Заполняем счета-фактуры по-новому. Чем отличается счет от счета-фактуры Кто должен применять новую форму счет фактуры

Для произведения расчёта по оплате оказанных услуг или поставленного товара между предприятиями или с ИП оформляется сопутствующая документация . Продавцом покупателю выставляется счет на оплату. При выгрузке товара – счет-фактура (при условии, что продавец оплачивает налог на добавленную стоимость).

Счет на оплату – это первичный документ , который выставляется покупателю поставщиком услуг или товара. Он имеет одинаковое значение по отношению ко всем участникам сделки. Функция счета – предварительное соглашение о переводе указанных в нем денежных средств. Оформляться может и индивидуальным предпринимателем, и предприятием.

На основе выставленного счета продавцом плательщику, последним оформляется платежное поручение. Для поставщика, а в дальнейшем получателя денежных средств роль документа заключается:

• в занесении информации о пункте их получения;
• в сохранении на протяжении определенного количества времени информации о наименовании товара или услуги, количестве и денежной ценности.

Счет – не обязательный подотчетный бухгалтерский документ, так как реквизиты и наименование также могут содержать в себе др. документы.

Счет-фактура – типовой платежный документ, выставляемый покупателю продавцом за выполненные услуги или поставленный товар. Данный документ необходим в целях предъявления суммы налога на разницу между стоимостью товаров и услуг, произведенных компанией, в налоговые органы, для получения вычета .

Функция счет-фактуры состоит в доказательстве прав стороны , оплачивающей налог на добавленную стоимость (НДС) и получения по нему вычета.

Если будет выявлена ошибка в бланке со стороны плательщика налога, НДС возврату не подлежит .

Нормативная база

Счет оформляется для предварительного соглашение о переводе указанных в нем денежных средств за услугу или товар. Счет выставляется как при наличии договора, так и без. Направляется покупателю с помощью электронной почты или передается лично в руки.

Типового бланка счета на данный момент не существует , а предшествующий бланк по форме №868 устарел. Поэтому предприятия самостоятельно осуществляют их разработку.

Счет должен содержать следующие реквизиты :

1. Информацию о банковском счете поставщика, на который должна поступить оплата.
2. Наименование предприятия или ИП, осуществляющего поставку, и юридический адрес.
3. Дата и № счета.
4. Основная информация о договоре, послужившим основанием к выставлению счета.
5. Наименование оказанных услуг или поставленного товара, стоимость товарной единицы и общая сумма.
6. Сумма НДС.
7. Подписи ответственных сторон.

Поставщик оформляет два счета на оплату :

1. Для покупателя в целях оплаты.
2. Для бухгалтерии собственной организации.

Оформлением счета может заниматься как бухгалтер, так и иное уполномоченное лицо, назначенное руководством. Ставится печать, подписывается главным бухгалтером и руководителем.

Срок хранения в архиве данного документа, выставленного покупателем – пять лет .

Счет-фактура – важный документ для покупателя (уплачивающего НДС), предоставляющий возможность получения вычета по этому налогу. Счет-фактура:

• не является первичным документом;
• не подтверждает факт передачи товаров;
• не подтверждает факт оказания услуг.

Вышеперечисленное следует из ФЗ «О бухгалтерском учете» , НК РФ.

Правила заполнения и оформления счет-фактуры прописаны в статье 169 НК РФ .

Счет-фактура на продажу должен содержать следующие реквизиты :

• дата и № счета документа;
• реквизиты обоих сторон-участников сделки: ИНН, место расположения, наименование;
• пункт доставки или отгрузки товара;
• уникальный признак государственного контракта или договора (если таковой имеется);
• наименование оказанных услуг или поставленного товара, стоимость товарной единицы и общая сумма;
• сумма НДС;
• № грузовой таможенной декларации и страна производитель;
• код вида товара по единой Товарной номенклатуре Евразийского экономического союза;
• подписи ответственных сторон.

Налоговый инструмент

Счет с налогом на добавленную стоимость не имеет унифицированный формы . Бланки данных счетов разрабатываются каждой организацией самостоятельно. Никаких особых тонкостей нет. Содержание реквизитов идентично любому другому счету на оплату.

Составление счета на оплату без налога на добавленную стоимость происходит в интересах поставщика. В практике часто возникает следующая ситуация: покупатель, оплачивая услугу или товар по договору без предоставленного счета, вносит оплату с учетом НДС. При наличии же счета, в котором четко прописано «не облагается НДС», возможность допустить ошибку при оплате сводится к минимуму.

Таблица образца счета на оплату без НДС заканчивается внесением в строку «Итого» общей суммы .

Под таблицей прописывается (прописью) общая сумма с добавлением выражения «Без НДС» .

Сравнительная характеристика

Предприятия и ИП, являющиеся плательщиками НДС, применяют счёт-фактуру. Необходимость данного документа заключается не в оперативности выплат, а в доказательстве того факта, что сборы выплачены полностью , что в свою очередь предоставляет возможность удержать НДС с плательщика.

Отличительные особенности

Счет и счет-фактура – два разных документа . Они создаются с одной целью, но несут разный смысл. Различие документов заключается в следующем :

1. Счет необходим стороне покупателя для оплаты указанной договором суммы. Для этого в нем прописываются все необходимые реквизиты.
2. Счет-фактура отражает операции в налоговом учете. Ее необходимость заключается в получении возможности на вычет по НДС.

Наличие основных сходств

Основные соответствия между счетом и счет-фактурой приведены в таблице ниже:

Разница между счетом-фактурой и товарной накладной

Следовательно, счет проще в оформлении, так как содержит меньшее количество информации.

Многие сходятся во мнении, что оба документа имеют по отношению друг к другу идентичный вид. Все же единственное отличие они имеют – это присутствие на товарной накладной специальной печати. Во всем остальном – это два одинаковых документа.

Важно то, что основное их отличие в назначении :

1. Счет-фактура – это документ для отчетности бухгалтерии по учету налога НДС и его вычета.
2. Товарная накладная является доказательством передачи в собственность того или иного товара.

Еще одна причина, по которой их не надо путать: данные документы не могут взаимозаменять друг друга или выполнять две функции сразу. Так, по налоговой накладной не предоставляется возможным получить налоговый вычет, а счет-фактура не предоставляет факт, подтверждающий права собственности на тот или иной товар.

Соотношение с инвойсом

Слово инвойс имеет два значения . Дадим определение каждому из них:

1. Инвойс (как коммерческий счет) – это документ, составляемый продавцом покупателю с содержанием информации об оказании услуг, стоимости и количестве товара, информации об отправителе и получателе. Данный документ тоже существенно схож со счет-фактурой.
2. Инвойс (как счет-фактура) составляется продавцом покупателю, тем самым документально доказывая сумму товара и его доставку.

Инвойс (как коммерческий счет) имеет мало общего с счет-фактурой. Он содержит расширенные требования к покупателю, касающиеся оплаты, прописанной в документе.

Инвойс (как счет-фактура) при оформлении содержит в себе идентичную с счет-фактурой информацию. Соответственно можно отметить, что они практически не имеют отличий.

Отличия между актом и счет-фактурой

Часто организация, осуществляющая услуги, предоставляет сразу два документа :

1. Счет-фактуру — документ строгой отчетности бухгалтерии.
2. Акт выполненных работ — не имеет унифицированной формы и составлен на усмотрение организации.

Они частично похожи . Это касается исключительно содержащихся в них реквизитов и данных об оказываемых услугах и цене.

Разновидности счета-фактуры представлены в данном видео.

Внесены изменения в Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Поправки вступят в силу с 01.10.2017. Изменения внесены Постановлением Правительства РФ от 19.08.2017 № 981 . Разбираем, что нового.

Новое в счете-фактуре

Уточнено, что реквизит «Идентификатор госконтракта» должен указываться при его наличии. Напомним, что счет-фактура содержит данный реквизит с 01.07.2017. Он отражается в строке 8 счета-фактуры и строке 5 корректировочного счета-фактуры. Однако Минфин РФ не разъясняет, в каком случае данный идентификатор должен указываться в этих формах. Так, например, в письме от 11.08.2017 № 03-07-09/51657 ведомство по вопросам присвоения идентификаторов госконтрактам рекомендует обращаться в Казначейство РФ.

На наш взгляд, идентификатор государственного контракта присваивается государственным контрактам в двух случаях: при закупках по гособоронзаказу и при казначейском сопровождении государственных контрактов. В указанных случаях налогоплательщик должен внести в счет-фактуру реквизиты идентификатора, указанные в контракте. Во всех остальных случаях данное поле не заполняется.

Новая графа 1а

Счет-фактура дополнен новой графой 1а «Код вида товара». Отметим, что аналогичная графа предусмотрена и в корректировочном счете-фактуре (графа 1б). В этой графе указывается код вида товара в соответствии с Единой товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза. Данные указываются в отношении товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию государства — члена Евразийского экономического союза. При отсутствии данных ставится прочерк.

Требование указывать код вида товара при экспорте в страны ЕАЭС в НК РФ появилось 01.07.2016 (Федеральный закон от 30.05.2016 № 150-ФЗ). Однако изменения в Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 внесены не были. В результате форма счета-фактуры не содержала специальной графы, где отражалась бы данная информация о товаре. Ранее Минфин РФ пояснил, что, пока в форму счета-фактуры не будут внесены изменения, организации-экспортеры вправе указывать код вида товара по ТН ВЭД в дополнительных строках и графах (письмо Минфина РФ от 14.11.2016 № 03-07-09/66475). С 1 октября для отражения данных сведений в счете-фактуре будет предусмотрена отдельная графа.

Строки 2а и 6а

В строках 2а и 6а нужно будет указывать адрес (для юридических лиц), указанный в ЕГРЮЛ, место жительства (для ИП), указанное в ЕГРИП.

Напомним, что сейчас в этих строках адрес указывался в соответствии с учредительными документами, в которых содержатся сведения о местонахождении юридического лица, которое определяется местом его государственной регистрации на территории РФ путем указания наименования населенного пункта (муниципального образования). Таково правило пп. 2, 5 ст. 54 ГК РФ. Таким образом, если в учредительных документах организации указано только наименование населенного пункта (муниципального образования), то в счете-фактуре при заполнении строки 2а (6а) «Адрес» достаточно отразить только эти сведения.

В этих строках с 1 октября нужно будет отражать все адресообразующие элементы, такие как почтовый индекс, наименование и тип субъекта РФ, названия населенного пункта, улицы, номер дома, строения, корпуса. Стоит отметить, что столичные налоговики и ранее считали необходимым указывать полный адрес компании (письмо УФНС РФ по г. Москве от 17.02.2015 № 16-15/013654).

Графа 11

В графе 11 вместо номера таможенной декларации теперь следует приводить ее регистрационный номер. Напомним, что это разные номера. Это следует из Приказа ГТК РФ № 543, МНС РФ № БГ-3-11/240 от 23.06.2000. Дело в том, что номер таможенной декларации состоит из двух элементов, разделяемых знаком дроби:

• регистрационного номера таможенной декларации. Он присваивается должностным лицом таможенного органа РФ при принятии таможенной декларации и указан в первой строке графы «A» основного и добавочного листов;
• порядкового номера товара. Этот номер отражен в графе 32 основного или добавочного листа таможенной декларации.

Кроме того, данная графа теперь будет заполняться в отношении товаров, выпущенных для внутреннего потребления при завершении действия таможенной процедуры свободной таможенной зоны на территории особой экономической зоны в Калининградской области.

Новое для экспедиторов и застройщиков

Строки 1 и 2

Данные компании при заполнении строки 1 счета-фактуры указывают номер и дату составления счета-фактуры в соответствии с его индивидуальной хронологией составления счетов-фактур. В строке 2 — полное или сокращенное наименование продавца-юрлица (экспедитора, застройщика или заказчика, выполняющего функции застройщика) в соответствии с учредительными документами, Ф.И.О. ИП (экспедитора, застройщика или заказчика, выполняющего функции застройщика).

Графа 1

При составлении счета-фактуры экспедитором указываются наименования поставленных (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, указываемых в отдельных позициях по каждому продавцу. При получении аванса отражаются наименования поставляемых товаров (работ, услуг, имущественных прав) по каждому продавцу.

При составлении счета-фактуры застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, в отдельных позициях указываются наименования выполненных СМР, а также товаров (работ, услуг), имущественных прав из счетов-фактур, выставленных продавцами застройщику или заказчику, выполняющему функции застройщика.

Строка 2б (ИНН и КПП)

Дополнено, что при составлении счета-фактуры экспедитором, застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, приобретающими у одного и более продавцов товары (работы, услуги), имущественные права от своего имени, указываются ИНН и КПП налогоплательщика-продавца (экспедитора, застройщика или заказчика, выполняющего функции застройщика).

Графы 2-11

При составлении счета-фактуры экспедитором в графах 2-11 указываются в отдельных позициях соответствующие данные из счетов-фактур, выставленных продавцами экспедитору, по каждому продавцу в доле, предъявленной покупателю (клиенту).

При составлении счета-фактуры застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, в графах 2-11 указываются в отдельных позициях суммарные данные счетов-фактур по строительно-монтажным работам, выставленных подрядными организациями, и суммарные данные счетов-фактур по товарам (работам, услугам), имущественным правам, выставленных поставщиками товаров (работ, услуг), имущественных прав, в доле, предъявленной покупателю (инвестору).

Новое в корректировочном счете-фактуре

Отметим, что сейчас в счете-фактуре допускается указывать дополнительную информацию в дополнительных строках и графах, в том числе реквизиты первичного документа, при условии сохранения формы счета-фактуры (п. 9 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Аналогичной нормы по отношению к заполнению корректировочного счета-фактуры постановление № 1137 не содержит. В то же время, на наш взгляд, налогоплательщики и сейчас могут вносить в документ дополнительные сведения.

Так, по мнению Минфина РФ, дополнительная информация указывается в дополнительных строках и графах счета-фактуры после подписей руководителя и главного бухгалтера или иного уполномоченного лица (подписи ИП), которые предусмотрены его формой (письма от 08.04.2016 № 03-07-09/20121, от 26.02.2016 № 03-07-09/10933, от 24.11.2015 № 03-07-09/68169). Отражать дополнительную информацию в дополнительных строках и графах, размещаемых до указанных реквизитов счета-фактуры, не следует (письмо Минфина РФ от 08.04.2016 № 03-07-09/20121).

Новое в книге покупок

При отражении в книге покупок суммы НДС, уплаченной при ввозе товаров в РФ, в графе 3 указываются регистрационные номера таможенных деклараций. Сейчас в этой графе отражается номер таможенной декларации.

Установлено, что продавец, отражая в книге покупок счет-фактуру на аванс, должен указывать в графе 3 номер и дату платежного документа либо иного документа, содержащего суммарные (сводные) данные, зарегистрированного продавцом в книге продаж.

В случае одновременного отражения нескольких документов, подтверждающих уплату НДС или оплату счета-фактуры (в том числе корректировочного), в графе 7 указываются номера и даты таких документов через разделительный знак «;» (точка с запятой). Через этот знак указываются в графе 8 даты принятия на учет товаров (выполнения работ, оказания услуг), имущественных прав при отражении нескольких дат.

В порядок заполнения книги покупок введены правила отражения единого корректировочного счета-фактуры. Так, при отражении в графе 5 единого корректировочного счета-фактуры в графе 3 также указываются номер и дата единого корректировочного счета-фактуры, а графа 4 не заполняется.

При отражении в графе 5 повторного корректировочного счета-фактуры в графах 3 и 4 указываются данные из строки 1б. Графа 4 не заполняется в случае отсутствия данных в строке 1б.

При внесении в книгу покупок стоимости товаров, ввезенных в Россию из государств, не являющихся членами Евразийского экономического союза, в графе 15 указывается стоимость этих товаров, отраженная в учете. В настоящее время ФНС РФ дает несколько вариантов заполнения данной графы: в этой графе указывается стоимость товаров, предусмотренная договором (контрактом), при отсутствии стоимости в договоре (контракте) — стоимость, указанная в товаросопроводительных документах, при отсутствии стоимости в договоре (контракте) и товаросопроводительных документах — стоимость товаров, отраженная в учете (письмо ФНС РФ от 20.09.2016 № СД-4-3/17657@).

При регистрации в книге покупок счетов-фактур на предоплату не нужно будет делать пометку «частичная оплата». Требование об этом с 1 октября утратит силу.

Кроме того, в книгу покупок можно будет вносить авансовые счета-фактуры при безденежной форме расчетов, запрет это делать отменят. Напомним, что в настоящее время в книге покупок запрещено регистрировать счет-фактуру на сумму аванса при безденежных формах расчетов. Таким образом, принять к вычету сумму НДС в данном случае нельзя (письмо Минфина РФ от 06.03.2009 № 03-07-15/39).

Однако судьи считают иначе. Так, Пленум ВАС РФ в Постановлении от 30.05.2014 № 33 указал, что НК РФ не содержит положения о том, что право на вычет налога возникает исключительно при оплате цены приобретаемых товаров (работ, услуг), имущественных прав в денежной форме. Следовательно, покупатель не может быть лишен права на вычет, если аванс уплачен им в безденежной (натуральной) форме. Теперь налогоплательщикам не придется отстаивать свою правоту в суде.

Новое в книге продаж

• 3а «Регистрационный номер таможенной декларации». Данная графа заполняется при реализации товаров, которые выпущены для внутреннего потребления после завершения таможенной процедуры свободной таможенной зоны на территории ОЭЗ в Калининградской области;
• 3б «Код вида товара». Этот код по ТН ВЭД ЕАЭС необходимо указывать для товаров, которые экспортированы в государства — члены ЕАЭС. При отсутствии показателя графа 3б не заполняется.

Теперь прописано, что в случае невыставления счетов-фактур на основании пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ в книге продаж регистрируются первичные документы, документы, содержащие суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение месяца (квартала).

Установлен порядок хранения НДС-документов

Кроме того, приведен перечень НДС-документов, которые должны храниться в течение 4 лет. А именно:

• документы, используемые в посреднических операциях и операциях, осуществляемых экспедитором, застройщиком (заказчиком, выполняющим функции застройщика);
• таможенные декларации или их копии, платежные и иные документы, подтверждающие уплату НДС, — в отношении товаров, ввезенных в РФ;
• заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов или их копии — в отношении товаров, импортируемых с территории государства — члена Евразийского экономического союза;
• заполненные бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС — при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги в поездах по предоставлению в пользование постельных принадлежностей;
• документы, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком), или их нотариально заверенные копии;
• первичные документы на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав в целях восстановления НДС;
• первичные документы, иные документы, содержащие суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение месяца (квартала), подлежащие регистрации в книге продаж, в том числе составленные налогоплательщиком, — бухгалтерская справка-расчет для восстановления НДС.

Н овые формы документов применяются с 24 января 2012 года. В связи с опубликованием текста Постановления № 1137 в «Собрании законодательства Российской Федерации» в январе 2012 г. новые формы соответствующих документов можно будет применять наряду со старыми, утвержденными постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее - Постановление № 914) вплоть до 1 апреля 2012 года. Об этом Минфин РФ дал разъяснения в письме от 31.01.2012 № 03-07-15/11.

Изменения в счете-фактуре

Начнем с того, что Постановление № 1137 впервые утверждает унифицированную форму счета-фактуры. Ранее действовавшая форма такого статуса не имела, поэтому придется тщательно следить не только за всеми обязательными реквизитами, поименованными в п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ, но и за формой документа. Ведь в ней добавлены дополнительные реквизиты , в частности, коды валюты, единицы измерения, страны происхождения , которые не предусмотрены названной статьей.

Корректировочный счет-фактура или новый?

В унифицированной форме предусматривается новая строка 1а «ИСПРАВЛЕНИЕ №___от___» . Тем самым предусмотрено составление новых экземпляров счетов-фактур при внесении исправлений.

Исправлять счета-фактуры, которые ранее были выставлены, не следует. Исправления нужно будет вносить путем составления нового счета-фактуры (абз. 2 п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением № 1137 (далее - Правила)).

Все неточности будут корректироваться с помощью новых экземпляров счета-фактуры путем заполнения строки 1а, где прописывается номер и дата исправления. При этом можно будет исправить практически любую строку, за исключением строки 1. В исправленном счете-фактуре приводятся все показатели, что и в первоначальном, только уже в правильном варианте. В этом его отличие от корректировочного счета-фактуры , в котором приводятся данные только по товару при изменении цены и (или) уточнении объема.

Обратите внимание, что исправления требуется вносить, если изменения не касаются стоимости отгруженных товаров, то есть их цены и (или) количества (объема) . В противном случае следует составлять корректировочные счета-фактуры .

Счета-фактуры с внесенными в него исправлениями подписываются руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными лицами. При подписании документа индивидуальным предпринимателем тот должен указать реквизиты свидетельства о государственной регистрации (п. 7 Правил).

Следует отметить, что если счет-фактуру необходимо исправить после составления корректировочных счетов-фактур к нему, то в дубликат должны быть внесены сведения без учета данных, содержащихся в корректировочных документах.

К слову сказать, составлять новые счета-фактуры (то есть вносить исправления) в случае обнаружения в них ошибок требуется не всегда. Это же правило закреплено в абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ. Так, нет необходимости их составлять, если ошибки не препятствуют налоговым органам идентифицировать (абз. 4 п. 7 Правил):

• продавца;
• покупателя;
• наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав;
• стоимость;
• налоговую ставку;
• сумму налога, предъявленную покупателю.

Важно и то, что такой порядок внесения изменений должен соблюдаться только для счетов-фактур, составленных по правилам Постановления № 1137. В случае внесения изменений в счета-фактуры, составленные до вступления в силу этого документа, исправления следует вносить по правилам п. 29 Постановления № 914.

Отметим, что при составлении организацией счета-фактуры в электронном виде показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» не формируется (п. 8 Правил).

Заполнение документа при отсутствии данных

При отсутствии данных в счетах-фактурах необходимо проставить прочерки . Так, в пустых строках реквизитов этого документа, в частности «ИСПРАВЛЕНИЕ №___от___», «Грузоотправитель и его адрес», «Грузополучатель и его адрес» необходимо проставить прочерк.

В случае реализации товара, который не облагается акцизом, нужно прописывать слова «без акциза» (подп. «е» п. 2 Правил).

Если товары не облагаются налогом НДС или организация освобождена от него в соответствии со ст. 145 НК РФ, то в графах 7 и 8 табличной части документа указывается «без НДС» (подп. «ж» п. 2 Правил).

При отсутствии показателей в графах счета-фактуры в них также необходимо поставить прочерк.

Валюта

Отдельно хотелось бы обратить внимание на новую строку счета-фактуры 7 «Валюта: наименование, код». В подп. «м» п. 1 Правил сказано, что при заполнении этой строки следует указывать:

• наименование валюты, которая является единой для всех перечисленных в документе товаров (работ, услуг), имущественных прав;
• цифровой код по Общероссийскому классификатору валют, утвержденному постановлением Госстандарта России от 25.12.2000 № 405-ст (Общероссийский классификатор).

Аналогично следует поступать и при безденежных расчетах, в том числе бартерных операциях.

Согласно Общероссийскому классификатору российскому рублю соответствует код 643, доллару США - 840, евро - 978.

Учтите и еще одно важное новшество для договоров, по которым стоимость продукции установлена в условных единицах или в валюте, а оплата производится в рублях . В этих ситуациях исключается возможность составления счетов-фактур в условных единицах с заполнением в иностранной валюте. В Постановлении № 1137 четко сказано, что, когда реализация товаров (работ, услуг), имущественных прав по договорам, обязательства по оплате которых производится в российских рублях в сумме, эквивалентной определенной сумме в иностранной валюте или в условных денежных единицах, при заполнении этой строки указывается наименование и код валюты РФ.

Предполагается, что счет-фактура при передаче покупателю по каналам оператора связи в электронной форме не может быть передан при отсутствии показателя наименование и кода валюты. Но если данный реквизит не будет заполнен в документе в бумажной форме, покупатель не должен потерять права на вычет по такому счету-фактуре. Ведь в соответствии с п. 2 ст. 169 НК РФ подобные ошибки не являются основанием для отказа в принятии сумм НДС к вычету. Тем не менее проверяющие органы будут настаивать на заполнении данного реквизита документа.

Теперь абсолютно все стоимостные показатели документа (графы 4-6, 8 и 9) указываются в рублях и копейках . Также требуется поступать при заполнении документа в валюте: долларах США и центах, евро и евроцентах и т.д. (п. 3 Правил).

Порядковый номер счета-фактуры

Читателю будет интересен и вопрос о заполнении номера счета-фактуры (строка 1). При реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав через обособленное подразделение порядковый номер счета-фактуры (общий для всей организации) должен состоять из двух частей: номер счета-фактуры дополняется через разделительную черту цифровым индексом обособленного подразделения. Данный индекс должен быть зафиксирован в приказе об учетной политике (подп. «а» п. 1 Правил).

Следует отметить, что нумеровать подобным образом счета-фактуры обособленных подразделений налоговые органы рекомендовали и ранее (см., например, письмо ФНС России от 19.10.2005 № ММ-6-03/886@). Однако теперь это закрепленное правило, обязательное для всех организаций.

Также цифровым индексом необходимо дополнить номер счета-фактуры, выставляемого участником простого товарищества или доверительным управляющим при совершении операций в рамках договора простого товарищества или доверительного управления.

Посреднические операции

Счета-фактуры при реализации товара через посредника должны иметь единую дату. Она должна соответствовать дате выписки счета-фактуры посредником покупателю. Как видим, правило «пяти дней» согласно п. 3 ст. 168 НК РФ не работает. Также нельзя будет составить счет-фактуру за месяц, например, на основании отчета комиссионера. Как следствие, налогоплательщику придется пересматривать свои взаимоотношения с посредником в части периодичности сообщения сведений о выставленных им счетах-фактурах.

Обращает на себя внимание порядок заполнения строк счета-фактуры при приобретении товара через посредника (п. 1 Правил). Дело в том, что при приобретении товаров через посредника последний должен передать показатели счета-фактуры, полученного от продавца товара, заказчику-комитенту (принципалу). Для этой цели ему требуется составить счет-фактуру комитенту (принципалу) с отражением показателей из счета-фактуры, выставленного продавцом посреднику. Порядок заполнения этих счетов-фактур, прописанный в Постановлении № 1137, аналогичен порядку, указанному в письме ФНС России от 04.02.2010 № ШС-22-3/85@, посвященному заполнению счетов-фактур, в том числе и при работе через посредника.

Напомним, что письмо в свое время вызвало много вопросов при заполнении счета-фактуры посредника в адрес заказчика-комитента (принципала). Ведь в нем четко указывалось, что при заполнении «шапки» счета-фактуры следовало писать наименование, место нахождения продавца в соответствии с учредительными документами, а также его ИНН и КПП. Иными словами, реквизиты продавца товара, в то время как он не связан с комитентом (принципалом) никакими договорными отношениями. И вот такой счет-фактуру должен был подписывать руководитель и главный бухгалтер (либо иные уполномоченные лица) посредника (комиссионера, агента). Возникала странная ситуация: в таком счете-фактуре нет ни слова (данных) о посреднике, но вместе с тем подписи проставляются его ответственными лицами.

Самое интересное, что с такой же ситуацией столкнется налогоплательщик при заполнении счета-фактуры и по новым правилам. Как и раньше, он должен следовать прописанному порядку для того, чтобы комитент (принципал) смог принять сумму НДС к вычету, указанную в счете-фактуре посредника, выписанного на имя комитента (принципала).

Если вы доработали форму под себя

Следует также иметь в виду позицию ФНС России по поводу наличия в счете-фактуре дополнительных реквизитов . В письме от 26.01.2012 № ЕД-4-3/1137 «О налоге на добавленную стоимость» налоговая служба указала, что отражение в счете-фактуре сведений, не предусмотренных в п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ и Постановлением № 1137, не может служить основанием для отказа в принятии покупателем к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом.

Порядок заполнения счета-фактуры

Мы рассмотрели основные особенности заполнения новой формы счета-фактуры, теперь же приводим краткую инструкцию по заполнению всех граф, которая сможет помочь и вашему бухгалтеру.

1. Построчное заполнение показателей:

• в строке 1, как и прежде, указывается порядковый номер и дата составления счета-фактуры;
• в строке 1а пишется порядковый номер и дата внесенного в счет-фактуру исправления. При составлении документа до внесения исправления в этой строке ставится прочерк;
• в строке 2 - полное или сокращенное наименование продавца в соответствии с учредительными документами. Ранее, в Постановлении № 914, в этой строке требовалось указывать одновременно полное и сокращенное наименования продавца в соответствии с учредительными документами. Хотя официальные органы разъясняли, что указание только одного из наименований не влечет отказа в применении вычета НДС (письма Минфина России от 28.07.2009 № 03-07-09/34, ФНС России от 14.07.2009 № ШС-22-3/564@).
  При составлении счета-фактуры налоговыми агентами указывается полное или сокращенное наименование продавца (указанного в договоре с налоговым агентом), за которого агент исполняет обязанность по уплате налога;
• в строке 2а указывается местонахождение продавца в соответствии с учредительными документами. Для налоговых агентов, указанных выше, следует ставить место нахождения продавца (указанного в договоре с налоговым агентом);
• в строке 2б - идентификационный номер и код причины постановки на учет продавца. Для налоговых агентов, перечисленных в п. 2 ст. 161 НК РФ, проставляется прочерк, для тех, что указаны в п. 3 ст. 161 НК РФ, проставляются соответствующие данные продавца, за которого агент исполняет обязанность по уплате налога;
• в строке 3 пишется полное или сокращенное наименование грузоотправителя в соответствии с учредительными документами. Как и прежде, если продавец и грузоотправитель - одно и то же лицо, то в этой строке пишется «он же». В противном случае указывается почтовый адрес грузоотправителя.
  При составлении счета-фактуры на выполненные работы (оказанные услуги), имущественные права, а также налоговыми агентами в строке проставляется прочерк;
• в строке 4, как и раньше, следует указывать полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес. При составлении счета-фактуры налоговыми агентами необходимо ставить прочерк, как это было раньше;
• в строке 5 порядок заполнения не изменился. При составлении счета-фактуры посредником, приобретающим товар от своего имени, указываются номер и дата составления платежно-расчетного документа посредником продавцу и комитентом (принципалом) посреднику;
• в строке 6, 6а, 6б осуществляется заполнение, аналогичное прежнему порядку. Только произошло добавление осуществления порядка заполнения этих строк в случае проведения операций через посредника, о чем мы говорили ранее;
• в строке 7 ставится наименование валюты и цифровой код в соответствии с Общероссийским классификатором валют. Обратите внимание: аналогичный порядок действует и при безденежных расчетах.

2. Заполнение граф таблицы:

• в графе 1 заполнение осталось без изменений;
• в графе 2 и 2а - единица измерения (код и его условное обозначение (национальное) в соответствии с разделами 1 и 2 Общероссийского классификатора единиц измерения, утвержденного постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 366). При отсутствии показателей ставится прочерк;
• в графах 3 и 4 порядок заполнения остался без изменений;
• в графе 5 заполнение также осталось без изменения. Но в случаях, предусмотренных ст. 154 НК РФ (например, при реализации имущества по стоимости с учетом уплаченного налога), в этой графе указывается налоговая база, определенная в порядке названных пунктов;
• в графе 6 ставится сумма акциза по подакцизным товарам, а при отсутствии показателя вносится запись «без акциза»;
• в графе 7 указывается налоговая ставка. По операциям, перечисленным в п. 5 ст. 168 НК РФ, вносится запись «без НДС»;
• в графе 8 заполнение осталось без изменений; если счет-фактура выставляется на операции, перечисленные в п. 5 ст. 168 НК РФ, то вносится запись «без НДС»;
• в графе 9 порядок заполнения не изменился;
• в графе 10 и 10а пишется страна происхождения товара (цифровой код и соответствующее ему краткое наименование) в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира. Данные графы заполняются в отношении товаров, страной происхождения которых Россия не является. Это правило аналогично указаниям подп. 13 п. 5 ст. 169 НК РФ;
• в графе 11 проставляется номер таможенной декларации. Как и в подп. 14 п. 5 ст. 169 НК РФ, данная графа заполняется в отношении товаров, страной происхождения которых не является Россия.

3. Заполнения сумм и итоговых значений в счете-фактуре:

• стоимостные показатели счета-фактуры (в графах 4-6, 8 и 9) указываются в рублях и копейках (долларах США и центах, евро и евроцентах либо в другом наименовании валюты);
• в счете-фактуре, выставляемом при получении суммы оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, в строках 3 и 4 ставятся не прочерки, как раньше, а указываются слова «показатель отсутствует». Графы 2-6, 10 и 11 не заполняются;
• итоговые значения по строке «Всего к оплате» используются для составления книги покупок и книги продаж в случае составления дополнительных листов к ним;
• при внесении исправлений в счет-фактуру после составления к нему одного или нескольких корректировочных счетов-фактур в графах 3-6, 8 и 9 исправленного счета-фактуры указываются показатели без учета изменений, указанных в графах 3а-6а, 8а, 9а, 5б, 6б, 8б, 9б, 5в, 6в, 9в одного или нескольких корректировочных счетов-фактур, составленных к этому счету-фактуре.

Мнение специалиста

Свернуть Показать

Наталья Храмцовская , к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

С точки зрения управления документами, я бы хотела обратить внимание на два момента в оформлении счетов-фактур. Во-первых, меняются требования к порядку подписания счетов-фактур. Теперь, помимо руководителя и бухгалтера, их могут подписать и «иные уполномоченные лица» - теперь это вписано в саму форму документа (раньше, чтобы подписать счет-фактуру уполномоченными лицами взамен руководителя или главбуха, организации одолевали прямо-таки муки творчества и можно было видеть разные варианты оформления данного реквизита, не всегда правильные). Во-вторых, если для бумажного счета-фактуры обязательны две подписи, то для электронного счета-фактуры достаточно одной - руководителя или уполномоченного им лица.

Второй важный момент относится к порядку заполнения счета-фактуры. Теперь налоговые органы не смогут предъявить претензии к организациям и отказать им в возмещении НДС, если счет-фактура будет заполнен «комбинированным» методом (это когда часть полей заполняется после распечатки счета-фактуры от руки).

Новая форма корректировочного счета-фактуры

Нами достаточно тщательно была рассмотрена унифицированная форма счета-фактуры, поэтому при рассмотрении формы корректировочного счета-фактуры мы не будем останавливаться подробно на тех строках и графах, которые аналогичны в обычном счете-фактуре.

Итак, унифицированная форма корректировочного счета-фактуры представлена в Приложении № 2 к Постановлению № 1137. Обращает на себя внимание тот факт, что она аналогична форме, приведенной в рекомендательном письме ФНС России от 28.09.2011 г. № ЕД-4-3/15927@ (далее - Письмо) с небольшими изменениями. Далее мы остановимся более внимательно на особенностях корректировочного счета-фактуры, приведенного в Постановлении № 1137.

Главным изменением в данном документе по сравнению с приведенным в Письме является внесение в него дополнительных строк: (1а) ИСПРАВЛЕНИЕ КОРРЕКТИРОВОЧНОГО СЧЕТА-ФАКТУРЫ №__от «__»» и (1б) «к СЧЕТУ-ФАКТУРЕ с учетом исправления №__от «__»».

Таким образом, корректировочный счет-фактура также подвергается исправлению . При этом вносить исправления в данный документ не нужно. Все необходимые исправления вносятся путем составления нового экземпляра для продавца и покупателя , причем как на бумажном, так и на электронном носителе.

Обратите внимание, что в новом экземпляре корректировочного счета-фактуры обязательным для заполнения является показатель строки (1а), в котором указывается порядковый номер исправления и дата исправления. Не допускается также изменение показателя строки (1б) и строки (1) корректировочного счета-фактуры, составленного до внесения в него исправлений.

Подписывается такой исправленный документ так же, как и исправленный счет-фактура.

Обратимся к табличной части корректировочного счета-фактуры.

Отметим, что в форме корректировочного счета-фактуры, приведенного в Письме, каждая графа таблицы, связанная со стоимостью товара, была разделена на 4 части: для показателей до и после изменения цены или количества продукции, а также разниц к уменьшению или доплате. Такая таблица не умещалась на обычном листе.

В новой форме те же самые данные надо отражать не в дополнительных графах, а по строкам таблицы. Для этого для каждой позиции товаров введены строки:

• А (до изменения), где указываются показатели первоначального счета-фактуры;
• Б (после изменения) - для данных после изменения стоимости товара;
• В (увеличение) - для показателей, приведших к увеличению стоимости товара;
• Г (уменьшение), где указываются показатели при условии уменьшения стоимости товара.

Расчет показателей строк В и Г производится путем вычитания показателей строки Б из показателей строки А. Отрицательная разница приводится в строке В с положительным знаком. Положительная разница указывается в строке Г счета-фактуры. В результате чего данные в строке Г (уменьшение) приводятся без знака «минус»!

Заполнение данной строки корректировочного счета-фактуры таким порядком может вызвать вопрос, ведь оно противоречит положениям Налогового кодекса. Согласно п. 5.2 ст. 169 НК РФ, где указываются обязательные реквизиты корректировочного счета-фактуры: «В случае изменения стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав в сторону уменьшения соответствующая разница между суммами налога, исчисленными до и после их изменения, указывается с отрицательным знаком».

Но аналогичный порядок (с игнорированием НК РФ) уже был изложен в упомянутом выше рекомендательном Письме. Как видите, ничего не поменялось.

Как в счетах-фактурах, так и в корректировочных счетах-фактурах в случае отсутствия данных при их заполнении проставляются прочерки . В строках 1а и 1б при составлении документа до внесения в него исправлений вместо номера и даты ставятся прочерки.

Исключение из этого правила (так же, как и при заполнении первичного счета-фактуры) составляют графа 6 (там пишется «без акциза» ) и графы 7, 8 (там указывается «без НДС» ).

Примеры заполнения обычного и корректировочного счетов-фактур

Рассмотрим заполнение первоначального счета-фактуры на примере. А потом покажем, как был оформлен корректировочный счет-фактура.

Пример 1

Ситуация, в которой заполняется первоначальный счет-фактура

Свернуть Показать

ООО «Продавец» произвел отгрузку ООО «Покупатель» 07.03.2012:

• 1000 кг крупы высшего сорта по цене 10 руб. 00 коп. за кг (без учета НДС (10%) - 1 руб. 00 коп.);
• 500 кг ржаной муки по цене 15 руб. 00 коп. за кг (без учета НДС (10%) - 1,50 руб.).

Для наглядности произведем расчет показателей граф счета-фактуры, выданного при отгрузке ООО «Продавец» покупателю. Заполненный счет-фактура приведен на следующей странице в Примере 3.

1. Стоимость отгруженных товаров без налога НДС - всего (графа 5):

• Для крупы: 1000.00 кг × 10.00 руб./кг = 10 000.00 руб.
• Для ржаной муки: 500.00 кг × 15.00 руб./кг = 7500.00 руб.
• Всего к оплате: 10 000.00 руб. + 7500 руб. = 17 500.00 руб.

2. Сумма налога, предъявленная покупателю (графа 8):

• Для крупы: 10 000.00 кг × 10% = 1000.00 руб.
• Для ржаной муки: 7500.00 кг × 10% = 750.00 руб.
• Всего к оплате: 1000.00 руб. + 750.00 руб. = 1750.00 руб.

3. Стоимость товаров с налогом - всего (графа 9):

• Для крупы: 10 000.00 руб. + 1000.00 руб. = 11 000.00 руб.
• Для ржаной муки: 7500.00 руб. + 750.00 руб. = 8250.00 руб.
• Всего к оплате: 11 000.00 руб. + 8250.00 руб. = 19 250.00 руб.

Пример 2

Заполнение корректировочного счета-фактуры

Свернуть Показать

При заполнении корректировочного счета-фактуры также произведем предварительный расчет для наглядности. При этом отражению подлежат показатели по товару «крупа», так как у него произошло изменение цены. Заполненный корректировочный счет-фактура приведен в Примере 4 на следующем развороте страниц.

1. Стоимость крупы без налога - всего (графа 5):

• 1 000.00 кг × 9.00 руб./кг = 9 000.00 руб.
• Строка Г (уменьшение): 10 000.00 руб. - 9 000.00 руб. = 1 000 руб.

2. Сумма налога (графа 8):

• 9 000.00 кг × 10% = 900.00 руб.
• Строка Г (уменьшение): 1 000.00 руб. - 900.00 руб. = 100 руб.

3. Стоимость товара с налогом (графа 9):

• 9 000.00.00 руб. + 900.00 руб. = 9 900.00 руб.
• Строка Г (уменьшение): 11 000.00 руб. - 9 900.00 руб. = 1 100 руб.

В следующем номере мы расскажем о регистрации в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, о книгах покупок и продаж.

Форма счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, утверждена Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 . Последние изменения в бланк счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры были внесены в 2017 году. Напомним о них.

Счет-фактура с 01.07.2017

Сначала в форму счета-фактуры, а также корректировочного счета-фактуры был добавлен новый показатель (Постановление Правительства от 25.05.2017 № 625). Он размещен после строки «Валюта: наименование, код» и называется «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)».

Заполнять эту строку нужно при выставлении счета-фактуры в рамках:

• госконтракта на поставку товаров (работ, услуг);
• договора (соглашения) о предоставлении субсидий, бюджетных инвестиций, взносов в уставный капитал из федерального бюджета.

Здесь следует указывать идентификатор таких контракта или договора (соглашения) в случае присвоения идентификатора.

Счет-фактура с 01.10.2017

Второе обновление счета-фактуры в 2017 году принесло сразу несколько изменений (Постановление Правительства РФ от 19.08.2017 N 981):

• появилась новая графа 1а «Код вида товара». В ней российские экспортеры товаров в страны ЕАЭС должны указывать код вида товара. Определяется такой код по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности ЕАЭС. Если нет необходимости заполнять эту графу, в ней ставится прочерк;
• в строку «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» были добавлены слова «(при наличии»);
• графа 11 стала называться «Регистрационный номер таможенной декларации» (вместо «Номер таможенной декларации»). Раньше в ней указывался соответствующий номер по товарам, произведенным за пределами РФ. Теперь же ее надо заполнять и в отношении товаров, выпущенных таможней для внутреннего потребления на территории ОЭЗ в Калининградской области;
• в нижней части счета-фактуры указано, что подписывает его ИП или иное уполномоченное лицо. То есть больше не должно возникать споров относительно того, может ли предприниматель делегировать свои права по подписанию счетов-фактур кому-либо другому.

Аналогичные изменения были внесены и в форму корректировочного счета-фактуры. Кроме того, закреплено, что в дополнительных строках корректировочного счета-фактуры можно указать дополнительную информацию.

Такая форма счета-фактуры применяется с 01.10.2017.

Скачать бланк счета-фактуры можно через систему КонсультантПлюс .

Счет-фактура в 2019 году

В течение 2018 года счет-фактура не менялся, а значит, и в 2019 году нужно применять форму, используемую с 01.10.2017.

УПД-2019

Рекомендованная ФНС форма УПД (Письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@) ни в 2017 году, ни в 2018 году не менялась.

В то же время, форма УПД является рекомендованной, а не обязательной к применению, и ФНС не запрещает вносить в форму универсального передаточного документа (УПД) дополнительные сведения. В том числе, реквизиты, которые добавили в бланк счета-фактуры в 2017 году (

Шестакова Е.В.,
генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент»,
кандидат юридических наук.
Специально для компании «Такском».

С 07.05.2016 года вступил в силу Приказ ФНС России от 24.03.2016. № ММВ-7-15/155@, который утверждает новый формат счета-фактуры и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнения работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру в электронной форме.

В период с 07.05.2016 года по 30.06.2017 года электронные счета-фактуры можно будет создавать как по старому формату (утв. Приказом ФНС от 04.03.15 № ММВ-7-6/93@), так и по новому (утв. Приказом ФНС России от 24.03.16 № ММВ-7-15/155@). Важно отметить, что до 1 июля 2017 года необходимо позаботиться о переходе на новый формат, если, конечно, в компании используются электронные документы, так как с этого времени выставить электронный счет-фактуру можно будет только по новому формату.

Чем отличается новый формат электронного документа?

В соответствии с Приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ устанавливается новый формат электронного документа, который может применяться с функцией:

• счета-фактуры на основании статьи 169 НК РФ;
• счета-фактуры с дополнительной информацией (счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг);
• первичного документа для оформления факта передачи товаров, работ, услуг.

В формат включены новые данные, которые позволяют облегчить работу налогоплательщику и избежать претензий налоговых органов:

• наименование физического лица, которому доверено принятие товаров (груза)
• расширенные сведения о лице, подписывающем файл обмена информации покупателя в электронной форме;
• дополнительные сведения об участниках факта хозяйственной жизни, основаниях и обстоятельствах его проведения.

Кроме того, расширены поля для описания адреса поставщика и покупателя.
Напомним, как форматы развивались. Сначала было принято письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры».
В дальнейшем ФНС России в письме от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@ помимо формы УКД и указаний по ее заполнению привела также рекомендации по внесению исправлений в универсальный передаточный документ (УПД), рекомендованный к использованию письмом ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ (приложение № 7 к письму ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@).

Электронный первичный документ применяется в следующих случаях:

• отгрузка товаров с транспортировкой или без нее;
• передача имущественных прав;
• оказание услуг;
• передача результатов выполненных работ;
• отгрузка товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом) комитенту (принципалу).

Новый формат первичного учетного документа будет фактически отличаться тем, что данный документ может состоять из нескольких файлов обмена и должен быть более удобен для пользователей. Но существуют и другие особенности использования нового формата электронного счета-фактуры.

Каковы особенности применения электронных счетов-фактур?

Документ в новом формате можно передать только через оператора электронного документооборота .

При этом, существуют следующие преимущества документа в новом формате: - электронный документ имеет три функции: счета-фактура, счета-фактуры с дополнительной информацией и первичного документа для оформления факта передачи товаров (работ, услуг). Это удобно, поскольку позволяет в соответствии с условиями договора направить контрагенту счет-фактуру с первичным документом (накладная, акт передачи товаров);

• электронный документ более удобен, чем документ на бумажном носителе, потому, что его можно быстрее и проще передать контрагенту;
• применение электронного документа является добровольным, то есть стороны могут самостоятельно решать применять его или нет;
• электронный формат могут применять как организации, так и индивидуальные предприниматели, которые являются плательщиками НДС;

Поскольку компании обычно хранят отдельно первичные документы и счета-фактуры, использование электронного формата позволяет организовать рациональное хранение и быстрый поиск документов. Участники электронного документооборота обеспечивают хранение документов, подписанных электронной подписью, составление и выставление которых предусмотрены порядком совместно с применявшимся для формирования электронной подписи указанных документов сертификатом ключа подписи в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур.

Учитывая изложенное, электронные счета-фактуры, выставленные в установленном порядке, хранятся налогоплательщиком в электронном виде без распечатки их на бумажном носителе (письмо ФНС России от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984@).

Как применять электронный счет-фактуру и первичные учетные документы в компании?

Согласно действующему бухгалтерскому и налоговому законодательству документы на бумажном носителе и сформированные в электронном виде равнозначны по своей юридической силе. Следовательно, возможно применение как бумажных, так и электронных документов, которые равнозначны.

Необходимо внести соответствующие положения в учетную политику для целей бухгалтерского и налогового учета. Однако стоит помнить, что все изменения в учетной политике принимаются, как правило, с начала года, но если в законодательство были внесены изменения, такие как принятие нового формата электронных документов, то возможно путем издания соответствующего приказа принять поправки в середине года.
Использование электронного документооборота необходимо согласовывать с контрагентом, чтобы не возникало проблем с передачей документов. Сделать это можно путём обмена приглашениями в сервисе по обмену документами оператора ЭДО. Но в любом случае возможность передачи документов в электронном виде целесообразно прописать в договоре, в нем же указать и перечень подтверждающих первичных документов.

Как подписывается новый формат?

В случае, когда новый формат используется только с функцией счета-фактуры, то он подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур.

Если же новый формат используется с функцией счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (работ, услуг), то он состоить из двух файлов:

• Файла обмена информации продавца, включающего в себя счет-фактуру и дополнительные сведения об экономических субъектах, участвующих в сделке, предмете сделки и иных существенных обстоятельствах сделки. Этот файл подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур и электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни, (например, усиленной неквалифицированной электронной подписью);
• Файла обмена информации покупателя, содержащего сведения принимающей стороны в отношении оформляемой сделки. Этот файл подписывается электронной подписью любого вида, отвечающей требованиям Федерального закона № 63-ФЗ. Если составление двустороннего документа, удостоверяющего передачу-приемку не требуется, то файл обмена информации покупателя может отсутствовать.

В третьем случае, когда счет-фактура с дополнительной информацией используется с функцией документа об отгрузке товаров (работ, услуг), то он включает:

• файл обмена для представления информации продавца (со сведениями передающей стороны об оформляемой сделке). Этот файл подписывается лицом, ответственным за оформление факта хозяйственной жизни со стороны продавца любой электронной подписью, отвечающей требованиям Федерального закона № 63 ФЗ.
• файл обмена информации покупателя, содержащий сведения принимающей стороны в отношении оформляемой сделки. Этот файл подписывается электронной подписью любого вида, отвечающей требованиям Федерального закона № 63-ФЗ. Если составление двустороннего документа, удостоверяющего передачу-приемку не требуется, то файл обмена информации покупателя может отсутствовать.

В заключение необходимо отметить, что новый формат электронного счета фактуры призван облегчить работу кампаниям. Устанавливается достаточно большой «переходный период» с 07.05.2016 по 30.06.2017, в котором налогоплательщики могут создавать электронные счета-фактуры как по формату, утвержденному Приказом ФНС России от 24 марта 2016 г. № ММВ-7-15/155@, так и по формату, утвержденному Приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ -7-6/93@

Обмен электронными счетами–фактурами с дополнительной информацией можно осуществлять через