Акт приема на хранение материальных ценностей. Акт передачи материальных ценностей: образец

Акт приема-передачи – документ, который оформляется при передаче различных активов и вещей. Он подтверждает нормальное состояние товара, его целостность, отсутствие брака. В документе фиксируется покупная стоимость и прочие показатели (марка, номер и прочее).

Когда составляется акт приема-передачи?

Акт необходим при приеме продукции одним лицом и передаче ее другому лицу. Документ сопровождает практически любые операции, связанные с приемом-передачей. К примеру, акт нужен при наличии этих обстоятельств:

• Товар передается от продавца покупателю. Документ подтверждает, что объект точно получен потребителем.
• Продукция направляется на склад. В этих условиях нужно оформить акт в 3 экземплярах, на всех участников операции. Акт дополняется соглашением о хранении ценностей.
• Ценности направляются на ответственное хранение. В этом случает акт также требуется дополнить договором об ответственном хранении.

В большинстве случаев акт оформляется при продаже продукции. Но потребность в нем возникает и при внутренних перемещениях ценностей. К примеру, при помещении объекта на склад.

Что содержится в акте приема-передачи?

Форма акта не установлена. Точное содержание документа определяется конкретной ситуацией. Однако, при любых обстоятельствах, в акте должны присутствовать обязательные реквизиты:

• Предмет операции, его наименование.
• Характеристики этого предмета: артикул, номер, марка.
• Лицо, которое передает объект.
• Лицо, которое принимает объект.
• Название компании, которая передает предмет.
• Дата оформления акта.
• Ссылка на документ, дополнением которого является акт (к примеру, договор о купле-продаже).
• Стоимость предмета.
• Количество экземпляров актов.

Если у принимающего лица есть претензии относительно качества передаваемого предмета, эти претензии также необходимо зафиксировать в акте. Иногда в документе фиксируется место передачи объекта. Если одной из сторон сделки является ФЛ, необходимо зафиксировать ФИО лица, паспортные данные, адрес.

Акт может составляться и на отдельное изделие, и на комплекс товаров. Но если это совокупность продукции, нужно обязательно указать это в акте.

ВАЖНО! Если принимающая сторона ставит подпись на акт, тем самым она подтверждает отсутствие претензий относительно качества товара. А потому, перед проставлением подписи, покупатель должен проверить продукцию на наличие дефектов.

ВНИМАНИЕ! Акт является бумагой с юридической силой. Он ограничивает требования сторон друг к другу. К примеру, подписанный покупателем акт обозначает, что покупатель претензий не имеет. Если между участниками сделки возникнут разногласия, документ поможет отстоять свои интересы в суде.

Дополнительные особенности

Акт будет иметь юридическую силу только при одновременном исполнении этих условий:

• Акт является приложением к основному соглашению. Он не является самостоятельным документом. Если нет основного документа, то и акт утрачивает свою силу. В нем обязательно должна стоять ссылка на какой-либо договор. К примеру, на договор купли-продажи.
• Документ должен быть заверен подписью и печатью сотрудника с соответствующими полномочиями.
• Акт оформляется в 2 экземплярах (минимум). Каждый из экземпляров передается участникам сделки.

То есть, акт – это не самостоятельный документ. Однако он должен быть оформлен в соответствии со стандартными требованиями: печати, подписи, обязательные реквизиты.

Какие документы могут заменять акт приема-передачи?

Акт приема-передачи фиксируют эти положения:

• Наличие соглашения сторон.
• Права и обязанности участников.
• Порядок досудебного регулирования.

То есть, документ, заменяющий акт, должен содержать те же сведения. Аналогичные функции выполняет товарная накладная. В ней также содержится информация об участниках сделки, о товаре. Там же фиксируются даты.

То есть, при передаче товара может использоваться или акт, или накладная. Однако, в некоторых случаях, составлять нужно именно акт. Требуется он тогда, когда необходимо зафиксировать претензии потребителя или их отсутствие. К примеру, он нужен при передаче дорогостоящего оборудования.

Материальные ценности – основной и важный актив компании. Очень важно организовать в компании четкий контроль за ТМЦ: обеспечивается это прежде всего оформлением документов. Например, составляется акт приема передачи материальных ценностей. Давайте разберемся подробно, кто, когда и при каких обстоятельствах должен составлять акт, есть ли унифицированная форма акта и что грозит работодателю при его отсутствии.

Бланк акта приема-передачи материальных ценностей

Унифицированная форма бланка законодательством не утверждена. Поэтому компании придется разработать бланк самостоятельно. Не стоит забывать, что законодательством установлены обязательные реквизиты, которые должны быть включены в первичный документ. Таким образом, бланк акта приема-передачи материальных ценностей (и другие документы) согласно федеральному закону должны содержать следующие реквизиты:

• название документа;
• дату, когда бланк был заполнен;
• наименование компании, которая составила этот документ;
• содержание, суть факта хозяйственной жизни;
• величину, в которой измеряется факт хозяйственной жизни в натуральном или денежном выражении (обязательно указав единицу измерения);
• акт приема передачи материальных ценностей должен содержать указание должностей лиц, между которыми была совершена сделка, гражданина, который несет ответственность за ее оформление, или же наименование должности гражданина или нескольких граждан, ответственных только за оформление свершившегося события;
• личные подписи всех ответственных лиц с расшифровкой (указанием их фамилий и инициалов или иных реквизитов, которые позволяют установить личности данных лиц).

Как пример акта приема передачи материальных ценностей, можно использовать, например, акт о приеме-передаче ценностей на хранение по форме №МХ-1 или иные документы. Унифицированные формы можно дополнить нужными реквизитами или удалить ненужные. Разработанную форму акта необходимо закрепить в учетной политике компании .

Акт приема передачи материальных ценностей при увольнении

Материально ответственные лица в компании могут меняться или отсутствовать по разным причинам. Необходимо помнить, что само понятие «материальная ответственность работника перед работодателем» обозначает его обязанность возместить работодателю реальный причиненный ущерб. Безусловно, работника можно привлечь к ответственности, но, как правило, работники несут ограниченную ответственность (в пределах среднего месячного заработка).

Поэтому передача ТМЦ при смене МОЛ (материально ответственного лица) обязательно сопровождается проведением инвентаризации – то есть определения реального состояния и количества передаваемых под ответственность другого работника материальных ценностей. Это происходит и в случае увольнения ответственного работника, и в случае его ухода в отпуск. Передача ТМЦ материально ответственному лицу при инвентаризации происходит при участии «старого» ответственного работника и «нового» – того, кто будет его замещать.

Обязанность проведения инвентаризации в таких случаях не зависит от применяемой системы налогообложения. Если правильно не оформить прием-передачу товарно-материальных ценностей, акт о материальной ответственности работника (образец вы найдете в конце статьи), у работодателя в случае причинения ущерба имуществу или его пропажи возникнут трудности с определением виновного лица. Да, договор о полной материальной ответственности действует и во время отпуска работника, ответственность за ценности продолжает оставаться на нем. Передача основных средств от одного МОЛ другому должна быть оформлена корректно, и это не только в интересах работодателя, но и в интересах работника: если что-то произойдет в период отпуска работника – он сможет доказать свое отсутствие и непричастность к пропаже. В таком случае работодателю очень сложно будет найти и доказать причастность действительно виновного лица.

Работодателю необходимо помнить, что для того, чтобы заключить с работником договор о полной материальной ответственности, должность работника должна содержаться в специальном закрытом перечне, утвержденном специальным постановлением Минтруда от 31.12.2002 №85. Если должность работника не указана в перечне, то заключить с ним договор о полной материальной ответственности нельзя.

Акт материальной ответственности (бланк), которым будет оформляться передача ценностей от одного работника к другому работнику, можно оформить напрямую между материально ответственными лицами. Для разработки такого документа можно взять за основу, например, унифицированную форму №ОП-18.

Передаваться товарно-материальные ценности от одного к другому ответственному лицу могут и с помощью еще одной стороны – непосредственно компании -работодателя, которая выступает в данном случае как посредник: компания принимает ценности от «старого» ответственного лица обратно и затем отдает их «новому» под ответственность. В таком случае акт, которым оформляется передача материальных ценностей, оформляется минимум в двух экземплярах (один для работодателя и один для работника) и будет подтверждать передачу имущества компании и отсутствие имущественных претензий к работнику, который увольняется, со стороны компании-работодателя. После этого, для того чтобы передать имущество в «ведение» нового МОЛ, оформляются 2 экземпляра акта на передачу ценностей новому материально ответственному лицу.

Акт приема-передачи материальных ценностей – это документ (справка), который подтверждает передачу (переход) какого-либо ценного имущества составленного описью по факту другому лицу (фирме, предприятию и т.п.). Этот документ может быть дополнен иными справками и документами, которые будут закреплять права сторон или определять условия участников соглашения.

Зачем нужен акт передачи ТМЦ?

Этот правовой документ является необходимым и составляется для точной фиксации перехода передаваемого имущества и ценностей, прав и обязанностей участников.Его составляют при полной или частичной сдаче и переходе материальных (товарно-материальных) ценностей от одного лица к иному.

Делается это в связи со сменой ответственного лица, с обязательным разъяснением его количества, стоимости и наименования. Он может быть необходимым в случае продажи, аренды, залога.Каждая организация может изменять порядок, форму и характер бланка в соответствии с необходимыми условиями.

Его составляют при полной или частичной сдаче и переходе материальных (товарно-материальных) ценностей от одного лица к иному. Делается это в связи со сменой ответственного лица, с обязательным разъяснением его количества, стоимости и наименования.

Он может быть необходимым в случае продажи, аренды, залога.

Каждая организация может изменять порядок, форму и характер бланка в соответствии с необходимыми условиями.

Основные пункты, которые должен содержать документ о приеме–передаче материальных ценностей:

• название — заголовок;
• полная дата составления, хранения, утверждения;
• порядковый номер документа;
• место его оформления;
• подробные полные реквизиты сторон с наименованиями;
• ФИО ответственного за составление и получателя которому передается МЦ (материальная ценность), а также сведения о сдающем лице;
• полный идентификационный перечень с полными данными, единицами измерения, наименованиями, количеством и стоимостью передаваемых на хранение МЦ;
• список дополнительной документации;
• условия хранения материальных ценностей;
• подписи всех участвующих сторон.

Составленный акт должен быть подписан минимум в двух экземплярах, заверен печатью. Один экземпляр передается для того кто принимает, а второй остается у сдающего. Во избежание различных проблем недоразумений рекомендуется делать копии всех документов.

Правила составления акта ТМЦ

В основном акт приема передачи материальных ценностей производится внутри предприятия или компании при смене ответственных лиц или передаче товара.

Документ должен быть составлен по всем правилам на бланке учета разработанного Госкомстатом. Эта форма может изменяться и редактироваться с учетом потребностей каждого лица и компании. Чаще всего используется стандартный бланк.

Заполнять графы необходимо последовательно, подробно и четко вписывая все необходимое позиции.

Порядок заполнения:

• в верхнем левом углу прописывается город в котором был составлен акт;
• в правом верхнем углу ставится дата составления. Она состоит из числа, месяца и года;
• ставится порядковый номер;
• далее в шапку документа вписывается наименование передающей организации и вся полная информация о том кто принимает;
• заполняется соответствующая таблица, которая состоит из нескольких граф (1–порядковый номер, 2– полное наименование, 3–код товара, 4– общее передаваемое количество товара, 5– цена за одну штуку, 6–общая сумма относительно количества передаваемых ценностей);
• далее, необходимо подробно заполнить реквизиты участников. Обычно, с левой стороны – все данные о том кто сдал, а с правой о том кто получил. Вся информация прописывается четко и разборчиво, желательно, ставится печать;
• внизу ставится печать и роспись ответственного лица (это может быть предприятие, на котором происходит передача ценностей).

Некоторые нюансы, которые необходимо учесть при заполнении

1. Любая из сторон может внести в специальные графы замечания относительно передаваемого материального имущества.
2. Следует учесть, что при изменении формы акта приема-передачи материальных ценностей нельзя изменять реквизиты и правила, установленные Госкомстатом.
3. В документе обязательно должны стоять две подписи принимающей и передающей стороны.
4. Все имеющиеся недочеты должны быть указаны и точно сформулированы.
5. При передаче материальных ценностей в неисправном состояние, либо с дефектами необходимо наличие строки, в которой прописывается, что получатель не имеет претензий.
6. Ценные товары или вещи должны иметь четкое и подробное описание с указанием кода.

Зачем нужны такие акты?

1. Акт приема передачи материальных ценностей снижает риски при возникновении судебных споров.
2. Четко формулирует, в каком состоянии необходимо вернуть товар если это договор аренды.
3. Подтверждает и уточняет право собственности.
4. Упрощает процесс учета.
5. Дает компании уверенность в надежной сохранности материальных ценностей.
6. Составление таких документов на больших предприятиях структурирует его работу и помогает установить момент использования материальных ценностей, ответственное лицо.
7. Страхует предприятие от несанкционированного использования материальных ценностей.

Данный акт не является обязательной формой, и любое предприятие может изменить его в соответствии с внутренними правилами, не изменяются только основные пункты.

Что можно изменять и другие некоторые нюансы

Если происходит передача ценных вещей или бумаг на хранение, то используется акт формы МХ–1.

Что можно изменить в форме МХ – 1:

• ширину строки;
• внести добавочные разъяснительные столбцы;
• дополнить необходимыми строками;
• подшить дополнительные страницы.

Акт приема передачи МЦ – это своеобразное соглашение и в нем можно прописывать, что материальные ценность передаются за определенную плату. Если наименование одно, то таблица не обязательна. Номер документа проставляется в обязательном порядке и может быть вставлен в договор. Грамотное составление и оформление данного документа – справки может стать основным доказательством ущерба. Данный акт не дает права на присвоение и личное пользование переданными ценностями.

Принимающая сторона берет на себя ответственность за их сохранность и несет материальную ответственность. В некоторых случаях заключается дополнительное соглашение, где указывается срок действия МЦ и после истечения его срока действия должно осуществляться переоформление.

Вконтакте