1с документооборот без вопросов версия 2.0. Автоматическая установка связей

31 мая Встречайте новую редакцию "1С:Документооборота" 2.1!

В программе появилось много возможностей для удобной работы с задачами, проектами, документами, электронной почтой, календарем, бронированием, мероприятиями:

• Значительно упрощены настройки и администрирование прав доступа,
• Ускорен расчет прав при изменении настроек (в некоторых случаях зафиксировано десятикратное ускорение).
• Представлена экспериментальная возможность управления проектами по контрольным точкам,
• Теперь можно автоматически выполнять или перенаправлять задачи при наступлении определенного условия,
• Изменился порядок расчета сроков выполнения процессов,
• Появилась возможность создавать заметки, получать уведомления по SMS, вести учет переходящих дел, отзывать и перенаправлять письма, "перетаскивать" вложенные файлы из письма, автоматически очищать папки писем и многое другое.

• Эскалация задач – автоматическое выполнение или перенаправление задачи при наступлении определенного условия.
• Упрощение настройки и администрирования прав доступа.
• Ускорение расчета прав при изменении настроек (в некоторых случаях зафиксировано десятикратное ускорение).
• Ускорение ключевых операций работы пользователей.
• Обязательные условия выполнения задач.
• Новый расчет сроков выполнения процессов.
• Учет переходящих из года в год дел.
• Управление проектами по контрольным точкам (экспериментальная возможность).
• Новые способы доставки уведомлений: по SMS, всплывающим окном.
• Учет товаров и услуг, настройка их автоматического заполнения.
• Заметки.
• Учет НДС в сумме документа.
• Рабочий стол руководителя, адаптированный для работы на планшете.
• Рабочее место "Задачи по проектам".
• Ряд возможностей для повышения удобства работы с мероприятиями.
• Настройка вида и шаблона документа в одном окне.
• Добавление изображений через буфер обмена во всех основных формах со списком файлов.
• Доработан интерфейс работы с задачами.
• Возможность создавать внутренние документы без привязки к конкретной организации.
• Наименование документа по шаблону.
• Просмотр всех документов по контрагенту.
• Отчеты "Всё по контрагенту" и "Лента контрагента".
• Поддержка редактирования файлов одним и тем же пользователем с разных компьютеров.
• Шаблоны текстов для наименования и описания процессов и задач.
• Переименование корреспондентов в контрагентов.
• Хозяйственное и техническое обеспечение при бронировании.
• Проверка вместимости помещений при бронировании.
• Автоматическое ведение записей календаря по мероприятиям и отсутствиям.
• Рабочие группы.
• Автоматическое создание связей в интегрированном прикладном решении.
• Новые возможности встроенной почты:
  • Синхронизация отправленных писем по IMAP.
  • Добавление получателей списком.
  • Отзыв писем.
  • Повышение удобства форматирования HTML-писем.
  • Перенаправление писем.
  • Пересылка писем предыдущему адресату.
  • Пересылка с копией автору.
  • Вложенные письма.
  • Шаблоны писем.
  • Ограничение для подбора адресатов исходящего письма.
  • Оповещение о новых письмах.
  • Групповая отправка исходящих писем.
  • «Перетаскивание» вложенных файлов из письма.
  • Сортировка вложенных файлов письма.
  • Сортировка адресатов письма.
  • Сохранение HTML-писем на диск.
  • Обновление подсказки к фотографии адресата.
  • Автоматическая очистка папок писем.
  • Групповая обработка писем в папке.
  • Отображение способа адресации.
  • Отчеты «Динамика входящих писем» и «Динамика исходящих писем».
  • Бизнес-событие «Получение входящего письма».
• Отчет "Проверка целостности тома".

С 6 мая 2015 года программные продукты из линейки « » комплектуются новой редакцией 2.0. Обновленная конфигурация поддерживает современный интерфейс «Такси», имеет существенно расширенный функционал и значительно улучшенный пользовательский интерфейс.

В процессе усовершенствования конфигурации «Документооборота» специалисты компании «1С» переработали более 1000 форм и оптимизировали логику работы системы в целом. Изменения коснулись всех подсистем. Современный интерфейс «Такси» позволяет контролировать и вести документооборот и делопроизводство максимально эффективно благодаря его эргономичности (рабочее пространство увеличилось, шрифт стал крупнее, навигация улучшилась, поиск стал более удобным, оптимизирован набор кнопок и виджетов и т. д).

Мнение специалиста:
«Документооборот» наконец перешагнул рубеж второй редакции. И это по-настоящему большой скачок вперёд. Система следует современным тенденциям как в области пользовательского интерфейса (переход к «простоте» и «мобильности»), так и в области систем электронного документооборота, что, я надеюсь, будет по достоинству оценено нашими клиентами. Новая редакция «Документооборота» — это больше чем СЭД в классическом понимании. Благодаря ней компании получают возможность автоматизировать «смежные» области: управление проектами, корпоративную почту, организацию внутренних мероприятий и коммуникаций«.
Виктор Ерохин, руководитель проектов, Первый БИТ офис «Спортивная»

Изменения в «Документообороте 2.0» коснулись следующих блоков:

Фирма "1С" извещает о выходе новой редакции 2.0 системы 1С:Документооборот. Версия 2.0.3.5 представляет новый современный интерфейс Такси, новые функциональные возможности системы, новые механизмы, ускорение быстродействия и многое другое. Новые возможности интерфейса стали основой для глубокой переработки конфигурации с точки зрения юзабилити: усовершенствовано более 1000 форм, частично изменена логика работы программы, добавлены новые функции и подсистемы.

Интерфейс

• Основные характеристики нового интерфейса "Такси":
  • крупный шрифт;
  • увеличенное рабочее пространство;
  • новая система навигации: панель инструментов, панель открытых окон, меню разделов;
  • доступ к полнотекстовому поиску, избранному, меню функций и истории из любого окна;
  • удобный поиск в списках, управление поиском;
  • возможность добавить в избранное как объекты (документы, элементы справочников и пр.), так и команды.
• Оптимизирован состав колонок, кнопок, команд и отборов большинства форм.
• Новая область просмотра в большинстве списков и форм.
• Команда "Показать в списке" для файлов, писем и документов открывает папку или список, в которой расположен данный объект.
• Большинство иконок списков оформлены гиперссылками, которые ведут в соответствующие окна.
• Доработан интерфейс и расширены возможности окна "Текущие дела", которое представляет собой двенадцать настраиваемых виджетов.

Документы и файлы

• Все документы, над которыми работает текущий пользователь, теперь отображаются в списке "Мои документы".
• В списке внутренних документов появился отбор по папке.
• В списках документов появился отбор по категориям.
• По умолчанию помеченные на удаление документы больше не выводятся в списках. Для их просмотра предусмотрена отдельная команда.
• При создании файлов отображается список недавно использованных шаблонов.
• При завершении работы программы или закрытии карточки документа можно закончить редактирование всех занятых файлов "в один клик".

Процессы и задачи

• Появились шаблоны резолюций, с помощью которых руководитель может выполнить задачу рассмотрения "в один клик".
• В список "Все задачи" добавлен отбор по "Точке маршрута".
• Список "Мои задачи" разделен на два списка: "Задачи мне" и "Задачи от меня".
• По умолчанию в карточке задачи отображается только основная информация, необходимая для ее выполнения. Для просмотра дополнительной информации предусмотрена команда "Подробнее о задаче".
• В списке процессов добавлен отбор по состоянию.
• Теперь фактическую дату выполнения задачи можно поменять после выполнения задачи.
• В иерархии процессов по предмету видны все процессы, каким-либо образом связанные с процессами по предмету.
• В списке шаблонов процессов появилась область просмотра и сведения о количестве видов документов, которым назначен шаблон, и количестве запущенных по нему процессов.

Встроенная почта

• Единая адресная книга, объединяющая сотрудников, корреспондентов, роли, группы рассылки в одном удобном окне.
• Список писем можно просматривать в компактном режиме.
• Можно установить персональные параметры писем - шрифт, размер, начертание и масштаб. Это можно сделать как на время одного сеанса работы, так и для всех входящих писем.
• При изменении формата письма гиперссылки автоматически помещаются в тело письма, уровень цитирования сохраняется.
• Гиперссылки можно копировать из контекстного меню карточки письма или области просмотра списка писем.
• Права на письма определяются только правами папки, в которой они хранятся.

Проекты

• Для группировки проектов используются папки. Это значительно расширило возможности настройки прав проектов.
• В список проектов добавлен быстрый отбор по папке.
• Усовершенствован план проекта: новая область просмотра, быстрый отбор по состоянию проектных задач, в списке проектных задач можно указать несколько предшественников и несколько исполнителей, указать предшественника проектной задачи можно как вручную, так и автоматически и др.
• В плане проекта отображаются активные задачи, запущенные по проектной задаче.
• Расширены возможности редактирования плана проекта в списке. При редактировании в списке можно указать несколько предшественников и несколько исполнителей.
• В окне выбора проекта можно отобрать только проекты текущего пользователя.

Совместная работа

• Появилась возможность вести учет отсутствий сотрудников.
• Добавлена возможность бронирования помещений.
• В календаре появились новые функции: можно перетаскивать записи по календарю, менять длительность событий одним кликом, выделять время для создания новых записей, отмечать несколько дат календаря и просматривать события только по ним и т. д.
• Новое отображение состояний мероприятий.
• Все настройки подписок на уведомления теперь расположены в одном окне, а дополнительные настройки уведомлений распределены по отдельным закладкам.
• При обновлении программы автоматически заменяются только те тексты инструкций, которые не были изменены после последней загрузки. При этом пользователи получают новые тексты инструкций, разработанные для последней версии конфигурации, и не теряют изменения, внесенные в загруженные ранее тексты.

Форум

• В список тем форума добавлены новые команды: ознакомиться с полным содержанием сообщения, просмотреть или открыть прикрепленные файлы для редактирования, перейти к голосованиям, добавить ответ.
• При ответе на сообщение форума сразу отображается текст исходного сообщения, которое можно цитировать как целиком, так и частично.
• В карточке темы можно настраивать рабочую группу и закрывать тему.
• Получить гиперссылку на тему форума можно прямо из списка сообщений темы.

НСИ

• Места хранения бумажных документов теперь оформлены в виде справочника.
• Новый справочник "Помещения и территории". Планы помещений можно хранить в виде графических файлов.
• В справочнике "Корреспонденты" появилась область быстрого просмотра информации о корреспонденте.
• Работать с контактными лицами теперь можно прямо из карточки корреспондента, не переходя в отдельное окно.
• Доступно автоматическое заполнение реквизитов корреспондента по его ИНН на основании ЕГРЮЛ и ЕГРИП.

Электронная подпись

• Электронной подписью (ЭП) можно подписать сразу несколько файлов.
• При каждом шифровании в список сертификатов добавляется обязательный сертификат, предназначенный для расшифровки любого файла информационной базы.
• В меню действий карточки сертификата ЭП добавлена кнопка проверки сертификата.
• Пароль сертификата ЭП можно запомнить на время сеанса работы с программой.
• Все настройки ЭП и шифрования теперь выполняются в одном окне.
• Работа с криптографией переведена на асинхронные методы.

Права доступа

• Просмотр прав на объекты информационной базы теперь есть у всех пользователей.
• Команда "Настройка прав" доступна из контекстного меню списков папок.
• Новый отчет "Неограниченные права" показывает, какие группы доступа дают пользователям неограниченные права на объект и какие роли этому способствуют.
• Новый отчет по дескрипторам показывает количество действующих, неиспользуемых и помеченных на удаление дескрипторов.
• Управление правами доступа теперь выполняется из одного окна.
• Появилась возможность группового расчета элементов очереди обновления прав. Это позволит ускорить выполнение расчета.
• Доработан процесс очистки устаревших прав доступа.

Поддержка и обслуживание

• Создавать новых пользователей, вводить и обновлять информацию о сотрудниках теперь можно прямо из карточки пользователя.
• В связи со вступлением в силу с 1 июля 2014 года ФЗ от 28.12.2013 № 443-ФЗ "О федеральной информационной адресной системе и о внесении изменений в ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ" источником адресных сведений теперь выступает Федеральная информационная адресная система (ФИАС). С ФИАС можно работать как при постоянном подключении к Интернету, так и офлайн.
• Добавлен ряд новых возможностей при работе с версиями объектов (элементов справочников, документов и т. п.): ограничение срока хранения версий, автоматическая очистка устаревших версий по расписанию; отбор по реквизитам при просмотре истории изменений объекта, комментарии к версиям.
• Новая обработка "Поиск и удаление дублей" позволяет искать, удалять и заменять дубли элементов, справочников и т. п.
• Реализована обработка "Групповое изменение объектов" для множественного изменения объектов одного типа.
• Добавлена обработка "Загрузка данных из файла" для загрузки табличных данных из файлов в произвольные списки (справочники) и табличные части документов. Например, для разового переноса НСИ при переходе с других программ.
• Для удобной диагностики работы программы добавлены новые отчеты "Контроль журнала регистрации" и "Продолжительность работы регламентных заданий".
• Добавлены метрики - настраиваемые статистические показатели информационной базы, которые будут рассчитываться с определенной периодичностью. Данные позволят строить отчеты, показывающие динамику изменений этих показателей.

14.08.2015

Новая версия "1С:Документооборота" 2.0.8 уже доступна для скачивания. Что нового в версии 2.0.8?

• На основании ряда юзабилити-тестов в программу внесен ряд изменений, повысивших удобство работы с документами.
• Появилась возможность указывать ОГРН корреспондента.
• В регистрационный номер документа теперь можно добавить индекс ответственного сотрудника.
• В лист согласования теперь попадают не только финальные визы согласующих, но и вся история согласования.
• Теперь можно вести учет мероприятий, организаторами которых являются корреспонденты. При этом необходимые реквизиты и связи будут устанавливаться автоматически.
• Выполнение задач теперь проходит в фоновом режиме, не блокируя работу пользователя.
• Изменена логика обработки процессов в РИБ.
• Узнать больше об «1С:Документообороте» теперь можно из главного меню программы.
• Исправлено более 30 ошибок.

Отличий 1C Документооборот версии 2.0.8 от версии 2.0.7

На основании ряда юзабилити-тестов в программу внесены изменения, повысившие удобство работы с документами. Какие изменения вас ждут в версии 2.0.8 1C Документооборот?

В новой версии программы незаполненные реквизиты Регистрационный номер и Дата регистрации не отображаются в карточке документа.

Карточка незарегистрированного документа

Быстрый отбор, установленный в списках документов или других объектов, автоматически применяется при повторном открытии списка.

В новой версии программы 1C Документооборот 2.0.8 заполненное поле быстрого отбора выделяется цветом. Это поможет пользователю не забыть об установленном отборе. После очистки поля выделение снимается.

Выделение быстрого отбора цветом

Переключение в режим списка

Список внутренних документов по умолчанию выводится в режиме По папкам. В 1C Документооборот 2.0.7 чтобы просмотреть список всех документов нужно было выполнить команду Еще – Просмотр – Списком.

Теперь в 1C Документооборот 2.0.8 для переключения в режим Списком достаточно кликнуть на корневую папку. При этом вы увидите список всех внутренних документов.

Список всех внутренних документов 1C Документооборот 2.0.8

Примечание Переключение в режим списка аналогичным образом работает и для других режимов просмотра списка внутренних документов: по видам, по вопросам деятельности, по корреспондентам и других.

Выделение реквизита «Срок исполнения»

В новой версии программы 1C Документооборот 2.0.8 не соблюденный срок исполнения документа выделяется красным цветом на закладке Обзор карточки документа, в списках входящих и внутренних документов.

Срок исполнения считается не соблюденным, если по его истечению документ все еще не исполнен.

Примечание Колонка Срок исполнения в списке документов по умолчанию скрыта. Ее можно вывести при помощи команды Изменить форму в меню Еще.

ОГРН для корреспондентов в 1C Документооборот 2.0.8

В новой версии программы появилась возможность указывать Основной государственный регистрационный номер корреспондента. Этот номер удобно использовать для идентификации корреспондентов и автозаполнения файлов.

Теперь в справочнике Корреспонденты можно указать:

• ■ ОГРН – для юридического лица;
• ■ ОГРНИП – для индивидуального предпринимателя;
• ■ Регистрационный номер – для иностранной организации

Новые реквизиты справочника «Корреспонденты»

При добавлении нового корреспондента выполняется проверка на наличие аналогичного государственного номера в информационной базе.

Индекс ответственного в регистрационном номере документа

В новой версии программы в регистрационный номер документа можно добавить индекс ответственного сотрудника.

Как настроить? В карточке нумератора на закладке Формат номера выберите Индекс ответственного. Индекс может быть как суффиксом, так и префиксом номера.

Настройка нумератора с индексом ответственного сотрудника

После добавления индекса в нумератор, в карточках пользователей станет доступно поле Индекс нумерации, в котором можно указать любые символы. Например, ФРО для сотрудника Иванова.

Если индексы необходимо создать для большого числа пользователей, рекомендуется делать это в списке Индексы нумерации раздела НСИ.

Индексы нумерации для ответственных сотрудников

Настроенный нумератор нужно присвоить виду входящего, исходящего или внутреннего документа. После этого необходимо создать документ данного вида, назначить ответственного сотрудника и зарегистрировать документ. В номере документа отобразится индекс ответственного.

Индекс ответственного в регистрационном номере документа

История в листе согласования

В новой версии программы 1C Документооборот 2.0.8 в лист согласования попадают не только финальные визы согласующих, но и история согласования со всеми внесенными ранее комментариями.

Это позволит оперативно получать информацию о ходе согласования документа, комментариях согласующих лиц и сроках прохождения каждого этапа.

Для печати истории согласования на закладке Визы карточки документа предусмотрена команда Печать – Лист согласования с историей.

Печать листа согласования с историей

Учет мероприятий, организованных корреспондентами

В новой версии 1C Документооборот 2.0.8 появилась возможность вести учет мероприятий, организаторами которых являются корреспонденты. При этом необходимые реквизиты и связи будут устанавливаться автоматически. Благодаря новым возможностям можно автоматизировать, например, следующие сценарии:

• ■ организация получила письмо от регулирующего органа с предложением или указанием провести ряд выездных сессий или других мероприятий на местах;
• ■ организация получила приглашение на отраслевой форум. Для принятия решения об участии на основании этого приглашения необходимо провести ряд совещаний встреч.

Указание организатора мероприятия Раньше в 1C Документооборот 2.0.7 в качестве организатора мероприятия могли выступать только внутренние пользователи, теперь в 1C Документооборот 2.0.8 это могут быть корреспонденты и их контактные лица.

Права на изменение мероприятия В новой версии в 1C Документооборот 2.0.8 права на изменение мероприятия может получить не только организатор, но и сотрудник, подготовивший мероприятие, и куратор.

Для этого в карточке мероприятия появились два новых реквизита: Подготовил и Куратор. Пользователи, указанные в данных полях, получают права на изменение мероприятия.

Новые реквизиты в карточке мероприятия

Автоматическая установка связей

Теперь в 2.0.8 при создании мероприятия на основании входящего или исходящего документа между документами и мероприятием автоматически устанавливается связь Содержит переписку по предмету. Раньше такая связь была только у внутренних документов.

Связь мероприятия с входящим и исходящим документами

Фоновое выполнение задач

Как это работает Сразу после того, как пользователь нажимает кнопку выполнения задачи, эта задача помещается в очередь, которая обрабатывается новым регламентным заданием Фоновое выполнение задач. По умолчанию задание выполняется каждые 10 секунд. Задачи, поставленные в такую очередь, не отображаются в списках Задачи мне, Задачи от меня и отчетах. В других списках такие задачи помечены иконкой .

Задачи, поставленные в очередь для фонового выполнения

Если во время фонового выполнения задачи произошла ошибка, программа пометит ее иконкой и покажет сообщение с рекомендациями по дальнейшим действиям.

Процессы в распределенной информационной Базе

Для корректной работы процессов с параллельным выполнением задач в РИБ изменена логика обработки процессов.

Теперь процесс продвигается по маршруту (выполняются задачи, маршрутизация комплексных процессов) только в том узле РИБ, в котором этот процесс стартовал. При этом выполнение задач проходит только в фоновом режиме.

Отключение фонового выполнения задач не предусмотрено. Коллизии при изменении процессов в разных узлах РИБ, обрабатываются особым образом: данные в дочерних узлах теперь не затираются данными из главного узла.

Порядок обновления с предыдущих версий

После обновления с версий 1.4.4 – 1.4.12

После обновления на 2.0 для начального заполнения списка Мои документы необходимо запустить обработку ЗаполнениеСпискаМоиДокументы.

Обратите внимание: при большом количестве документов обновление информационной базы на версию 2.0.8 может занять продолжительное время.

После обновления с версий 2.0.3 – 2.0.6

Из-за ошибки, обнаруженной в версиях 2.0.3 – 2.0.6, пересчет прав некоторых объектов не проводился. Для пересчета этих прав необходимо запустить внешнюю обработку Обработка нерассчитанных прав, которая включена в состав дистрибутива.

Обратите внимание: обработка запустит все операции по пересчету прав, которые могли быть пропущены. Это может занять продолжительное время.

Узнать больше об «1С: Документообороте»

Теперь вы можете узнать больше об «1С:Документообороте» прямо из главного меню. Мы собрали для вас ссылки на самые интересные источники.