Приказ об отпуске. Правила оформления приказа на отпуск

Согласно требованиям трудового законодательства каждому сотруднику полагается , который должен быть оформлен соответствующим образом. Унифицированная форма Т-6 приказа на отпуск задает структуру и правила оформления распорядительного документа о предоставлении отдыха.

Как уже отмечалось ранее, буквально все вопросы, касающиеся отпуска, регулируются ТК РФ. На основании распорядительного документа, подписанного руководителем объекта, работнику положен отпуск за отработанное время.

Для чего используется унифицированная форма приказа на отпуск

Для оформления кадровыми сотрудниками используется специальная форма Т-6, в которой учтены все нюансы и основные сведения. Внешне она выглядит таблицей, причем в каждой графе отражаются основные сведения. Ее можно заполнять на нескольких сотрудников одновременно.

Чтобы иметь основание для подготовки документов на отпуск, необходимо воспользоваться предварительно составленным и подготовленным на текущий год. В этом документе отражаются отпуска всех сотрудников и от него зависит расчет средств, затрачиваемых на выплату отпускных.

Форма Т-6 является универсальной и заполняется представителем отдела кадров. Всего изначально составляется два бланка:

• один остается в отделе кадров у ответственного работника;
• второй передается в главную бухгалтерию предприятия для начисления денежных средств.

Если сотрудник недавно устроился на работу в данную структурную организацию, то отпуск ему полагается по истечении 6 месяцев со дня трудоустройства. На законодательном уровне предусматривается, что, не дожидаясь полугода можно пойти в отпуск сотрудникам, имеющим детей в возрасте до 18 лет, а также если имеются усыновленные дети в возрасте до 3 месяцев от рождения.

Не исключено, что по производственной необходимости руководство предприятия может вызвать сотрудника из отпуска, но только лишь при согласии последнего. Главное, необходимо предоставить ему возможность отгулять это время тогда, когда ему удобно.

Сам распорядительный документ на предоставление отпуска подготавливается предварительно. Главное, чтобы до начала отпуска оставалось как минимум две недели и в самой отпускной записке необходимы подписи работника, непосредственного руководителя, табельщика и бухгалтера.

Правила заполнения

Сама установленная форма разработана специально и существует еще с 2004 года. При ее заполнении стоит учитывать следующую информацию:

• отпуск работников составляет не менее 28 календарных дней;
• возможность на две и более частей, однако, две недели необходимо работнику отгулять за одни раз;
• отпуск предоставляется также и удлиненным на основании действующих нормативов и положений;
• если на период отпуска приходятся праздничные дни, то их учет никаким образом не осуществляется, то есть отпуск продлевается.

Как составить приказ на отпуск: правила

Любой работник вправе взять отпуск без содержания и это обстоятельство также учитывается при оформлении.

Так как форма Т-6 является унифицированной, то и заполняется она единообразно, при этом соблюдается четкий алгоритм. При всем прочем форма является очень простой и в ней несложно разобраться даже неопытному кадровому работнику.

Как правило, заполнение формы производится следующим образом:

1. На верху страницы записывается полное наименование организации.
2. После необходимо заполнить код организации по ОКПО.
3. После по центру прописывается номер распорядительного документа и дата его составления.
4. В первом столбце таблицы необходимо записать фамилию и инициалы сотрудника, на которого оформляется отпуск.
5. Во втором столбике записывается табельный номер работника.
6. В следующем столбце указывается номер подразделения, где трудится сотрудник.
7. После указывается должность работника.
8. Сколько дней основного отпуска положено работнику.
9. Далее, в колонке указывается, сколько дней отпуска положено сотруднику дополнительно к основному. Это может быть связано с учебой, отпуском, взятым без содержания. Причем все указывается в календарных днях.
10. После указывается период, за который предоставляется отпуск, то есть ставится две даты.
11. Затем необходимо указать, какое количество дней отпуска предоставляется в целом.
12. В колонке ставятся числа, подтверждающие начало и последний день отпуска работника.
13. После необходимо оставить место для личной подписи сотрудника.

Как выглядит образец приказа

Обязательно в форме предусматривается подпись руководителя подразделения.

Довольно часто современные предприятия предусматривают электронные программы при заполнении. Они довольно удобны, так как в них заносятся лишь основные сведения, а производится автоматически.

Какие отличия существуют при заполнении документа

Для грамотного заполнения документа существуют определенные стандарты, которые принимаются в качестве основы. По данному образцу сотрудником кадровой службы оформляется необходимая документация. После заполненный документ необходимо направить для утверждения и согласования руководству предприятия.

Необходимо учитывать, что сведения из отпускной записки по форме Т-6 заносятся в личную карточку. В этот документ должен быть занесен период, за который предоставлен отпуск. Выплаты производятся за три дня до начала отпуска.

Семинар о порядке предоставления и оформления отпуска можно посмотреть здесь:

К приказу могут быть оформлены следующие не менее важные бумаги, а именно:

• записка, в которой произведен расчет денежных выплат;
• график, на основании которого предоставлен отпуск;
• письменное непосредственно от самого работника. Сотрудник должен написать его, если у него имеется право или он желает побывать в отпуске.

Любой сотрудник должен знать, что необходимо известить работодателя о предшествующем отпуске не менее, чем за две недели до его начала, при этом в учет принимаются календарные дни.

При оформлении отпускной записки требуется в некоторых случаях приложить следующие, не менее важные документы:

1. Свидетельство о рождении малыша.
2. Вызов из заведения, в котором проходят обучение сотрудники без отрыва от работы.
3. Документ, подтверждающий стаж работы.
4. Документ, свидетельствующий о смерти родственника.

Отпуск без сохранения заработка

Распорядительный документ в таком случае необходимо оформить правильно, так как это важно при расчетах заработной платы и отпускных. Для этого необходимо подтверждение, что работник сам изъявил желание уйти на отдых и согласен сделать это за свой счет. При таких обстоятельствах не нужно выплачивать, а организация не должна оформлять это время как период простоя.

Оформление отпуска без сохранения заработка

Но, тем не менее, необходимо отметить, что все же стоит руководству обезопаситься от требований сотрудников. При этом необходимо иметь пакет документов, на основании которых работник самостоятельно ушел в отпуск, предварительно известив об этом работодателя. Здесь консультация от специалистов будет следующего плана:

1. Необходимо иметь заявление от сотрудника, который ушел в отпуск без содержания.
2. Распорядительный документ также стоит подготовить и, главное, в нем должна фигурировать подпись самого работника и его руководителя.

Отпуск за собственный счет предоставляется без сохранения заработка и с этим аспектом тоже следует предварительно ознакомить сотрудника.

Почему работник должен находиться в отпуске

На основании требований законодательства отпуск положен всем сотрудникам и если он предоставлен, то работник не должен находиться на работе. По этому поводу имеется несколько существенных доводов:

1. При получении невозможно будет доказать, где конкретно находился сотрудник в данное время.
2. За дни нахождения на рабочем месте оплата не будет начисляться.
3. Время нахождения на работе не может быть учтено в табеле и сложно будет предоставить отгул.

Время, выделенное на отдых, должно быть потрачено соответствующим образом. За период отпуска человек должен восстановить свои силы и вновь полноценно работать.

Как оформить приказ на ежегодный отпуск (форма Т-6, Т-6а), смотрите в этом видео:

Форма для приема вопроса, напишите свой

23.08.2019

Каждый работник должен отдыхать минимум 28 дней в году. При этом в полном размере оплачивается работодателем. Для его наступления нужно составить несколько документов, одним из которых является приказ о предоставлении отпуска.

Граждане РФ обладают правом на несколько частей. Каждый раз при этом оформляется приказ.

На основании каких документов составляется?

Чтобы оформить приказ нужно иметь один из следующих документов:

• график Т-7, утвержденный руководителем с помощью ;
• работника, написанное в случае, когда отдых предоставляется не по графику, или его временные рамки не закреплены расписанием.

Если сроки отдыха прописаны в графике, то писать заявление работнику не нужно.

Важно! Составление приказа о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска официально трудоустроенным сотрудникам регулируется и регламентируется положениями статей 114-128 Трудового кодекса Российской Федерации .

Сроки подготовки

Подготовить приказ нужно за 3 дня до начала отдыха или раньше. Это позволит своевременно рассчитать отпускные и выплатить и сотруднику.

Нарушение срока выплаты может привести к:

• штрафу;
• начислению в пользу сотрудника компенсации за каждый просроченный день;
• отказу работника уходить в отпуск и требование переноса отпускного срока.

Чтобы этого избежать, лучше заранее подготовить документ.

На время отсутствия основного сотрудника назначается другой работник на основе .

Какую форму использовать?

Для составления приказа об ежегодном отпуске одного сотрудника используется общепринятая унифицированная форма Т-6. В случае, если процедура оформления выполняется сразу на нескольких работников одновременно, то используется бланк Т-6а.

Действующее законодательство не регламентирует использования именно указанной формы. Работодатель может использовать бланк, разработанный локальными нормативными актами компании.

Как правильно оформить?

В большинстве случаев, приказ заполняется по форме Т-6. Она удобна, соответствует нужным стандартам, позволяет оформлять одновременно несколько видов отпусков, быстро заполняется.

Процесс оформления обладает уникальными особенностями и нюансами заполнения и состоит из нескольких частей.

Нумерация и дата составления

Это быстро и бесплатно!

Приказ на отпуск выдается работнику, группе работников или директору предприятия отделом кадров. Оформляется, как правило, по унифицированной форме Т-6, если речь идет об одном человеке, или по форме Т-6а, если дело касается группы людей.

О порядке этой процедуры и пойдет речь в нашей статье.

На какие сроки и по каким поводам выдается

Оплачиваемый отпуск выдается на разные сроки, длительность которых зависит от обстоятельств:

• Обычный ежегодный отпуск , который может взять любой работник любого предприятия, длится не меньше 28 дней. При желании сотрудника может быть разбит на две части по 14 дней, причем вторая часть может быть в свою очередь разбита еще на две.
• Декрет . Отпуск по беременности и родам выдается женщине на 140 дней, за 70 дней до предполагаемой даты рождения ребенка и длится ровно столько, даже если малыш появится на свет позже или раньше. Если имело место кесарево сечение, он продлевается на 16 дней, если беременность многоплодная, к первым 70 дням прибавляется 14, ко вторым – 40, и таким образом декрет составляет 196 дней. По их окончанию можно взять отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста, причем взять его может не только мать, но и отец, и бабушка, и дедушка. Если ребенок был усыновлен, отдых дается на общих основаниях.
• Воспитатели детсадов и учителя могут рассчитывать на более продолжительный отпуск . У воспитателей – 42 дня, у учителей – 56, причем если они работают в образовательном учреждении, можно получить творческий отпуск на год. Но только, если стаж работы больше десяти лет.

Работники медицинской сферы могут рассчитывать на дополнительный оплачиваемый отдых раз в год:

• Для медработников общего профиля – 3 дня.
• Для стоматологов и работников учреждений для детей с инвалидностью по физическим причинам – 12 дней.
• Для врачей-физиотерапевтов, работающих с оборудованием УВЧ – 18 дней.
• Для врачей, работающих в учреждениях для детей с инвалидностью по психическим причинам – 30 дней. Диетологам из этих же учреждений можно рассчитывать на меньший срок – 12 дней.

Также работник может получить отпуск за свой счет без сохранения заработной платы, если:

• Договорится с работодателем и в частном порядке объяснит, какие именно причины делают отдых необходимым.
• Обладает льготами, которые обязывают работодателя предоставить ему отпуск даже без объяснения причин.

Льготы получают следующие категории граждан:

• Участники ВОВ – 35 дней.
• Родители и жены военнослужащих, которые погибли в зоне военных действий – 14 дней.
• Инвалиды – 60 дней.
• Люди пенсионного возраста – 14 дней.
• Работники, вступающие в брак, работники, у которых родился ребенок или кто-то умер – 5 дней.
• Сотрудники предприятий, расположенных на Крайнем Севере – отпуск предоставляется на время, необходимое на то, чтобы добраться до места отдыха, а потом вернуться оттуда. Раз в 2 года.
• Сотрудники, у которых проводятся экзамены – вступительные, выпускные или промежуточные – 15 дней.
• Работники, которые готовятся сдавать государственные экзамены и защищать выпускную работу.

Отпуск выдается в самых разных случаях, но заполнение формы всегда требует аккуратности и знания, как это правильно делать.

Некоторые нюансы оформления документа вы можете посмотреть на следующем видео:

Как заполнять форму?

Заполнять документ следует разборчиво, ручкой с яркими чернилами – желательно, темно-синими, стараясь не делать ошибок и не оставлять помарок:

• В верхней части листа указывается общая информация об организации.
• Дальше следует указать, кто уходит в отпуск: его фамилия, имя, отчество, должность и код его подразделения.
• Если отдых простой оплачиваемый, следует заполнить графу А, в которой нужно указать, с какого числа по какое будет длиться отпуск, и сколько дней он займет.
• Если отпуск иного рода — следует заполнить графу Б, где нужно указать, как называется отдых, и сколько он продлится.
• Подписать документ должен сначала руководитель предприятия, затем сам сотрудник.

Если в отпуск уходят сразу несколько работников, меняется немногое: фамилии, имена и отчества указываются списком, в остальном все остается прежним.

По приказу впоследствии заполняют и рассчитывают, сколько следует ему выплатить за пропущенные дни.

Человека на отдых. Для этого он должен отработать в хозяйствующем субъекте установленное в трудовом кодексе время. Эти периоды времени сотрудникам оформляются по утвержденному графику отпусков, с которым каждый работник ознакомляется под роспись. Отпуск предоставляется на основании изданного руководством приказа о предоставлении отпуска работнику.

ТК ПФ предусматривает несколько типов отпусков, и на каждый должен составляться приказ на отпуск.

Его можно получить в первый раз, после того как работник отработает не менее чем 6 месяцев на предприятии. Для всех остальных сотрудников существует . Право на ежегодный оплачиваемый отпуск позволяет сотруднику за каждый отработанный им месяц получать 2,33 дня отдыха.

Данный расчет следует проводить с даты приема на работу этого человека. Решением руководства компании отпуск может быть предоставлен работающему на предприятии авансом.

Законодательство закрепляет положения, согласно которым сотрудник должен воспользоваться отпуском в течение 1,5 лет с даты, как право на этот отдых у него возникло. Если в течении указанного времени его не отправить в отпуск, он сгорает, а организацию могут привлечь к административной ответственности.

Этот период предоставляется в случаях прямо указанных нормами законодательства (к примеру, при опасных условиях трудовой деятельности), либо когда в трудовом контракте это прописано.

Приказ на отпуск этого вида также необходимо оформлять. Часто это время отдыха объединяется с основным периодом. Тогда распоряжение составляется одно, но в нем следует отдельно записать каждый период.

Чаще всего он оформляется сотруднику по представленному им заявлению на основании принятого решения директора фирмы. В этот период за работником сохраняется его место труда, но начисление зарплаты не производится.

К заявлению прикладываются соответствующие подтверждающие документы. В этом случае издание приказа о предоставлении отпуска работнику также обязательно.

• Отпуск по беременности и родам.

Сотруднице с 30 недели беременности, если она уходит на отдых, на основании представленного больничного полагается данный отпуск. Составлять приказ на него администрация не обязана. Достаточно заявления работницы и ее листка нетрудоспособности.

• Отпуск по уходу за детьми.

Этот период времени предоставляется по заявлению родителям, у которых есть дети в возрасте до трех лет. Он оформляется до 1,5 лет и до 3 лет. Издание распоряжения о его предоставлении в компании является обязательным, так как на основании данного документа происходит выплата пособий.

За сколько времени до отпуска издается приказ?

ТК РФ не устанавливает прямо в нормах периоды времени для оформления приказа на отпуск. С другой стороны законодательством закреплена обязанность работодателя предупредить работника о наступлении его отпуска не меньше чем за две недели.

Форма такого уведомления может быть выражена приказом на отпуск, в котором работник в подтверждение ставит свою визу. Если компания использует этот способ уведомления, то приказ на отпуск следует составлять не меньше чем за две недели.

Также все выплаты причитающихся работнику отпускных нужно осуществить не меньше чем за три дня до начала периода отдыха или в течении трех дней с момента подачи заявления на отпуск.

Внимание! Так как начисление отпускных выполняется по данным приказа, то его оформление должно быть произведено также до наступления этих установленных сроков.

На основании чего издается приказ

Для издания приказа на отпуск нужно поступление от работника на имя руководителя заявления на предоставление отпуска. Однако нужно помнить, что основной отпуск может предоставляться на основании утвержденного на текущий год графика отпусков, если в этом локальном нормативном акте строго установлены даты начала и конца.

Российское законодательство не только устанавливает обязанность для работодателя предоставлять каждый год сотруднику оплачиваемый отпуск, но и правильно оформлять его.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Эти же нормы распространяются и на другие виды. Руководителю организации при этом надлежит выпустить приказ о предоставлении отпуска.

Должны быть соблюдены определенные нормы оформления и требования к содержанию данного документа.

Важные моменты

Каждый работник имеет право на ежегодный отпуск, независимо от того трудится он в крупной организации или у ИП.

В некоторых ситуациях он имеет возможность воспользоваться и другими видами официального отдыха (дополнительным, ученическим и т. д.).

При этом работодатель должен не только принять заявление о его предоставлении, но и оформить необходимые бумаги. Одной из них является приказ по организации.

Фактически приказ о предоставлении отпуска является локальным нормативным актом, которым руководитель отдает распоряжение по организации о предоставлении конкретному сотруднику законного отдыха определенного типа и на определенное время.

Приказ в обязательном порядке подписывает руководитель юридического отдела. После этого сотрудника должны ознакомить с данным документом под роспись.

Если отдых является оплачиваемым, то на основании приказа бухгалтерия должна произвести начисление отпускных, удержать с них в соответствии с НК РФ НДФЛ, перечислить налог в бюджет и сделать взносы в фонды соцстрахования.

Некоторые виды являются специальными и предоставляются на особых условиях. Например, при предоставлении по беременности и родам не удерживается с пособия сумма НДФЛ.

Но это не освобождает работодателя от обязанности надлежащим образом оформлять документы и в частности распоряжения.

Составление правильного приказа является важным моментом, как для организации, так и для сотрудника.

Если руководитель не подготовит документ должным образом, то у него могут возникнуть проблемы при проведении различных проверок соответствующими госорганами.

Бухгалтерии также будет весьма затруднительно правильно начислить и выплатить отпускные если они полагаются.

Сотруднику организации также важно контролировать правильность составления распоряжения.

От этого зависит размер получаемых ими отпускных (если положены), а также данный документ может пригодиться при возникновении различных споров с нанимателем.

Например, при отсутствии приказа будет сложно доказать, что пропуск работы не был самовольным прогулом.

На основании чего подготавливается

Оно может быть подготовлено с использованием компьютера или написано от руки, но обязательно должно содержать личную подпись человека.

Подавать заявление на отпуск сотрудник должен заблаговременно. На ежегодный отпуск его обычно передают в отдел кадров за 15 или более дней до даты начала отдыха.

В остальных случаях нужно также предупреждать руководителя заранее о его необходимости. Ему потребуется внести определенные корректировки в работу всей организации.

Важно! Оформить его просто на основании графика для работодателя будет серьезной ошибкой.

Ведь сотрудник фактически никак не выражал своего желания. Особенно часто подобные нарушения кадрового учета встречаются в мелких фирмах.

Но наличие заявления и своевременно оформленного приказа в интересах сотрудника и его нанимателя.

В определенных ситуациях к заявлению должны прилагаться документы, подтверждающие наличие причины для его предоставления.

Она может быть заполнена на компьютере или разборчивым почерком от руки с помощью шариковой ручки.

Рассмотрим порядок заполнения данной формы:

Обычно для оформления данного приказа используются специализированные программы, в которых осуществляется кадровый учет. Но в небольших фирмах вполне могут вестись подобные документы и в ручном режиме.

Распоряжение обязательно регистрируется и с ним знакомится под роспись сам сотрудник.

Образец заполнения по форме Т-6

Часто удобней всего заполнить приказ, опираясь на уже готовый образец (скачать можно ).

Это позволяет избежать множества вопросов, возникающих при заполнении бланка.

Полезно изучить готовый пример и сотруднику организации, чтобы иметь представление о том, как правильно должен оформляться приказ.

Важно! После ознакомления сотрудника с приказом и получения его росписи документ вкладывается в личное дело вместе с заявлением и другими приложениями.

Нюансы блоков «А» и «Б»

Бланк формы Т-6 содержит 2 части для заполнения информации. Они обозначены буквами «А» и «Б».

Часто их также называют блоками. Раздел «А» используется для указания сведений о предоставляемом основном оплачиваемом отпуске, а блок «Б» — для внесения данных обо всех других видах. В бланке необходимо проставить даты и продолжительность их в календарных днях.

Важно! Если сотрудник идет только в основной ежегодный отпуск, то достаточно заполнить лишь раздел «А».

Но в некоторых ситуациях могут заполняться и сразу оба блока, например, если после основного отпуска сотруднику сразу предоставляют ученический.

В каких случая издается Т-6а

Иногда сразу несколько сотрудников организации могут уходить в отпуск. В этом случае можно на каждого из них заполнить отдельный приказ по форме Т-6 или воспользоваться табличной унифицированной формой Т-6а ().

Основное отличие последней — возможность указать сведения сразу для нескольких работников.

Для использования в организации формы Т-6а должен быть принят соответствующий локальный нормативный акт ее руководителем. При его отсутствии придется пользоваться все же формой Т-6.

При использовании формы Т-6а расписаться в приказе о предоставлении отпусков должен каждый из сотрудников самостоятельно. Сведения в этом документе полностью аналогичны тем, что указываются в бланке Т-6.

Особенности для директора

Большое число вопросов возникает при оформлении отпусков руководителям организации.

Иначе будет ситуация выглядеть, если директор лишь один из собственников организации или вовсе является наемным сотрудником.

В этом случае решается вопрос через вынесение его на общее собрание учредителей (акционеров) фирмы.

На основании соответствующего протокола уполномоченное по нему лицо из числа собственников организации подписывает приказ о предоставлении отпуска директору.

Очень часто из-за невнимательности забывают назначить исполняющего обязанности на время отпуска директора.

Это может привести к дополнительным проблемам для фирмы. Этот вопрос обычно также должен решаться собственниками компании.

Какие еще документы надо оформить

Приказ о предоставлении отпуска, оформляемый на основании сотрудника, является не единственным документом, который должен быть оформлен до момента, когда начнет человек свой отдых.

Если предоставляется оплачиваемый отдых, то в обязанности работодателя входит также оформление записки-расчета по унифицированной форме Т-60 ().

В этот документ сотрудники кадровой службы должны внести персональные данные сотрудника, бухгалтерия сведения о расчете и сумму отпускных, которые организация должна выплатить не позднее, чем за 3 дня до начала официального отдыха.