Локальные нормативные акты, с которыми должен быть ознакомлен работник. Лист ознакомления с локальными нормативными актами - образец Ознакомление с локальными нормативными актами при приеме на работу

Что такое локальные нормативные акты (ЛНА) или «локалка», как по-свойски называют эти документы кадровики? Это понятие не определяется в Трудовом кодексе, но упоминается в связи с правами и обязанностями работодателя.

Работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ст. 22 ТК РФ).

Определение ЛНА можно найти в судебных решениях. Арбитражный суд Новосибирской области в решении от 24.03.2008 года по делу N А45-2016/2008 выделил следующие признаки ЛНА:

Неоднократность применения;

Наличие волевого содержания;

Внутриорганизационный характер;

Распространение на неопределенный круг лиц.

Седьмой арбитражный апелляционный суд в постановлении от 11.06.2008 № 07АП-2847/08 указывает ещё один признак: «…в ряде случаев для принятия локального нормативного правового акта требуется учет мнения представительных органов работников…».

То есть локальный нормативный акт – это документ, регулирующий порядок действий в определённых ситуациях. Он действует в рамках данной организации и может распространяться как на весь коллектив, так и на часть коллектива. Содержащиеся в нём правила применяются всякий раз, когда фактические условия или результаты труда работников совпадают с указанными в данном акте.

Ознакомление с локальными нормативными актами организации

В каких случаях работник должен быть ознакомлен с ЛНА?

1. При приёме на работу до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

2. При принятии новых локальных нормативных актов (ст. 22 ТК РФ).

3. При внесении изменений и дополнений в существующие ЛНА.

4. При изменении своего статуса.

Последний пункт поясню на примере.

Допустим, вы работаете делопроизводителем в канцелярии. При поступлении на работу вас ознакомили с должностной инструкцией делопроизводителя и положением о канцелярии.

Затем вы переводитесь в отдел кадров на должность инспектора по кадрам. Теперь вы должны быть ознакомлены с другими ЛНА:

Положением об отделе кадров;

Должностной инструкцией инспектора по кадрам;

Инструкцией о порядке формирования, ведения, хранения и выдачи личных дел;

Инструкцией о ведении и хранении штатного расписания;

Приказом о порядке разработки графика отпусков

и т.д.

Такой же порядок действует, если вы будете совмещать должность инспектора по кадрам.

Или, допустим, вы остаётесь на своей должности, но вас включили в дисциплинарную комиссию – значит, должны ознакомить с положением об этой комиссии.

Избрали в коллегиальный орган управления организацией – должны ознакомить с ЛНА, регулирующим работу данного органа и т.д.

Вопрос : Можно ли считать правомерны--м создание единого листка ознакомлен--ия, в котором перечислен--ы все локальные акты ?

Вопрос :

Трудовым законодательством не регламентирована процедура ознакомления работника с локальными нормативными актами организации.

Работодатель может использовать любой способ ознакомления работников, предусматривающий наличие подтверждающей подписи работника.

Будет правомерным и использование листа ознакомления (приложения к трудовому договору), в котором будут перечислены все локальные нормативные акты, с которыми ознакомлен работник.

Правовое обоснование :

Трудовой кодекс Российской Федерации не содержит легального определения понятия локального нормативного акта.

В теории трудового права под локальными нормативными актами понимаются принимаемые работодателем акты, которые содержат правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц.

Такие акты вправе принимать почти все работодатели (ст. 8 ТК РФ), исключение составляют лишь работодатели — физические лица (не предприниматели).

В соответствии с ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса Российской Федерации все работники организации должны быть под роспись ознакомлены с локальными нормативными актами предприятия, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Кроме того, до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса Российской Федерации). Обязательными для ознакомления являются следующие документы:

• правила внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 68 ТК РФ);
• правила хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ);
• положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ), если такой раздел не включен в правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и инструкция по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

Должностная инструкция не указана трудовым законодательством в качестве обязательного локального акта организации. Вместе с тем она является важным документом, регламентирующим не только трудовую функцию работника, круг его должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6). Поэтому рекомендуется ознакамливать принимаемых на работу лиц и с должностной инструкцией.

Кроме того, следует ознакомить принимаемых работников и с нижеуказанными локальными нормативными актами (при их наличии в организации):

• коллективный договор;
• положение о социальном обеспечении работников;
• положение об информационной безопасности;
• положение о коммерческой тайне;
• положение о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю;
• положение о документообороте;
• положение об инвентаризации товарно-материальных ценностей;
• письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности работника;
• иные документы.

Необходимо отметить, что трудовым законодательством не регламентируется порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами и способы фиксации подписи работников. Работодатель вправе использовать любые удобные ему способы ознакомления.

Например, факт ознакомления работников с локальными актами может быть подтверждён следующими способами:

Подписью работника на листе ознакомления. Как правило, в листе ознакомления указываются фамилия, имя, отчество работника и дата ознакомления. Этот лист прилагается к каждому локальному нормативному акту, нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица.

Подписью работника в специальном журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами. В отличие от листа ознакомления этот журнал может предусматривать возможность ознакомления работников с несколькими локальными нормативными актами.

Подписью работника на листе ознакомления, являющемся приложением к трудовому договору, в котором могут быть перечислены все локальные нормативные акты, в которыми ознакомлен работник.

Дистанционного работника можно ознакомить с локальными нормативными актами организации, непосредственно связанными с его работой, путем обмена электронными документами с электронной цифровой подписью. Это следует из совокупности норм: ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2 Трудового кодекса, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ.

Необходимо помнить, что неознакомление работников с локальными нормативными актами является нарушением законодательства о труде и об охране труда и может повлечь административную ответственность для работодателя по ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.

Работники предприятий и организаций должны в обязательном порядке знакомиться со всеми нормативно-правовыми актами, издаваемыми внутри компании.

ФАЙЛЫ

Что такое нормативные акты

К нормативным актам относят любые документы, которые разрабатываются на предприятии и которые направлены на организацию отношений между работодателем и подчиненным, формирование рабочего процесса, создание внутренних и внешних связей и т.д.

В частности, нормативными актами считаются:

• приказы и распоряжения руководства;
• правила охраны труда и безопасности на производстве;
• прочие подобные документы.

Необходимо отметить, что нормативные акты могут иметь временный или постоянный характер, но они всегда действуют строго только в той компании, в которой выпускаются и идут от лица директора или администрации фирмы.

Все внутренние нормативные акты должны разрабатываться строго в соответствии с законодательством Российской Федерации и учитывать интересы как работодателя, так и его подчиненных.

Зачем знакомить работников с локальными нормативными актами

Каждый сотрудник предприятия обязан прочесть все внутренние нормативные акты, действующие в организации.

Это необходимо для того, чтобы сотрудник четко знал правила работы в компании, условия труда, права, обязанности и полномочия свои лично и работодателя.

При возникновении каких-либо вопросов или подозрения на нарушение трудовых прав, работник имеет право проконсультироваться у юрисконсульта организации или стороннего юриста.

Что такое лист ознакомления с локальными нормативными актами

Сведения о том, что сотрудник компании прочел тот или иной нормативный акт вносятся в специальный лист ознакомления .

Этот документ является очень важным, поскольку, в случае, если какие-либо разногласия и конфликты дойдут до трудовой инспекции или суда, он может стать доказательством правоты, причем как со стороны работодателя, так и со стороны подчиненного (в зависимости от того, как развивались события).

Именно поэтому подписи в лист ознакомления следует собирать тщательно и скрупулезно. Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников по какой-то причине не подписал лист ознакомления с нормативным актом (например, по причине болезни, отпуска или командировки), надо дождаться его возвращения и взять подпись.

На каком этапе происходит ознакомление

Обычно знакомство с большей частью локальных нормативно-правовых актов происходит на этапе трудоустройства работника. Но иногда документы разрабатываются в период текущей деятельности предприятия, и тогда ознакомления происходит после того, как акт будет утвержден руководством компании.

Что будет если не подписать документ

Каждый сотрудник имеет право подписывать тот или иной нормативный акт или отказаться от этого.

Работодатель не может принудить подчиненного к ознакомлению с документом, как не может и наложить за отказ от этого какое-либо дисциплинарное взыскание.

Единственное, что следует учесть сотруднику при нежелании читать нормативный акт и подписывать лист об ознакомлении с ним – то, что в какой-то момент может возникнуть ситуация, в которой информация, изложенная в документе, может оказаться очень полезной.

Кто составляет акт об ознакомлении с нормативным актом

Нормативные акты обычно разрабатываются специалистами юридических отделов или кадровиками, а вот ознакомление с ними может лечь на плечи любого работника организации. Обычно ответственное за это лицо назначается специальным приказом директора предприятия, который в том числе утверждает и сам акт.

Как сформировать документ

Унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены (за некоторым исключением), поэтому лист об ознакомлении с локальными нормативными актами может составляться работниками организации в произвольном виде или по внутреннему шаблону.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке » листа следует обозначить:

• название предприятия;
• наименование документа;
• номер, дату и суть нормативного акта, о прочтении которого расписывается работник.

• порядковый номер сотрудника;
• фамилию-имя-отчество сотрудника;
• должность;
• дату ознакомления с актом;
• подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (к примеру, о структурном подразделении, в котором трудится работник или каких-то примечаниях).

Если сотрудников, которых касается нормативный акт много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Как оформить документ

Лист ознакомления можно писать на простом листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия – это роли не играет, как и то, от руки он будет составлен или на компьютере.

Важно, чтобы документ содержал оригинальные подписи тех сотрудников предприятия, кого он касается.

Заверять бланк печатью организации не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица имеют право не использовать для удостоверения своих бумаг штемпельные изделия (если только иное не прописано в учредительной документации фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Хранение бланка

Лист ознакомления с нормативным актом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем документом, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия акта он должен быть цел и невредим.

Трудовой кодекс РФ (ч. 3 ст. 68) закрепляет обязанность работодателя еще до приема сотрудника ознакомить его с локальными нормативными актами (ЛНА), обязательными по закону для всех работников или необходимыми ему по трудовой функции. Однако форма и порядок ознакомления работников законодательством не предусмотрены. Поэтому можно использовать любые способы ознакомления — главное, чтобы данный факт был подтвержден подписью сотрудника.

При проведении действий по ознакомлению необходимо учесть следующие моменты:

1. Со всеми действующими ЛНА сотрудник, ответственный за прием на работу, должен ознакомить поступающего на должность еще до заключения с ним трудового договора. Причем его подпись нужна в отношении как обязательных ЛНА (правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, документы по охране труда положения о персональных данных, оплате труда), так и тех актов, которые дополнительно приняты организацией и непосредственно касаются деятельности этого работника (положения о филиале, структурном подразделении, документообороте, коммерческой тайне и др.).
2. С новыми или измененными ЛНА работников необходимо знакомить в том порядке, который установлен приказом о введении этих документов в действие.

Как оформить ознакомление с локальными нормативными актами

На практике предприятия используют:

• проставление подписей работника об ознакомлении в трудовом договоре;
• журнал ознакомления с ЛНА;
• лист-вкладыш в личное дело сотрудника и др.

В качестве одной из возможностей предлагается применение листа ознакомления с ЛНА. Его можно сделать приложением к трудовому договору; в таком случае при необходимости будет проще найти соответствующую подпись сотрудника. Еще один вариант — приложение к ЛНА, с которым знакомятся.

Лист можно заполнить вручную или на компьютере.

Почему же необходимо так серьезно подходить к процедуре ознакомления сотрудников с ЛНА?

1. Это прямая обязанность работодателя, невыполнение которой является административным правонарушением по ст. 5.27 КоАП РФ (см. постановление Верховного суда РФ от 10.10.2011 № 4-АД11-8).
2. Правильность проведения процедуры и наличие подписи сотрудника играют важную доказательственную роль при возникновении споров (апелляционное определение Костромского областного суда от 21.10.2013 по делу № 33-1782).

Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами можно скачать по ссылке: образец листа ознакомления с ЛНА .

Итак, лист ознакомления — один из способов подтвердить факт знания сотрудником текстов внутренних нормативных документов. Его оформляют в свободной форме. Удобно завести один лист ознакомления либо на конкретный нормативный акт (и хранить с данным актом), либо на сотрудника (и хранить в личном деле).

Многие люди, находясь в поиске работы, задаются вопросом: с какими документами обязаны ознакомить работника при приеме на работу? Очень важно знать, какие сведения имеет право требовать руководитель у будущего сотрудника, и какие документы он должен ему предоставить для ознакомления. Прием на работу сопровождается оформлением трудового договора и созданием соответственного приказа.

Если вы уже прошли собеседование и вас приняли на выбранную должность, руководство обязано представить вас коллективу и ввести в курс правил внутреннего порядка, а также представить основные документы, которые касаются трудовой деятельности.

Порядок и форма ознакомления не имеют четких ограничений, но эту процедуру нужно проводить обязательно под роспись нового сотрудника. Таким образом он подтверждает, что ему разъяснили все моменты, и он не возражает. Согласно закону, процедуру ознакомления нужно провести до подписания трудового договора.

С какими документами должен быть ознакомлен работник при приеме на работу в первую очередь?

К основополагающим нормативным документам относят:

1. Внутренние принципы, касающиеся рабочей дисциплины. Хотя основные принципы везде одинаковые, но в каждой компании могут быть свои нюансы и особенности. Работодатель обязан уведомить об этом вновь принятого сотрудника.
2. Нормативные акты, которые напрямую регламентируют рабочую деятельность сотрудника. Каждая компания или предприятие самостоятельно составляют перечень этих документов в связи со спецификой деятельности. Основное требование – это наличие в них данных об условиях работы сотрудника.
3. Коллективный договор, который присутствует в компании.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника только с основными и важными нормативными документами. Такими можно считать локальные акты конкретного предприятия. К ним можно отнести:

• принципы внутреннего рабочего порядка}
• документы, которые касаются процедуры обработки персональных данных.

Обработка личных данных сотрудника должна соответствовать законодательству и не может нарушать безопасность сотрудника и его интересы. Все данные сотрудник должен предоставить добровольно под роспись. Если он по каким-либо причинам не может лично передать данные, то необходимо иметь его письменное согласие на передачу персональной информации третьим лицом. Работодатель обязан поставить сотрудника в известность о целях, в которых будет использоваться эта информация. Но никто не имеет права требовать данные о политических или религиозных взглядах. Это касается исключительно работника и никак не влияет на его трудовую деятельность. Также работодателю не обязательно предоставлять информацию об объединениях, в которых состоит будущий сотрудник.

В фирмах с определенной спецификой работы обязательно должны быть нормативные документы, касающиеся отдельных сотрудников:

• Трудовые правила для сотрудников, которые имеют ненормированный или посменный режим. Должны быть прописаны рабочие и выходные смены, согласно законодательству, невозможен выход в 2 смены.
• Документы, которые устанавливают правила и сроки профессиональной аттестации. Будет целесообразно дать каждому сотруднику копию должностной инструкции, а на оригинале он должен поставить визу, что ознакомлен.
• Если сотрудник работает не полный рабочий день, то часы его труда тоже нужно прописать в нормативных документах.
• Акты, которые регламентируют порядок оплаты за отработанные выходные и праздничные дни.
• Документы, которые устанавливают нормы труда.
• Нормативные документы, которые устанавливают способы и размеры компенсации трат на командировки и прочие производственно необходимые траты.
• Проведение профессиональной переподготовки, повышение квалификации и необходимость обучающих курсов тоже должны быть прописаны в документах.
• Нормативные акты, регламентирующие оплату труда, и правила начисления премии, если она предусмотрена.

В случае необходимости работодатель имеет право самостоятельно разрабатывать и утверждать дополнительные локальные документы, инструкции должностных обязанностей и положения, касающиеся всей структуры организации.

Чтобы не забыть ознакомить работника с каким-либо документом, работодателю необходимо составить их список, пометить для себя, всех ли работников предприятия это касается и сделать дополнительные пометки.

Для удобства и предотвращения возможных конфликтных ситуаций в будущем, целесообразно к каждому документу отдельно или ко всему перечню составить ознакомительный лист, в котором сотрудник будет ставить свою подпись, фамилию и инициалы, а также дату ознакомления. Такой лист можно составить в произвольном виде и подшивать к делу каждого сотрудника.

Работник должен ознакомлен при поступлении на работу с множеством нормативных актов. С целью основательного их изучения и возможности проанализировать, ему лучше предоставить дополнительное время и не торопить. В таком случае он вполне осознанно подпишет трудовой договор и избавит себя и работодателя от возможных претензий и недовольства.

Работодателю необходимо помнить, что халатное отношение к приему сотрудников и нарушение правил трудоустройства чревато административными наказаниями и испорченной репутацией.