дальнейшем трудовые книжки можно будет интегрировать с порталом Госуслуги.ру.

Недавно Герман Греф, глава Сбербанка, сделал заявление о том, что трудовые книжки в своем нынешнем виде мешают не только работодателям, но и гражданам, и ПФР. Греф подверг критике бумажные трудовые книжки, на заполнение которых уходит много времени при заполнении от руки. При потере человеком трудовой книжки, ему необходимо обойти множество организаций для ее восстановления, что проблематично.

Всеволод Вуколов, глава Роструда, заявил о том, что ведение кадрового делопроизводства будет способствовать защите трудовых прав граждан, в особенности дистанционных работников и вахтовиков. Глава Роструда считает, что нужно создать условия, упрощающие документооборот. Он добавил, что «это особенно актуально для крупных компаний».

Вуколов отметил, что переход на электронные трудовые книжки должен быть добровольным и позволит снизить объемы бумажной пересылки документов. Минтруд 18 апреля пообещал рассмотреть этот вопрос. В ведомстве считают, что следует учитывать, интересы работников, работодателей и защитить их трудовые права.

В завершении добавим, что инициатива отменить трудовые книжки впервые появилась в 2011 году. С ней выступил глава Минздрава Александр Сафонов. Он высказал мысль о том, что документ утратил часть своих функций. В остальных моментах трудовые книжки смогут заменить документ об образовании и трудовые договоры.

В Министерстве труда заявили, что уже в 2018 году отменят трудовые книжки в привычном для всех виде и заменят их электронными аналогами. По словам представителей Минтруда, введение электронных трудовых книжек должно облегчить жизнь и работодателям, и простым гражданам.

Эту идею ведомство вынашивает уже давно, но только сейчас решило ее реализовать. Отменить обычные трудовые книжки раньше министерство не могло из-за того, что несколько крупных работодателей и профзоюзов не определились со своей позицией по этому вопросу. Но сейчас все стороны пришли к согласию, и вскоре россияне смогут забыть о бумажных книжицах.

На протяжении очень многих лет трудовая книжка была главным документом для всех работников. Она содержит записи обо всей деятельности и трудовом стаже человека, включая сведения о занимаемых должностях и причинах увольнений. Без трудовой книжки невозможно устроиться на официальную работу, к тому же, ее использует Пенсионный фонд (ПФ) для расчета размера пенсии.

Но сегодня роль трудовой книжки несколько изменилась и ее уже не считают столь необходимой. Так, последние 15 лет учетом трудового стажа россиян занимается ПФ вместе с фондом Социального страхования, а информацию о занимаемых ранее должностях указывает сам работник в резюме. Учитывая это, становится очевидным, что обычные трудовые книжки безнадежно устарели.

Даже потенциальная экономия для работодателей при более детальном рассмотрении кажется не такой уж существенной. Так, организациям все равно не обойтись без отдела кадров и специалиста, который будет проверять сведения о работниках.

Но представители Минтруда успокаивают: время исправить возможные недочеты еще есть. В ведомстве заявляют, что при создании системы учтут все замечания и постараются сделать ее как можно более эффективной.

Согласно планам министерства, сначала нововведение опробуют небольшие предприятия с численностью штата около 15 человек, а только после этого с системой познакомят крупные организации. Такой подход позволит выявить возможные ошибки в технологии без больших потерь и вовремя их ликвидировать.

Оценить все плюсы и минусы электронной системы можно будет после 2018 года, а пока россиянам не следует спешить выбрасывать бумажные трудовые книжки.

Первый виток кампании по отмене бумажных трудовых книжек датирован августом 2011 года. Если быть совсем точным, то началась она с пресс-конференции тогдашнего замглавы Минздравсоцразвития Александра Сафонова. Чиновник заявил, что для эффективной защиты прав работников вполне достаточно «Именно трудовой договор является основным документом, фиксирующим формальное вступление в трудовые отношения. Не трудовая книжка, а именно трудовой договор. Когда поставили подписи две стороны и имеется не просто копия, а второй полноправный экземпляр этих взаимоотношений на руках у работника. И он может его в любой момент предъявить». Что касается назначения пенсии, подчеркнул он, то при этой процедуре с недавних пор оперируют данными персучета, хранящимися в электронных базах ПФР, и трудовая здесь ни при чем.

Правительственного чиновника тогда горячо поддержал глава Комитета Госдумы по труду и социальной политике Андрей Исаев, начавший политическую деятельность во времена перестройки как анархо-синдикалист и сторонник Нестора Махно. По его мнению, трудовые книжки могут доставлять большие проблемы в конфликтных ситуациях и вреда от них больше, чем пользы. Например, работодатель может записать из-за чего работнику будет сложно найти новую работу. Или бывший работодатель возвращает трудовую, но без записи об увольнении, что тоже приводит к проблемам. В этом случае нельзя, например, встать на биржу труда или обратиться в органы социальной защиты. Комментируя грядущую новацию, депутат припомнил случай, когда запись в трудовой сыграла трагическую роль в судьбе одного молодого человека. Он, дескать, не вышел на работу по вполне уважительной для 19-летнего возраста причине – гулял ночью с девушкой, проспал, был уволен по статье. И все, пятно на всю жизнь – о нормальном трудоустройстве ему пришлось забыть. Тем самым, по мнению думского деятеля, попираются презумпция невиновности и юридические правила о недопустимости двойного наказания за одно правонарушение. То есть работодатель, не испытав однажды провинившегося человека в конкретной работе, сразу же предпочитает не иметь с ним дела. Причем негативная запись будет мешать карьере, даже если гражданин докажет через суд, что она была сделана незаслуженно и ее изменят.

В общем, бумажную трудовую книжку – документ, на который чуть ли не молились миллионы жителей Советского Союза, а позднее и Российской Федерации, и который берегли, как зеницу ока, – обвинили во всех смертных грехах, назвали «пережитком» и «архаизмом» и приговорили к высшей мере.

Обратите внимание

Некоторые эксперты усматривают взаимосвязь между новым витком «антикнижной» кампании и введением новой формы СЗВ-СТАЖ. Многие опасаются, что не только отмена, но и попытка «электронизации» трудовых книжек, учитывая разобщенность и неумение разных госведомств контактировать друг с другом и оперативно делиться данными и информацией, может вызвать хаос и неразбериху.

Отменить хождение ставшего в одночасье ненужным документа, на котором до недавнего времени был накрепко «завязан» громоздкий механизм пенсионного обеспечения, обязав всех работодателей сдать все трудовые книжки на хранение в Пенсионный фонд и «загнав» трудовой стаж всех работающих граждан в компьютерную базу для начисления пенсии в автоматическом режиме, планировалось уже в 2012 году. Не отменили. Прислушавшись к голосу собственного здравого смысла и мнению россиян. По данным соцопросов, почти половина респондентов высказались против объявления трудовой книжки персоной нон грата. Граждане опасались, что отмена приведет к уменьшению назначаемых в будущем пенсий, так как возникнет сложность с доказыванием факта работы и трудового стажа. К тому же компьютерные базы имеют свойство давать сбои. Другая половина опрошенных, кстати, не высказалась за отмену, а просто затруднилась с ответом.

Целесообразность отмены трудовых книжек

Затем вопрос целесообразности отмены трудовых книжек поднимался и затухал с десяток раз. Всплески активности на этом фронте были спорадическими и глобальных результатов, кроме послаблений для микропредприятий, не принесли. Новая пиар-кампания обещает быть более плодоносной. Правда, чиновники решили пойти на компромисс – ввести а не отменять его вовсе. Примечательно, что стартовал демарш фактически из того же эпицентра, поскольку первые яркие заявления сделал бывший руководитель Минэкономразвития России, а ныне предправления «Сбербанка» Герман Греф. Переходящее в негодование недовольство банкира вызывает то, что на заполнение бумажной трудовой книжки сегодня тратится очень много времени и сил. «Сотни тысяч человеко-часов», – конкретизировал любящий точность чиновник. Кроме того, работодатели несут гигантские расходы.

Трудовые книжки также неудобны Пенсионному фонду, которому приходится заносить сведения вручную. Наконец, это создает порой головную боль и для владельца трудовой. Ведь при утере этого документа тратится много сил и времени для того, чтобы обежать громадное количество организаций, которых давно уже может и не существовать. В результате россияне живут в условиях «хаотического законодательства», написанного еще в 20-х годах прошлого века, подытожил Греф. Однако полностью отказываться от «архаизма» чиновник не призвал, выступив за его модернизацию – перевод в электронный формат.

Первым среагировал руководитель Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) Всеволод Вуколов. Дав понять, что судьба бумажных трудовых книжек незавидна, чиновник, однако, предложил сделать переход на электронные добровольным. Пока. По его мнению, такое нововведение позволит, в первую очередь, защитить трудовые права и вахтовиков. При этом ощутимо сократятся издержки организаций на пересылку бумажных документов. Но для этого нужно сформировать условия, при которых упростится документооборот, подчеркнул Вуколов.

Наконец, вице-премьер Ольга Голодец сообщила, что возможность использовать трудовые книжки двух форматов – бумажного и электронного – может появиться у работодателей уже в этом году. А законопроект о полномасштабном переходе на «электронку» будет разработан до конца года. Но сам переход будет плавным, поэтапным.

«Это будет очень плавный переход, так же, как мы ввели систему дистанционного труда, сегодня это записано и предусмотрено Трудовым кодексом, и теперь в развитие этой системы мы должны сделать в трудовом праве», – заметила вице-премьер, добавив, что эту идею поддерживают работодатели и проф­союзы.

Кстати, вышеупомянутый депутат Исаев предлагал в свое время растянуть этот переходный период не на какой-то определенный срок, а на всю жизнь, сделав заполнение трудовой книжки факультативным.

В Минкомсвязи России тоже поддержали эту идею. Тем более что для перевода трудовых книжек в электронный вид не нужна какая-либо особая платформа – электронные трудовые могут быть интегрированы с Порталом госуслуг, уверяет глава ведомства Николай Никифоров. Уже сейчас 52% граждан получают госуслуги в электронном виде, а скоро будет 70%, добавляет он.

В целом за переход на электронный кад­ровый документооборот выступили и в НИУ ВШЭ.

Плюсы и минусы электронной книжки

Плюсом от перехода на электронные трудовые книжки станет то, что это позволит избежать потери сведений о стаже и опыте работы. Для работодателей ведение электронных книжек будет также намного удобнее, так как хранением и заполнением ранее приходилось заниматься специальному человеку, нередко в книжках допускались ошибки – все это приводило к неэффективной трате времени и ресурсов.

А вот насчет снижения издержек – большой вопрос. По закону без электронно-цифровой подписи использовать электронный документооборот нельзя. А – удовольствие не из дешевых, и все идет к тому, что в ближайшее время она подорожает. Так что нужно либо отказаться от цифровой подписи как обязательного условия ведения электронного документооборота, либо сделать ее дешевле, иначе овчинка не будет стоить выделки.

Обратите внимание

Полный отказ от бумажных трудовых книжек может произойти только после того, как Россия перейдет на целиком электронный кадровый документооборот, включающий в том числе подписание электронных договоров работника с нанимателем. Затем эту электронную базу надо будет еще интегрировать с налоговой и Пенсионным фондом. И, конечно, в этом случае работа с защитой информации станет еще более актуальной и затратной. Так что, перефразируя Остапа Бендера, может быть, в данном случае выгодна все же «крестьянская лошадка», а не «железный конь»?

Но кому уж точно влетит в копеечку электронная система, так это государству. Попытка же удешевления сделает ее «проходным двором» для хакеров и прочих мошенников и превратит в свалку никому не нужной информации. Полный отказ от бумажных трудовых книжек может произойти только после того, как Россия перейдет на целиком электронный кадровый документооборот, включающий в том числе подписание электронных договоров работника с нанимателем. Затем эту электронную базу надо будет еще интегрировать с ФНС и Пенсионным фондом. И, конечно, в этом случае работа с защитой информации станет еще более актуальной и затратной.

Еще один нюанс состоит в том, что бумажная трудовая книжка дисциплинирует подчиненного – по закону работник, увольняющийся по собственному желанию, должен отработать две недели после подачи заявления. Пока книжка лежит у работодателя, работник это условие будет выполнять, но как только книжка станет виртуальной, отработка станет для него всего лишь «долгом вежливости», который при случае можно и не исполнять.

Наконец, с учетом наших реалий вообще сложно предположить, сколько понадобится времени для такого перехода и что произойдет с пенсией людей, попавших в «безвременье» (когда бумажные трудовые книжки уже сданы, а данные в компьютерную базу еще не внесены).

Наверняка немалое количество «неприятных сюрпризов» может произойти и с работниками, в отношении трудового стажа которых будут допущены ошибки при внесении в компьютерную базу данных. Усугубляется это тем, что четкого механизма контроля за правильностью внесения записей о трудовом стаже самими работниками и другими заинтересованными лицами законодатель, во всяком случае пока, не дает, так же как не дает механизма внесения изменений в базу на основании жалобы или заявления такого работника.

В последние годы наблюдается тенденция перехода части документооборота при ведении хозяйственной деятельности в электронный формат. Организации обмениваются накладными, предоставляют отчетность через телекоммуникационные каналы связи. Но для всех ли бланков возможна реализация на цифровых носителях, допустима ли электронная трудовая книжка?

Для чего нужна трудовая книжка

Необходимость использования трудовой книжки закреплена положениями ТК РФ в ст. 66. При приеме на работу сотрудник должен предоставить ряд документов, таких как паспорт или удостоверение личности, ИНН, номер страхового свидетельства СНИЛС и прочие. Факт работы и наличия стажа подтверждается трудовым договором и трудовой книжкой.

Трудовая книжка представляет собой документ, содержащий информацию о деятельности лица как наемного сотрудника. Записи о приеме на работу, расторжении трудового договора, возможных награждениях и поощрениях заносятся каждым работодателем отдельно.

Впоследствии документ служит основанием для назначения пенсионного обеспечения. Кроме того, содержащиеся сведения нередко необходимы гражданам и при иных условиях, например, при оформлении кредитов, составления резюме.

Трудовую книжку предоставляют сотрудники при оформлении на работу. В случае первичного трудоустройства документ должны завести на работника работодатели. Исключением является факт выполнения трудовых функций по совместительству. В таком случае записи делаются по желанию самого сотрудника.

Заполнение трудовой книжки

Трудовая книжка представлена в виде утвержденного бланка. Правила заполнения и оформления документа отвечают положениям Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

Основные сведения, содержащиеся в документе:

1. Информация о владельце (Ф.И.О., дата рождения, образование, специальность).
2. Дата оформления документа.
3. Сведения о трудовой деятельности (приемы на работу, увольнения, основания расторжения трудовых договоров, занимаемая должность, переводы работника внутренние и внешние).
4. Данные о награждениях и поощрениях.

При необходимости заводится вкладыш в трудовую книжку, который является продолжением основного документа. Ответственность за оформление, заполнение и хранение трудовых книжек несут работодатели.

Допускается ли трудовая книжка в электронном виде

В настоящее время электронная трудовая книжка российским законодательством не предусмотрена. Документ заполняется только вручную с использованием бумажной формы.

Тем не менее вопрос о возможном ведении бланка на цифровых носителях периодически поднимается. Минтруд настаивает на введении документа в принципиально новом формате. И хотя пока еще не существует ни одного нормативного акта, разрешающего формирование трудовой книжки электронно, не исключается, что изменения могут произойти уже в ближайшем будущем.

Электронная форма документа способна устранить множество проблем. Помимо сокращения трудовых затрат на ведение бумажных бланков, может разрешиться вопрос и об устранении неточностей при заполнении трудовой книжки. На данный момент исправления в документе необходимо вносить корректировочными записями. Также трудовую книжку в цифровом формате сложнее потерять или испортить, что помогает избежать изготовления дубликата.

В связи с повсеместным переходом на электронный документооборот, широким внедрением цифровых технологий использование еще одного бланка при помощи компьютерной техники остается лишь вопросом времени.