Чтобы выдать деньги подотчет, нужно составить приказ. Посмотрите, как оформить приказ на выдачу подотчетных сумм в 2018 году, скачайте подробный образец, и узнайте, как еще можно оформить выдачу подотчетных сумм, а также как оформить выдачу денег сразу нескольким сотрудникам.

Приказ о подотчетных лицах в 2018 году

Выдать деньги под отчет в 2017 году компания может на основании одного из двух документов:

• Заявление сотрудника;
• Приказ (распоряжение) директора.

Важно! Фирма самостоятельно выбирает какой документ использовать. Это решение лучше закрепить в локальном акте. Можно остановится на обоих документах – но четко определить, когда и какой из них составляется.

Требования к приказу о выдаче денег в подотчет в 2018 установлены следующие:

Приказ можно оформить на фирменном бланке, но это исключительно на усмотрение компании. В законе такой обязанности нет.

Важно! Сотрудник должен в течение 3 рабочих дней отчитаться по выданным денежным средствам.

Посмотрите образец приказа о выдаче денег в подотчет (образец 2018).

Приказ на выдачу подотчетных сумм: образец 2018 года для командировки

Чтобы выдать деньги в подотчет в 2018 году, необязательно составлять отдельный документ. Фирма может упростить документооборот, включая информацию о выдаче денежных средств в подотчет в другие приказы. Например, информацию о подотчете можно указать в приказе о командировке, указав это после данных о поездке.

Посмотрите ниже образец приказа о направлении в командировку и о выдаче денег в подотчет в 2018 году.

Когда использовать заявление на выдачу денег в подотчет

Компания сама вправе решить использовать ли заявление на выдачу денег в подотчет или нет. Заявление удобно использовать в случаях, если требуется выдать определенную сумму денег на определенную цель, например, покупка офисной техники.

Требования к заявлению те же, что и к приказу:

1. Должна быть указана выдаваемая сумма;
2. Должен быть указан срок, на который выдаются деньги;
3. Руководитель фирмы должен заверить документ подписью.

Посмотрите ниже образец заявления на выдачу денежных средств.

Приказ о подотчетных лицах: один на всех физлиц

Компания вправе оформить приказ о подотчетных лицах в 2018 году, указав там сразу несколько сотрудников. Об этом праве ЦБ РФ впервые указал в своем письме Письмо ЦБ РФ от 13.10.17 № 29-1-1-ОЭ/24158 .

Если фирма решит составить такой единый приказ на подотчетных лиц, то имейте ввиду следующие обязательные моменты:

1. Укажите ФИО сотрудников, которым выдаются деньги;
2. Выдаваемые сумму и срок, на который выдаются эти деньги нужно указать для каждого сотрудника отдельно.

Почему это нужно обязательно сделать? Кассир будет оформлять расходный кассовый ордер на каждого сотрудника отдельно, поэтому он должен видеть, какую сумму кому выдавать.

Авансовый отчет каждый сотрудник будет составлять самостоятельно, поэтому в приказе должен быть установлен четкий срок для каждого работника, чтобы не было нарушения 3-х дневного срока.

Посмотрите образец приказа на подотчетных лиц в 2018 году.

Приказ на выдачу подотчетных сумм на зарплатные карты: образец в 2018 году

Не все фирмы имеют и ведут кассу. В этом случае можно выдавать деньги в подотчет на зарплатные карты сотрудникам. Но этот момент необходимо закрепить в локальном акте фирмы, например, в учетной политики. Достаточно включить следующую фразу «Подотчетные суммы компания выдает либо через кассу, либо перечисляет на зарплатные карты сотрудников»

При этом безопаснее составить аналогичный приказ на выдачу в подотчет или заявление сотрудника с визой директора. Если этого не сделать, то есть риск, что налоговики и банк могут решить, что это не подотчетные, а другие доходы, и потребовать с них НДФЛ.

Образец приказа на выдачу денег в подотчет на зарплатные карты в 2018 году смотрите ниже.

Приказ о выдаче в подотчет руководителю

Чтобы выдать денежные средства подотчет генеральному директору, ему необходимо составить заявление (приказ в данном случае не подходит).

При этом заявление директора будет отличаться от заявления рядового сотрудника:

• Директор составляет заявление на имя компании, а не на имя директора;
• Вместо фразы «прошу выдать» следует указать «необходимо выдать»;
• В конце директор ставит свою подпись, которая одновременно и разрешает выдать деньги под отчет.

Образец заявления на возмещение расходов в 2018 году

Если сотрудник потратил собственные денежные средства на цели фирмы, то компания должна ему эти деньги возместить. В данном случае сотрудник должен составит заявление, которое будет являться основанием для компенсации расходов работника. При этом, указывать, что это суммы являются подотчетными уже не надо, потому что эта выдача денег уже не будет являться подотчетом.

Посмотрите образец заявления на компенсацию расходов сотрудника в 2018 году.

Ответственность за отсутствие приказа или заявления

Прямой нормы, по которой компания могут привлечь к ответственности за отсутствие приказа на выдачу подотчет нет. Налоговики могут попытаться наложить штраф в размере 50 тыс. руб. по ст. 15.1 КоАП РФ, как за нарушение работы с наличными денежными средствами.

Однако, по мнению суда отсутствие заявление или приказа это нарушение порядка выдачи наличных денежных средств, а не нарушение порядка ведения кассовых операций. А за это нет штрафов (см., например, постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 18.03.2014 № А03-14372/2013).

Как производится выдача денежных средств в подотчет? По какой форме подавать заявку на выдачу денежных средств? По какой форме издавать приказ о выдаче денег? В какие сроки нужно уложиться? Какие изменения в этой части действуют с 2019 года? Давайте разберем актуальный порядок выдачи денежных средств подотчет.

Кому можно выдавать деньги на нужны бизнеса

Работодатели обязаны организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Вы можете найти такое требование в части 1 статьи 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить генеральный директор компании. Он может издать приказ со списком лиц, которые вправе получать денежные средства. Вот образец такого приказа, по которому может производиться выдача денежных средств под отчет:

В целях соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п.п. 5 и 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Следовательно, под отчет деньги можно выдать, в том числе, подрядчику. Они могут ему потребоваться, к примеру, для приобретения материалов для выполнения работ по гражданско-правовому договору. Такую сумму под отчет можно выдать ему, например, из кассы.

Подотчетные суммы можно перечислить на банковскую карту подотчетного лица, в т.ч. на зарплатную (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Составление приказа о подотчетных лицах является обязательным, в случае, если на предприятии есть сотрудники, которые наделены правом пользоваться выданными из кассы наличными средствами для достижения каких-либо служебных целей.

ФАЙЛЫ

Кого называют подотчётными лицами?

• секретари, которые получают из кассы деньги на приобретение канцтоваров, материалов для оргтехники и прочего офисного оборудования,
• завхозы, которым деньги выдаются для покупки бытовых или хозяйственных принадлежностей. Также к подотчетным лицам относятся специалисты, часто бывающие в командировках, им авансом под отчет выдаются средства для оплаты билетов, гостиниц, представительских расходов и т.п.,
• водители, получающие «наличку» для оплаты бензина и прочих топливных жидкостей, запчастей тоже имеют статус подотчетных,
• бухгалтеры и кассиры предприятий.

Отдельно можно выделить сотрудников филиалов и структурных подразделений, не имеющих самостоятельного баланса и получающих деньги на осуществление хозяйственных и иных расходов из основной кассы предприятия.

Понятие подотчетных денег

Любые средства, выдаваемые бухгалтером или кассиром компании кому-либо из сотрудников авансом (т.е. заранее) для оплаты любых нужд, связанных с деятельностью предприятия называются подотчетными .

Закон не устанавливает границ выдаваемых под отчет сумм, поэтому они определяются на каждом предприятии в индивидуальном порядке, в зависимости от существующих возможностей и потребностей.

При этом все расходы, производимые в виде подотчета, должны быть экономически обоснованы и вызваны реальной необходимостью.

Порядок выдачи средств под отчет

1. Первым делом на предприятии определяется список сотрудников, которые по служебной надобности могут брать наличные средства из кассы на регулярной основе.
2. Далее издается соответствующий приказ, в котором помимо перечня работников, прописываются условия пользования подотчетными средствами.
3. После этого на основе данного документа упомянутые в приказе работники могут получать необходимые суммы без дополнительных распоряжений со стороны руководства.

Однако размер выдаваемых таким образом финансов не может превышать лимитов, указанных в приказе. Кроме того, работник должен обязательно отчитываться о своих тратах в период, также прописанный в документе.

Если после траты выделенной под отчет суммы образовался какой-то остаток, его необходимо вернуть в кассу, если же, напротив, работнику пришлось доплатить на нужды предприятия из своих, бухгалтер обязан возместить эти расходы. При этом все траты должны быть подтверждены документально.

Следует отметить, что работники, не упомянутые в приказе в качестве подотчетных лиц, также могут получать из кассы наличность для выполнения задач, поставленных работодателем, но только при условии, что предварительно на это будет составлен отдельный приказ директора фирмы.

Кто должен составлять приказ о подотчетных лицах

Непосредственно составлением приказа может заниматься любой работник, обладающий необходимыми знаниями и навыками: юрисконсульт, кадровик, секретарь. При этом документ обязательно должен быть передан на подпись директору компании, поскольку без его автографа он не будет считаться действительным.

Можно ли обойтись без приказа

Наличие приказа о подотчетных лицах не носит строго обязательного характера , тем не менее, если на предприятии используется практика передачи средств сотрудникам под отчет (а без этого деятельность любой организации практически нереальна) лучше запастись этим документом. Иначе в результате внезапной проверки налоговой службой или трудовой инспекцией, не исключены санкции со стороны контролирующих структур в виде штрафа, который может быть наложен как на само юридическое лицо, так и на его руководителя.

На сегодня приказ о подотчетных лицах не имеет единого стандартного образца, обязательного к применению, так что организации и предприятия имеют полное право писать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри фирмы и утвержденному в ее учетной политике. При этом как любой другой распорядительный документ, он должен включать в себя ряд определенных данных, в частности:

• номер и дату составления;
• наименование компании;
• полный перечень подотчетных лиц с указанием их должностей, ФИО;
• максимально допустимые к выдаче под отчет суммы;
• цели и сроки, на которые можно выдавать деньги.

Как оформить приказ

С точки зрения оформления приказ также достаточно вариативен: его можно создавать в рукописном формате или печатать на компьютере, используя стандартный лист А4 (или даже А5) формата или фирменный бланк компании.
При этом приказ обязательно должен быть удостоверен автографом руководителя фирмы или иного лица, уполномоченного на визирование подобного рода документов.

Кроме того, под приказом должны оставить свои подписи и все, кто в нем упомянут: сами подотчетные сотрудники, а также работники, ответственные за выполнение приказа – этим они свидетельствуют о том, что ознакомлены и согласны с документом.

Заверять приказ печатью необязательно, т.к. с 2016 года норма по использованию юридическими лицами печатей и штампов перестала быть требованием со стороны закона.

Приказ обычно пишется в единственном экземпляре и в период действия содержится вместе с другими нормативно-правовыми и распорядительными бумагами предприятия. После того, как актуальность приказа будет утрачена, он передается на хранение в архив, где лежит до истечения законодательно установленного периода, затем его, вместе с другими устаревшими документами, можно отправить .

Выдача денег подотчет начинается с оформления и проставления на нем разрешительной визы директора (лица, уполномоченного директором принимать решения о расходовании денег из кассы). В заявлении указываются сумма и срок, на который должны быть выданы наличные. Оформлять такие заявления необходимо для соблюдения порядка ведения кассовых операций.

Но когда деньги из кассы должен получить подотчет сам директор, он вместо заявления на выдачу в подотчет издает распоряжение о выдаче ему денег из кассы (так как он не может написать заявление самому себе). Распоряжение полностью заменяет заявление, поскольку содержит все обязательные данные: кому, сколько и на какой срок должны быть выданы наличные, подпись руководителя и дату.

Оформление распоряжения о выдаче денег подотчет директору

Все поля, включая даты и суммы, могут быть заполнены на компьютере до распечатки распоряжения. После директор просто его подпишет. Подписи главбуха (бухгалтера) или кассира на распоряжении не нужны.

Приказ о подотчетных лицах - образец 2018-2019 годов представлен далее - оформляется, как правило, бухгалтерской службой и утверждается руководителем предприятия. Как составить такой приказ и что в нем отобразить?

Как составить приказ о назначении подотчетных лиц образца 2018-2019 годов

Приказ о назначении подотчетных лиц - образец такого документа разрабатывается на каждом предприятии. Этот приказ является локальным нормативным документом, в котором утверждается список сотрудников, обладающих правом получать средства авансом для произведения целевых платежей для нужд компании. Данный документ в обязательном порядке утверждается руководителем компании.

Кроме перечня лиц, которым выдаются деньги под отчет, приказ о подотчетных лицах - образец его оформления будет представлен ниже - содержит информацию о предельных суммах выдаваемых авансом средств для обеспечения нужд предприятия, а также максимальных сроках, на которые средства выдаются. При этом указанные сроки предоставления авансовых отчетов не должны превышать нормативных.

Подробнее об отчетах читайте в нашей статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете» .

Среди подотчетных лиц могут быть указаны любые работники фирмы, которым в служебных целях выдаются средства на организационные, представительские или хозяйственные нужды предприятия. Среди обязанностей подотчетных лиц указывается не только произведение трат по целевому назначению, но и своевременное предоставление в бухгалтерию письменного отчета с подложенными подтверждающими документами, а также возврат в кассу неиспользованных средств.

Локальный акт — приказ о подотчетных лицах — должен содержать следующие реквизиты:

• в шапке — наименование компании;
• дату (даты) составления/утверждения документа;
• список физлиц с указанием Ф. И. О. и занимаемой должности, которым могут быть доверены средства под отчет;
• информацию о предельных суммах и целевом назначении средств, выдаваемых под отчет, а также сроки предоставления отчета (возврата неиспользованных средств);
• Ф. И. О. и подпись руководителя;
• Ф. И. О. и подпись должностного лица, ответственного за выдачу подотчетных средств.

Расположение реквизитов при этом должно быть следующим:

О сроках подотчета

Приказ о подотчетных лицах образца 2018-2019 годов должен содержать указание о предельном сроке, на который могут выдаваться деньги под отчет. Дело в том, что в соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У срок, на который выдаются деньги под отчет, ничем не регламентируется, кроме распоряжения руководителя предприятия (путем издания упомянутого выше приказа).

Однако существуют нормативные ограничения по конечной дате сдачи отчета — не позднее трех дней после завершения срока, на который были выданы средства под отчет. Кроме того, по указанию № 3210-У с 19.08.2017 действует правило, что вновь под отчет могут быть выданы средства, даже если подотчетное лицо не отчиталось по предыдущей выданной авансом сумме.

О других нововведениях в расчетах с подотчетными лицами читайте .

Где скачать образец приказа о подотчетных лицах, применяемого в 2018-2019 годах

В связи с тем, что в приказе должно быть указано достаточно много информации, которая сыграет важную роль при бухгалтерском учете средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами, необходимо составить данный документ максимально правильно. Форма такого приказа не является унифицированной и никаким госорганом не утверждена.

Об оформлении операций по кассе читайте в нашей статье «Нюансы документального оформления кассовых операций» .

Поэтому, имея перед глазами заполненный образец этого локального акта, бухгалтерам будет проще разработать собственный документ. Заполненный образец приказа о подотчетных лицах вы сможете скачать на нашем сайте.

Итоги

Каждое предприятие (ИП) в обязательном порядке должно утвердить приказ о подотчетных лицах, чтобы иметь возможность выделять средства своим сотрудникам под отчет для произведения закупок для нужд предприятия. В указанном приказе, кроме перечня ответственных лиц, должна быть отображена информация о граничном сроке выдаваемых под отчет средств и их предельной сумме.