Должны ли платить алименты, лишенные прав родители?
Предлагаем обсудить две таких тесно переплетающихся темы, как лишение родительских прав и . Физические лица узнают про...
Кадровому работнику в своей работе постоянно приходится сталкиваться с бланками. Какие виды бланков может использовать организация (в чем отличие федеральных органов исполнительной власти от остальных организаций в этом вопросе)? Какими нормативными документами руководствоваться? Как и где нумеровать бланки при их типографском изготовлении, кто за что отвечает? Что делать с "электронными шаблонами" документов? Какие журналы учета вести?
Под бланком документа всегда понимается лист бумаги стандартного формата с заранее воспроизведенными постоянными реквизитами документа и площадью (местом), предусмотренной для оформления его переменных реквизитов.
Бланки стали широко применяться уже с 60-х годов XIX в. в связи с развитием и удешевлением типографской печати. Но главной причиной появления бланков является развитие формуляра текстового документа: фактически к началу XIX в. каждый реквизит отделяется от текста и получает свое, закрепленное за ним место на листе бумаги.
В любом документе реквизитом, который должен быть оформлен и который может быть воспроизведен заранее, является наименование автора документа (обозначен цифрой 1 в Примерах 1, 2 и 3). Поэтому действующий в настоящее время (в 2014 г. ожидаем его новую редакцию) ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" установил следующее определение: "Бланк — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа". Подобное определение дает и современный словарь "Управление документами. Термины и определения", подготовленный ВНИИДАД (М., 2013): "Бланк документа — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа".
Применение бланков, требования к форматам бумаги, типы и виды бланков основных видов управленческих документов в настоящее время закрепляются:
— Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 с изменениями (далее — Правила делопроизводства);
— ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Согласно пункту 5 раздела III Правил делопроизводства документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 или A5 либо в виде электронных документов (по электронным шаблонам) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
— бланк приказа;
— бланк распоряжения;
— бланк указания;
— бланк постановления;
— бланк протокола;
— бланк письма федерального органа исполнительной власти;
— бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя федерального органа исполнительной власти);
— бланк структурного подразделения (координационного или совещательного органа). При необходимости могут разрабатываться, утверждаться и использоваться бланки и других видов, разновидностей документов.
В данном перечне Методические рекомендации, к сожалению, не разделяют бланки по типам и видам. Но на практике это делать необходимо, прежде всего — для управления применением электронных шаблонов документов, создаваемых в системах электронного документооборота (СЭД).
Если организация не является государственным органом или органом местного самоуправления, которые руководствуются Методическими рекомендациями в обязательном порядке, то она может основываться на общих требованиях к типам и видам бланков по ГОСТу Р 6.30-2003 и проектировать их так, как рекомендуется в Таблице.
Таблица
Тип бланка |
Вид бланка |
||
Общий бланк |
Бланк письма |
Бланк конкретного вида документа |
|
Бланк организации |
Создается в бумажном или электронном виде (но чаще всего на основании общего бланка проектируют электронные шаблоны конкретных видов документов) |
Создается в бумажном или электронном виде (но практически все организации применяют бланки писем в бумажной форме) |
Создаются: в бумажном виде — в основном бланки приказов, распоряжений и т.п. документов, если они издаются чаще 100 раз в год; в электронном виде — электронные шаблоны всех других видов документов |
Бланк структурного подразделения |
В бумажной форме применяется редко; по образцу общего бланка организации проектируются преимущественно электронные шаблоны для оформления конкретных видов внутренних документов подразделения |
Создается только для филиалов и представительств (для внутренних подразделений применение, как правило, не разрешается) |
Создается преимущественно в электронном виде для оформления внутренних документов подразделения (например, служебной записки, информационной справки, плана работы, отчета и т.п.) |
Бланк должностного лица |
Создается для оформления поручений/резолюций, но проектируется преимущественно в электронном виде в СЭД |
Создается в бумажном или электронном виде, как правило, бланк руководителя организации, а также его заместителей при наличии у них полномочий вести переписку от имени организации |
Создаются бланки конкретных видов распорядительных документов — распоряжения, указания, поручения — при наличии полномочий по их изданию |
Одним из критериев эффективности применения бланков, изготавливаемых в бумажной форме типографским способом, является частота их использования. В 80-е гг. сформировался следующий критерий: изготовление бланка типографским способом экономически оправдано, если он применяется для составления и оформления документа чаще, чем 100 раз в год.
В современных условиях применения бланков — электронных шаблонов критерий экономической эффективности продолжает действовать, но расчет делается иначе. Основной критерий: экономия ценного ресурса организации — рабочего времени сотрудников, которое затрачивается на составление документов. Конкретные нормативы и критерии пока не регламентированы на общегосударственном уровне, но известно, что на составление документа по форме (особенно с типовым текстом, который заранее включен в бланк) требуется в 3-4 раза меньше времени, чем на составление и оформление индивидуального документа, не имеющего бланка и установленной формы.
Учет бланков необходим для обеспечения правовой, доказательной функции документа в аспекте его носителя — бумажного или электронного — с целью защиты информации и самого документа, обеспечения его аутентичности и целостности.
Организация работы по изготовлению и учету бланков документов (типографским способом в бумажной форме) рассматривается в п. 3.8.2 Методических рекомендаций. В целом можно согласиться с рекомендацией о передаче этой работы в зону ответственности административно-хозяйственной службы организации, которая заказывает необходимые тиражи бланков в типографии, причем проводит торги и выбор поставщика, а в службу делопроизводства передает уже готовые тиражи по Журналу учета поступления бланков (в целом в организацию). Такой журнал может быть переходящим и существовать в организации в течение длительного времени, т.к. в последней его графе предусматриваются в качестве объекта учета номера очередной серии поступивших из типографии бланков:
Пример 4. Журнал учета поступления бланков в организацию
Дата поступления |
Дата и номер сопроводительного документа |
Наименование организации-поставщика (типографии) |
Кол-во экз. |
Серия и номера бланков |
|
Бланк письма ООО "ЭКО" |
Товарная накладная от 07.04.2014 N 345 |
ООО "У Никитских ворот", г. Москва |
030010-035010 (03 — номер серии) |
Типы, виды, количество экземпляров, номера бланков при необходимости их типографского нанесения в момент печати определяются руководителем организации по согласованию с отделом кадров, службой делопроизводства и пр.
Но очень часто в целях экономии и защиты сведений о порядке учета бланков организации отказываются от нанесения номеров в типографии. В этом случае, получив тираж, служба делопроизводства на каждом бланке механическим нумератором проставляет его порядковый номер (на нижнем поле на оборотной или даже лицевой стороне листа бумаги), используя 5- или 6-значное число, но начиная не с первого номера (00001), а с условного десятого или сотого номера (00010 или 00100) в каждой новой серии.
В настоящее время бланки документов (в первую очередь бланк письма) рассматриваются в качестве элементов "фирменного стиля" организации, их форма, шрифт, цвет закрепляются в соответствующей книге фирменного стиля (brand book). В типографии заказывается, как правило, только бланк письма как самый представительный (и дорогой). И если нумерация бланков предусматривается в заказе типографским способом, то для уменьшения стоимости их изготовления проставление номеров допускается на нижнем поле на лицевой стороне листа бумаги.
Учет бланков необходимо осуществлять по видам применяемых бланков в аспекте учета носителя, т.е. материального объекта, имеющего идентификационный номер. Рекомендуем вести несколько журналов выдачи бланков и включать их в номенклатуру дел в качестве "переходящих" дел. Так, следует иметь:
— прежде всего Журнал учета выдачи бланков письма (Пример 5),
— а при необходимости — Журнал учета выдачи общих бланков (если они применяются для издания распорядительных документов), Журнал учета выдачи бланков доверенностей (если разработаны специальные бланки с элементами защиты) и т.п.
Номер бланка |
Дата выдачи |
Структурное подразделение |
Должность, Ф.И.О. лица, получившего бланк |
Личная подпись |
Отметка о возврате / Примечание |
Отдел кадров |
Инспектор Филина О.И. |
||||
Специалист Иванов И.А. |
|||||
Отдел кадров |
Инспектор Семенова Е.С. |
Семенова |
Возврат испорченного бланка 20.05.2014 <личная подпись инспектора отдела кадров, которому вернули испорченный бланк> |
При видовом учете бланков форма журнала может быть такой, как показана в Примере 5. То есть в боковике табличной формы журнала оформляется не вид бланка, а его порядковый номер как номер носителя. При выдаче сразу нескольких бланков (рекомендуется выдавать не более 10 единовременно) номера в журнале объединяются фигурной скобкой и заполняется одна строка о выдаче соответствующих номеров бланков. Испорченные бланки, которые подлежат возврату в отдел кадров, уничтожаются комиссией по акту, основанием для оформления которого будут являться журнал учета бланков соответствующего вида и записи в нем.
При необходимости на базе приведенной в Примере 5 формы журнала учета выдачи бланков письма может быть организован учет применяемых видов бланков в электронных журналах (таблицах Word, Excel или базе данных), поскольку организации (особенно небольшие) изготавливают документы при помощи компьютера и принтера без применения типографских бланков. В этом случае помимо даты и номера самого документа, изготовленного на основе утвержденного "электронного шаблона" (например, Normal.dot), его идентификацию после распечатывания может обеспечить порядковый номер носителя, проставляемый секретарем вручную одновременно с датой и номером (регистрационным индексом). Порядковый номер носителя может быть включен как дополнительный реквизит (дополнительная графа) просто в журнал регистрации документов. Такой способ защиты документа и обеспечения его аутентичности применяется в процессе переписки с вышестоящими органами, переписки с гражданами (включая претензионную переписку с клиентами — физическими лицами и работниками), в процессе выдачи доверенностей и т.п. ситуациях, когда необходимо предпринимать сознательные усилия по обеспечению правовой, доказательной функции документа.
И, наконец, учет бланков может осуществляться и должен быть настроен автоматически в информационной системе / системе электронного документооборота, если в ней предусматривается создание документов в статусе электронных оригиналов. Обращаем внимание, что бланк документа, существующий в бумажной форме, и бланк, представляющий собой "электронный шаблон", должны быть идентичны по составу реквизитов, их оформлению и расположению на листе бумаги. Для обеспечения этой идентичности "электронный шаблон" также должен быть утвержден как форма для просмотра и форма для печати (утверждается постоянный состав реквизитов и площади, на которых будут оформляться переменные реквизиты или переменные части текста). Обычно формы для просмотра и формы для печати вместе с "входными" формами утверждаются в составе положения о применяемой в организации СЭД или в составе ее технического описания. Если такая функциональность реализуется в процессе разработки СЭД, то заранее, на стадии технического задания, разрабатывается механизм обеспечения автоматического, системного учета бланков.
В пределах каждого регламентированного документопотока в обязательном порядке настраивается счетчик бланков (n + 1 — при использовании утвержденного "электронного шаблона" для создания очередного документа конкретной разновидности).
Некоторые организации предусматривают также настройку в информационной системе / СЭД еще одного обязательного счетчика — счетчика печати бумажных копий электронных документов, созданных с использованием "электронного бланка", если разрешено изготовление его бумажных копий. При изготовлении бумажной копии электронного документа на его нижнем поле, преимущественно в правом углу, на лицевой стороне первого (или каждого) листа, автоматически печатаются порядковый номер бланка (пять или более знаков) и порядковый номер распечатанной копии (преимущественно три знака).
К сведению. Подобный учет бланков позволяет исключить случаи фальсификации документов, созданных в электронной форме. В конце 2013 г., например, имел место случай рассылки фальсифицированного электронного документа от имени одного из департаментов Правительства Москвы о срочном снятии щитов с рекламой социального характера. А ранее стала известной публикация информации на основе фальшивого электронного документа об освобождении от должности руководителя одной из госкорпораций.
Практику идентификации носителя информации в целях защиты документа (его аутентичности и целостности) рекомендуем учесть при работе с формами первичных учетных документов. В соответствии с ч. 4 ст. 9 вступившего в силу с 01.01.2013 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" руководитель организации — экономического субъекта должен утверждать формы первичных учетных документов своей организации.
Для документирования стандартных кадровых процедур (приема, перемещения (постоянного перевода), увольнения, отпуска) в большинстве организаций утверждены в качестве применяемых унифицированные формы документов, относящиеся к унифицированной системе первичной учетной документации, поскольку именно эти формы "подгружены" в самую распространенную бухгалтерскую информационную систему "1С:".
Часть приказов по личному составу, оформляемых по унифицированным формам первичной учетной документации (по формам с индексами N Т-1, N Т-5 при переводе на другую постоянную работу, N Т-8, N Т-11), имеет срок хранения 75 лет. Разновидности этих приказов, как правило, оформляются в бумажной форме (распечатываются из системы в бумажном виде, подписываются собственноручной подписью руководителя, работник знакомится с приказом, проставляя собственноручную подпись). Кроме кодов утвержденных форм (по ОКУД и по локальному классификатору организации), которые используются для идентификации документов, подобные приказы могут быть идентифицированы в аспекте носителя информации ("электронного шаблона" / электронного бланка или формы). С помощью соответствующих счетчиков бланков, которые использованы для создания конкретных документов (раздельно по каждой утвержденной форме), обеспечивается защита носителя информации, а также в целом — идентификация и защита документа как материального объекта.
Часть приказов по личному составу (формы с индексами N Т-6, N Т-7, N Т-9, N Т-10 и N Т-5 при временном переводе) имеет срок хранения 5 лет. Эти разновидности приказов могут составляться в электронном виде и подписываться электронной подписью в порядке, установленном руководителем организации. С помощью электронной подписи может также осуществляться ознакомление работников с приказами подобной разновидности, если этот порядок регламентирован в организации. Дополнительную идентификацию и защиту информации электронного документа обеспечит счетчик бланков / счетчик использованных "электронных шаблонов". Если регламентирующие документы предусматривают изготовление бумажных копий электронных приказов данных разновидностей, то помимо счетчика бланков в информационной системе должен быть настроен и счетчик печати копий, если разрешено их изготовление.
В целом организацию работы с бланками и их учет рекомендуется в настоящее время регламентировать не в общей инструкции по делопроизводству (достаточно просто указания, что тот или иной документ оформляется на бланке или по электронному шаблону), а в специальном документе — правилах или регламенте работы с бланками документов организации.
Бланки документов, как уже было сказано, следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов (плотность не менее 80 г/м 2 , белизна - не менее 90 %). Бумага должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся. Воспроизведение реквизитов на бланках производится типографским способом.
При изготовлении бланков размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяют наименование организаций и видов документов. При этом следует соблюдать следующие правила: простое и удобное их расположение, соблюдение пропорций между толщиной линий типографского набора и компьютерного текста. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами.
Рисунок 3 – Внутренний бланк с продольным расположением реквизитов
Рисунок 4 – Внутренний бланк с угловым центрованным
расположением реквизитов
Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, обеспечивающими незатруднительное чтение текста в удовлетворительных условиях помещения и получение качественных копий с помощью копировальной техники.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланке постоянных реквизитов и ограничительных отметок.
Реквизиты 01, 02, 03 располагаются над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08 слева от него, включая поле для подшивки. Реквизиты 08, 09, 10, 14, трафаретные места для реквизитов 11, 12, 13 могут размещаться в пределах границ зон расположения реквизитов одним из способов, представленных на рисунке 5 (а, б, в).
а) внешний бланк должностного лица с продольным расположением реквизитов
б) внешний бланк с угловым центрованным расположением реквизитов
в)
внутренний бланк конкретного вида
документа с продольным расположением
реквизитов
Рисунок 5 (а, б, в) – Варианты размещения реквизитов на бланке
Таким образом, реквизиты бланка могут располагаться следующими способами:
- флаговым , нередко используемым на практике (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Центрованный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизитом 11,12,13 оставляются трафаретные места.
Флаговый вариант расположения реквизитов используется в основном при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью ПК непосредственно при подготовке документа. При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов является обязательным.
Для документов внутреннего хождения часть реквизитов (01-07, 14) не воспроизводится, опускается.
На бланках организации субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 08, 09, 14 печатаются на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.
Особые требования к изготовлению, учету, использованию и хранению предъявляются к гербовым бланкам . Эти требования в отношении воспроизведения реквизита 01 (Государственный герб Российской Федерации) оговорены Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.). Основные требования к гербовым бланкам приведены ниже.
Требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков
Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.
Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Гербовые бланки в организациях подлежат специальному учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале).
Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.
Контроль изготовления, использования и хранения гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство.
Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.
Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.
Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводит не реже одного раза в год комиссия, назначаемая распорядительным документом руководителя организации. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.
Различные виды бланков документов актуальны для одновременного выполнения нескольких задач.
Каждая ведущая документооборот организация может иметь несколько шаблонов для подготовки приказов, писем, распоряжений. Их изготавливают различными способами:
Варианты фирменных бланков, отпечатанных на профессиональном оборудовании в типографии, выглядят солидней и лучше защищены от подделки, что положительно сказывается на репутации компании.
Внешний вид и назначение бланка обусловлен типом сведений. В зависимости от передаваемой информации заготовки можно разделить на несколько категорий:
Виды бланков, применяемых организациями, могут отличаться по расположению постоянных сведений.
Еще одна классификация показывает, какие существуют виды бланков в зависимости от составителя:
Рассмотренные классификации применяются для официального документооборота по общепринятым правилам, но каждая компания вправе разработать дополнительные индивидуальные образцы, не вписывающиеся в рамки ГОСТа. Руководитель может решить, что необходимы собственные шаблоны для нестандартных ситуаций (сертификаты, справочная информация, рекламные листы). Для разработки оригинального варианта бланка в таком случае можно обратиться к специалистам типографии.
На этапе создания шаблона для любого документа в организации необходимо учесть все три рассмотренные классификации, подобрав оптимальное сочетание элементов структуры (отправитель, расположение шапки и предназначение заготовки).
Персональные шаблоны не имеют строгих рамок оформления. Официальные бумаги формируются по определенным правилам, которые диктует государственный стандарт.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает набор требований к перечню реквизитов официальных документов, стандартное оформление которых необходимо для реализации следующих целей:
Официальные виды бланков, их характеристики и правила оформления — все это предусмотрено государственным стандартом, основные положения которого заключаются в перечислении реквизитов, необходимых для заполнения и однозначно идентифицирующих вид документа и его составителя.
Изготовление шаблона по ГОСТу подразумевает использование светлого листа бумаги формата А4, на который в обязательном порядке наносятся следующие сведения.
Особое внимание следует обратить на бланк письма, который помимо перечисленных данных должен содержать:
Отдельного упоминания заслуживает применение символики, которая обычно присутствует на всей официальной документации. Это может быть:
Независимо от типа бланков документов символика наносится в верхней части страницы.
При разработке персональных неофициальных шаблонов необязательно строго придерживаться определенных правил оформления. Так, некоторые типы произвольных документов могут исполняться на цветной бумаге с использованием различных шрифтов, а их структура может сильно отличаться от требований ГОСТа.
Рассмотренные основные виды бланков и требования к их оформлению относятся к официальной документации, которая ведется в каждой компании. Как же создать все необходимые шаблоны для упрощения процедуры документооборота?
Фирменный бланк – один из видов полиграфической продукции, чаще всего, формата А4, содержащий в себе постоянное, неизменное текстовое содержимое, а также место отведённое для внесения информации.
Следственно, фирменный бланк в качестве блоков может включает в себя:
Фирменный бланк организации, наравне с визитными карточками сотрудников, является инструментом, который необходим компании с самого начала её основания. Ведь на бланках оформляются исходящие деловые письма, внутренняя документация, отчёты и договора.
И, порой, именно при взгляде на фирменный бланк формируется первое представление о компании. В связи с этим необходимо особое внимание уделить дизайну этого небольшого, но очень важного инструмента.
В первую очередь, дизайн фирменного бланка должен отвечать требованиям фирменного стиля, а также брендбука компании. Но, вне зависимости от того, разработаны ли у компании данные инструменты, составить бланк организации не составит большого труда. Ведь бланк – это инструмент для деловой документации, что обязывает быть бланк строгим, без наличия на нём каких-либо декоративных элементов.
При дизайне бланка, тем более, своими силами, не стоит забывать, что он в какой-то мере является имиджевым инструментом, и он должен быть оформлен согласно правилам типографики и требованиям элементарного стиля. В частности, категорически следует избегать разнообразия шрифтов и их видоизменению (подчеркивание, курсив и пр.)
При дизайне фирменного бланка организации очень важно помнить о том, что бланк активно будет применяться в жизни, следовательно:
При заказе фирменного бланка организации в студии сайт, необходимо сообщить данные, которые вы считаете нужным для отображения на бланке: название и логотип, контактную информацию, платёжные реквизиты или что-либо ещё. Также необходимо сообщить о наличии фирменного стиля компании или дополнительные пожелания о дизайне корпоративного бланка.
Изготовление бланков делается в производственных компаниях, как правило, двумя способами: офсетная или цифровая печать. Выбор одного из видов делается согласно отведённым срокам на изготовление, а также необходимому тиражу готовой продукции.
Цифровая печать при перерасчёте на единицу продукции выходит дороже (от 3-х рублей за экземпляр), но и производство этим способом может занимать около одного часа. Офсетная печать же себя оправдывает при больших тиражах (от 60-ти копеек за экземпляр), но и по времени производство может занимать от нескольких дней.
Бланк можно печатать как на обычной бумаге, так и на дизайнерской, которая может быть более плотной, различной по своим цветовым решениям и фактуре, может иметь защиту водяными знаками. В жизнь можно воплотить практически любое желание клиента.
Но бланк можно распечатать и самостоятельно, на обычном офисном принтере. В любом случае, факт наличия фирменного бланка организации представит вашу компанию в самом выгодном свете и смело заявит о самых твёрдых ваших намерениях.
Варианты расположения реквизитов
Обязательные и дополнительные реквизиты и варианты их оформления
К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоян-но присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об организации, код организации, код формы документа (например, служебного письма), другие коды (ОГРН, ИНН/КПП).
Конечно, перечисленные реквизиты могут, в силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда организации приходится заново изготавливать бланки. Однако это происходит не так часто, особенно в го-сударственных организациях. Поэтому наносить заранее указанные реквизиты выгодно - это сокращает время, затрачиваемое на подготов-ку документов, исключает появление ошибок и значительно улучшает вшедший вид документа, особенно, если эти реквизиты нанесены ти-пографским способом.
К переменным можно отнести такие реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств, например реквизит 11 «Дата документа» зависит от того, когда создается документ, реквизит 20 «Текст докумен-та» - от того, о чем будет сказано в документе, т. е. от содержания воп-роса, освещаемого в документе.
Таким образом, значение переменных реквизитов всегда будет раз-ным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным все-таки остаются место их расположения на документе и правила их оформления.
Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа, и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.
К обязательным относятся следующие реквизиты:
Регистрационный номер до-кумента,
Заголовок к тексту,
Текст документа,
Подпись и др.
Дополнительные реквизиты бывают не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа например,
29 «От-метка о поступлении документа в организацию»,
30 «Идентификатор электронной копии документа»,
но отсутствие дополнительного рек-визита на документе не может повлиять на юридическую силу доку-мента.
Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления рек-визитов: угловой и продольный, т.е. существует два способа оформления реквизитов: флаговый и цент-рированный
При угловом варианте или флаговом способе заголовочная часть бланка документа рас-полагается в левом верхнем углу листа формата А4или А5. При расположения реквизитов начало реквизи-та расположено всегда от левой границы зоны расположения рекви-зита.
При продольном варианте или центрированном способе заголовочная часть бланка продлевает-ся до границы правого поля. Т.е., при расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны располо-жения реквизитов.
Таким образом, формуляр-образец устанавливает основные прин-ципиальные моменты, на основе которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении организаци-онно-распорядительных документов.
Контрольные вопросы
1. Какие форматы бумаги используются для построения формуляра-образ-ца ОРД?
2. Какие размеры полей ОРД установлены формуляром-образцом ОРД?
3. Могут ли на полях документа располагаться какие-либо реквизиты?
4. Какой максимальный состав реквизитов установлен формуляром-образ-цом?
5. Сколько положений табулятора используется при оформлении реквизи-тов?
6. Какие реквизиты относятся к постоянным?
7. Какие реквизиты являются обязательными?
8. Сколько существует способов оформления реквизитов?
9. Что характеризуют дополнительные реквизиты ОРД?
10. Чем продольный вариант расположения реквизитов заголовочной части бланка отличается от углового?
Официальные документы, создаваемые юридическими или физичес-кими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.
Управленческие документы, как правило, изготавливаются на бланках. ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, что бланк представляет собой материальный информационный носитель (бумажный, электронный) с определенным составом реквизитов и отметками для расположения на нем реквизитов документов и соответствующей им информации
Бланк документа - это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации - авторе документа.
Бланк документа , по определению ГОСТ Р 51141-98, - это «набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа».
Функциональное назначение бланков различно. Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления предприятия-автора при работе с документом.
Бланки могут быть изготовлены типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведены с помощью компьютера . При ис-пользовании ПК бланк может быть введен в память машины и автома-тически выводиться при распечатке документа.
Бланки с изображением Государственного герба РФ (гербовые бланки ) изготавливаются только типографским способом полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификат о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции и лицензию на этот вид деятельности. На гербовых бланках должны быть проставлены порядковые номера и серии. Эти бланки подлежат учету в организациях (фирмах). Бланки организаций с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежа-щей учету.
Гербовые бланки организации должны иметь порядковые номера, которые проставляются типографским способом или нумератором. Иногда на гербовых бланках проставляют и серии этих номеров. Каж-дый вид гербового бланка учитывается в отдельном журнале (или дру-гой регистрационно-учетной форме), а сами бланки хранят в надежно стираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение их происходит в установленном порядке, по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.
Для того чтобы изготовить гербовый бланк или любой другой бланк в типографии, следует сделать макет бланка в масштабе 1:1, на кото-рый должны быть нанесены постоянные реквизиты, необходимые от-метки для переменных реквизитов, указаны размеры зон расположе-ния реквизитов. Нужно указать сорт и цвет бумаги, выбрать необходи-мые шрифты, указать тираж, согласовать сроки исполнения и стоимость изготовления. На макете бланка должно быть проставлено указание о том, что руководитель организации разрешает к печати этот макет (обыч-но пишется слово «Разрешаю»). Также на макете должны быть под-пись руководителя и печать организации. К макету должно быть составлено сопроводительное письмо.
При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный заранее бланк.
Каким бы способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требо-вания, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003 к видам бланков, их оформлению, учету и хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Рос-сийской Федерации. Бланки должны быть изготовлены на белой бума-ге или бумаге светлых тонов соответствующего качества.
При проектировании бланков документов размеры зон расположе-ния реквизитов, употребляемых на бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.
На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизи-тов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов, наносимых в нижней части бланка.
Бланки документов могут изготавливаться на форматах А4 и А5, с угловым и продольнымвариантами расположения реквизитов . При изготовлении бланков типографским способом или с помощью вычис-лительной техники реквизиты всегда оформляются центрированным способом, при изготовлении с помощью пишущей машины - флаговым способом.
Как правило, предприятия используют следующие виды бланков: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.
К основным видам бланков документов относятся :
§ бланк для писем;
§ общий бланк;
§ бланк конкретного вида документа.
На предприятиях , кроме того, в целях документационного обеспечения деятельности структурных подразделений (должностных лиц) могут применяться дополнительные виды , к которым можно отнести:
· бланк структурного подразделения;
· бланк для работы с зарубежными партнерами
Каждый вид бланков документов имеет определенный набор реквизитов. Общий бланк используют для подготовки любых видов документов, кроме письма, т.е. он используется для изготовления большинства внутренних документов организации, за исключением писем. Бланк называется общим , т.к. он содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются .
На общем бланке в зависимости от учредительных документов могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - Герб субъекта Российской Федерации;
03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - Код организации;
08 - наименование организации;
14 - место составления или издания документа;
Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки линий - для реквизитов:
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа (для данного реквизита заранее также печатают знак «№»)
В виде уголков различают места расположения следующих реквизитов:
15 - Адресат (начало и конец реквизита, который одновременно указывает границу правого поля);
18 - Заголовок к тексту;
29 - Отметка о поступлении документа в организацию;
30 - Идентификатор электронной копии документа.
Между реквизитом 04 «Код организации» и реквизитами 11 «Дат документа» и 12 «Регистрационный номер документа» оставляют мес-то для нанесения (впечатывания) реквизита 10 «Наименование вида документа».
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) создается, если в организации издается много документов одного и того же вида. Бланк конкретного вида документа применяется только при оформлении соответствующих видов документов, н-р, приказов, распоряжений и т.п. Онсоставляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида док-та, н-р, приказ, распоряжение и т.п. Практически все организации имеют бланк приказа; в организациях, в которых действуют коллегиальные органы - бланк протокола.
Т.е., когда в общий бланк вносят наименование вида документа, напри-мер, «приказ», «акт», «протокол», этот бланк становится бланком конк-ретного вида документа - бланк приказа, бланк акта, бланк протокола и т. д.
Таким образом, бланк конкретного вида документа фактически яв-ляется разновидностью общего бланка, так как общий бланк без упот-ребления наименования вида документа вообще не применяется при оформлении организационно-распорядительных документов.
Реквизит 07 «Код формы документа» впечатывается в бланк при оформлении конкретного вида документа, так как каждый вид (разно-видность) документа имеет собственный код унифицированной формы по ОКУД.
Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов - служебного письма, поэтому нет необходимости указы-вать в нем наименование вида документа. В бланке письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит 09 , а на месте реквизита 14 «Ме-сто составления или издания документа» - реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», столь необходимый при переписке.
В реквизите 09 «Справочные данные об организации» обязательно должна быть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 14 «Место составления или издания до-кумента» .
Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма приведены »» прил. 7-10.
Бланк письма используется для переписки организациями со сторонними организациями. Он применяется только при оформлении писем предприятия (структурного подразделения, ДЛ).
Бланки, применяемые предприятием должны соответствовать определенным требованиям.
На бланке для писем могут быть размещены следующие реквизиты :
· герб (для организаций, имеющих на это право);
· эмблема организации (при наличии герба не проставляется) или товарный знак
· наименование вышестоящей организации (если она имеется);
· наименование организации (структурного подразделения);
· справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), № и дату лицензии);
· код организации (предприятия) по ОКПО;
· основной регистрационный номер документа;
· идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
· трафаретные части реквизитов (дата, № док-та и ссылка на номер и дату документа).
На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:
· адресат;
· заголовок к тексту
На бланке для писем не указывается наименование вида документа (слово «письмо»).
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 допускается создание бланка структурного подразделения (а также филиала, представительства, отделения и другие) организации (фирмы) и бланка должностного лица, если это должностное лицо наделено правом подписи документов. Бланки должностного лица ис-пользуются, как правило, для руководителя и его заместителей.
Бланк структурного подразделения организации или должност-ного лицапроектируют в том случае, если руководитель подразделе-ния или должностное лицо имеют право подписи. Наименование структурного подразделения или наименование должности наносятся на бланк после реквизита 08 «Наименование организации». Структурный бланк или бланк структурного подразделения (должностного лица) может применяться при оформлении любых видов документов соответствующих подразделений (лиц), кроме писем.
Бланк структурного подразделения применяется для оформления документов в представительствах, филиалах, крупных структурных подразделениях предприятия. На таком бланке после наименования предприятия указывается наименование структурного подразделения, например:
ЗАО «Арсенал»
Департамент безопасности
Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность её руководителя, н-р, «Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации», «Президент ЗАО «Дизель» и т.п. Образцы бланков должностных лиц приведены в прил.
ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает два варианта расположения реквизитов бланка :
· продольное и
· угловое.
При продольном расположении реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру.
При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 72,8мм×88.6 мм в левом верхнем углу листа, и используется при оформлении бланка письма. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги т.к. правый угол док-та освобожден для размещения грифа утверждения (положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции .
Для изготовления документов применяют бумагу установленных форматов.
Наиболее распространенными являются форматы :
· А4 (210мм × 297) и А5 (148мм × 210 мм).;
· плотности от 80 до 200 г/м²;
· со степенью белизны - от 88 до 98%.
Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов.
Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа бумаги и текстом . Поля необходимы для подшивки документа и проставления некоторых служебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее :
Левое поле - 20мм;
Правое поле - 10 мм;
Верхнее поле - 20 мм;
Нижнее поле - 20мм.
На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов либо других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.
В бланках организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «№», «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа» печатают на двух языках - русском и национальном - на одном уровне, используя продольное расположение реквизитов . Т.е., в таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке.
1. Бланки изготавливаются на бумаге формата А4 или А5 светлых тонов (белой бумаге).
2. Поля по краям бланка должны составлять слева, сверху и снизу - не менее 20 мм, справа - не менее 10 мм.
3. В зависимости от способа расположения реквизитов различают угловые и продольные бланки.
4. Расположение реквизитов в пределах бланка производится центрированным, флаговым (с выравниванием от левой границы бланка) способами или с выравниванием по всей ширине бланка (в пределах, установленных полями).
5. В целях учета на бланках (в пределах левого, правого или нижнего полей) допускается простановка номеров типографским способом или при помощи нумератора.
Разработка бланков организуется предприятием с соблюдением положений разд. Методических рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «ОРД. Требования к оформлению документов».