Фирменные бланки. Главное о бланках организаций Составление и оформление различных видов бланков

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк включает только постоянную информацию об организации - авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.

Бланк придает информации официальный характер. Бланки документов предназначены для ускорения процесса создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращения трудозатрат при составлении документов, упрощения восприятия информации, повышения культуры управленческого труда, а также для быстрого установления организации – автора при работе с документами.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ изготавливается в нескольких экземплярах, то на бланке создается каждый экземпляр. Бланки изготавливаются с учетом размера полей.

Выделяют несколько способов изготовления бланков:

1. типографский;

2.с помощью средств оперативной полиграфии;

3. при помощи резинового штемпеля;

4. при помощи шаблона, введенного в память компьютера.

Гербовые бланки изготовляются только типографским способом.

Виды бланков.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

1. Общий бланк – используется для изготовления любых документов, кроме писем.

2. Бланк письма – используется только для писем.

3. Бланк конкретного вида документов, кроме письма – используется для изготовления документов только данного вида.

4. Бланк должностного лица – для руководителей, наделенных правом подписи.

5. Бланк структурного подразделения – в крупных организациях.

В формуляр общего бланка в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:

3. ограничительные линии для даты и номера документа;

4. место составления или издания документа;

5. свободное место для наименования вида документа.

В формуляр бланк письма в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:

1. государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема);

3. справочные данные об организации (код организации, ОГРН, ИНН\КПП);

4. ограничительные лини для даты и номера документа, ссылки на № и дату

при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа.

В формуляр бланка конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:

1. государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема);

3. наименование вида документа;

4. ограничительные линии для даты документа и регистрационного номера документа;

5. место составления или издания документа;

6. при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов заголовок к тексту, отметка о контроле, текст.

Помимо вышеперечисленных видов бланков в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений. Отличие этих бланков состоит в размещении наименования структурного подразделения ниже наименования организации - автора документа.

Также для руководителей, обладающих правом подписи, создаются бланки должностных лиц (касается организаций, крупных структурных подразделений). При этом наименование должности размещается ниже наименования организации - автора документа. В бланках руководителя структурного подразделения наименование должности помещается ниже наименования структурного подразделения - автора документа.

Способы расположения реквизитов (оформления).

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

При угловом варианте реквизиты бланка располагают в левом верхнем углу; при продольном – вдоль верхнего поля. Угловой вариант более экономичен. При любом варианте расположения реквизитов, реквизиты бланка, а также реквизиты адресат, гриф утверждения и наименование должности в реквизите подпись печатаются флаговым или центрированным способом:

Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Реквизит государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема) располагают над серединой реквизита наименование организации - автора документа. Реквизит эмблема организации допускается располагать на уровне реквизита наименование организации - автора документа.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты наименование организации - автора документа, справочные данные об организации, место составления или издания документа печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Заказ бланков.

Для изготовления бланков типографским способом необходимо разработать макет бланка в натуральную величину. На макете в центре должна быть поставлена разрешительная подпись в виде слова разрешаю, подписи руководителя организации и гербовой печати. Макет бланка представляется в типографию в двух экземплярах. К макету составляется пояснительная записка, в которой указывается сорт и цвет бумаги, цвет краски, название шрифта и размера кеглей, тираж. Бланки печатают на светлой бумаге красками насыщенных тонов. Не рекомендуется изготовлять многоцветные бланки. К макету бланка и пояснительной записке составляют гарантийное письмо.

Бланками фирм называют тексты, содержащие название предприятия, атрибуты, реквизиты и другую информацию. Фирменный бланк организации (образец) скачать бесплатно можно на официальном сайте любого предприятия.

Фирменные бланки создают положительный имидж и стиль, и являются важным атрибутом оборота документов и деловой переписки любой компании. Представленные качественными образцами формата А4, бланки призваны создать визуальное впечатление о компании или организации, что является важным элементом общения партнеров по бизнесу и ведения переговоров.

Атрибутика компании является уникальной и неповторимой, и бланки оформляются в той же стилистике, как визитки, конверты и другая полиграфическая продукция , характеризующая деятельность ООО. Фирменные бланки представлены в виде формуляра документа, который включает в себя:

• название компании и логотип;
• контакты (юридический адрес, телефоны, электронную почту);
• реквизиты банка (при желании).

Фирменные бланки, как элементы делового стиля, используют для оформления официальных бумаг, исходящих писем, запросов, отчетов, соглашений, всех внутренних документов (приказов, доверенностей, распоряжений).

Для бланков может быть использована обычная офсетная бумага или дизайнерского типа, с применением водяных знаков и цветовых решений. На практике компании используют и обычные (черно-белые) бланки, и цветные, в зависимости от применения. Главное, чтобы имелась вся необходимая информация по ООО в виде реквизитов.

Благодаря информации и обратной связи, содержащейся на фирменном бланке, адресат (партнер) имеет возможность связаться с данной компанией в сжатые сроки.

ВАЖНО! Внимательное отношение и корпоративный стиль любой организации, отраженный на фирменном бланке, формирует у партнеров по бизнесу и потенциальных клиентов внешнее впечатление о деятельности компании на рынке и его положительном имидже.

Порядок оформления

Организационно-распорядительная документация (бланки) по ООО оформляются в соответствии со стандартами ГОСТа Р.30-2003 , а также фирменным стилем и бренд-буком (официальным перечнем требований к атрибутам) компании. Бланк организации, имеющий рекламные функции, в качестве элемента деловой документации должен выглядеть строго. Декоративные элементы добавляются по желанию.

Дизайн документа всегда выполняется в соответствии с правилами стиля и типографических правил к оформлению:

1. Тексты набирают с использованием одного шрифта, а не нескольких.
2. Информация должна быть легко читаемой и хорошо воспринимаемой.
3. От левого края бланка всегда делается отступ, необходимый для подшивания документации.
4. Колонтитулы должны содержать только неизменяемые сведения.
5. Для бланков, отправляемых по факсу, нежелательно использование фоновых картинок и фото.

Предложенные варианты документов в бланках не подойдут для конкретной организации в чистом виде. Но они помогают при распечатке рассмотреть пример оформления, и позволят ручкой внести необходимые коррективы, которые можно будет показать дизайнеру при оформлении заказа на изготовление собственного бланка компании.

Изготовление фирменных бланков

Типографии, занимающиеся разработкой макетов фирменного бланка, в короткие сроки подберут дизайн с учетом специфики и бизнес-пожеланий компании, и предложат услуги по изготовлению документа. Фирменный бланк напечатают цифровым либо офсетным способом. Разрешается использование защитных знаков и нестандартных красок, которые должны гармонично сочетаться.

Бланк компании можно изготовить не только профессиональным способом, но и разработать самостоятельно, с помощью ПК (именно здесь пригодится скачанный бланк с любого сайта). Распечатать его можно будет с помощью принтера на обычной бумаге или дизайнерской.

ВАЖНО! Дизайн и символика документа должны быть без излишеств и не отвлекать от основного содержания бланка.

Фирменный бланк – это один из важных элементов деловой документации конкретной организации, который содержит основную информацию о компании и формирует ее положительный имидж, выполняя связывающую функцию для партнеров и контрагентов в бизнесе. Разработка документа не занимает много времени.

Успешного бизнеса!

Понятие “бланк документа”. Основные виды, бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации и Республики Коми. Порядок их учета и использования.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.(ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения)

Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.

Информационно-справочные документы - для данных видов документов можно разработать электронные бланки и сохранить их в компьютере. Использование такого подхода позволит унифицировать внутренние информационно-справочные документы и сократить время на их создание.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (например, бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или слабо окрашена в светлые тона).

Требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.

В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

14 - место составления или издания документа.

Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

08 - наименование организации";

09 - справочные данные об организации, а также ограничительные отметки для реквизитов:

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.2

15 – адресат;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа.

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма (для письма существует специальный вид бланка), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

08 - наименование организации;

10 - наименование вида документа;

14 - место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для реквизитов:

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа.

И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов:

18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле.

Порядок их учета и использования

На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учёт гербовых бланков ведётся раздельно по видам бланков в регистрационно-учётной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков:

- наименование вида гербового бланка; - дата поступления; - номер сопроводительного документа; - наименование организации - поставщика гербовых бланков; - количество экземпляров; - серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

Наименование вида гербового бланка; - количество экземпляров; - серия и номера гербовых бланков; - наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалыдолжностного лица - получателя гербовых бланков; - расписка в получении; - примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатанных шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно - регистрационной форме" (ГОСТ Р 6.30-2003 п. 5.4, 5.5, 5.6).

На законодательном уровне в Российской Федерации отсутствует закрепление понятия «фирменный бланк» негосударственных предприятий. Нормативный акт — ГОСТ Р 6.30 — 2003 выдвигает одно требование: оформление документа на белой или светлой бумаге. Следует отметить, что указанный ГОСТ имеет рекомендательный характер. На практике любой документ организации едва ли будет рассмотрен без грамотного оформления. Как выглядит фирменный бланк и как его создать? Об этом расскажем в нашей статье.

Деятельность предприятия вне зависимости от организационно-правовой формы связана с большими потоками информации, ниже перечислены ситуации, в которых нельзя обойтись без надлежащего оформления посланий:

• исходящие письма (информационные, претензионные, гарантийные, ответы на запросы партнёров, и прочие);
• информирование о существенных изменениях в финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
• оформление доверенности на представление интересов компании в сторонних организациях;
• предоставление документов в контролирующие организации;
• официальные поздравления с профессиональными и общепринятыми национальными праздниками.

Печать письма на фирменном бланке создает имидж вашей компании и налаживает документооборот с партнёрами и прочими внешними организациями.

Как самому создать фирменный бланк в Word?

Фирменный бланк предприятия может быть с угловым или продольным расположением реквизитов, информационное наполнение реквизитов при этом одинаковое, оформляется на листе формата А4, с соблюдением полей по краям листа:

• верхнее 15 мм;
• нижнее 15 мм;
• левое 20 мм;
• правое 10−15 мм.

Отступами нельзя пренебрегать, так как документы зачастую подшиваются на хранение. Если послание объёмное лучше оформить его на нескольких листах, при этом второй и последующие листы не должны содержать шапки фирменного бланка.

Послания оформляются размером шрифта не меньше № 12, наиболее распространённый шрифт TimesNewRoman. Выбрать можно любой шрифт, который входит в стандартный пакет Microsoft Word и удобен для чтения. Нежелательно использование разных шрифтов в шапке фирменного бланка и самом послании. Допускается выделение наиболее важных фрагментов жирным текстом, курсивом, подчёркиванием.

Создание «шапки» фирменного бланка по шагам:

Для того чтобы официальная информация о компании не поддавалась ошибочному изменению предпочтительно размещение шапки в верхнем колонтитуле.

1. Логотип компании и наименование. Цель размещения логотипа и наименования на фирменном бланке компании — быстрая идентификация организации. Если логотип отсутствует, вверху крупным шрифтом указывается полное наименование компании. Компаниям, у которых в учредительных документах (в Уставе) зафиксировано сокращённое наименование желательно, указать его ниже полного, в скобках.
   Размер шрифта следует определять самостоятельно, если основной текст послания оформлен № 12, для наименования можно выбрать № 16−18, выделить жирным текстом.
2. Реквизиты ИНН /КПП. После наименования в следующей строке указываем официальные данные компании, номера ИНН и КПП в одну строку. Ниже можно поместить . Шрифт в этом блоке должен быть № 8−10.
3. Банковские реквизиты. Ниже следует перечисление полных банковских реквизитов, и корреспондентский счёт, наименование и БИК банка.
4. Контактные данные организации. Вместе с перечислением официальной информации компании важно указать контактные телефоны с кодом города, почтовый адрес с индексом, электронную почту.

После перечисления всей информации отчёркиваем готовую шапку сплошной линией.

Советы по оформлению деловых посланий на бланке организации:

• Оформлять дату послания по деловой этике следует в цифровом формате — 01.01.2016.
• Заполняя поле адресата, указывают сначала наименование компании, должность и затем ФИО.
• Инициалы всегда указывают перед фамилией.
• Должность и ФИО адресата указывают в дательном падеже (отвечает на вопрос «кому?»).
• Писать заголовок документа, например «Гарантийное письмо» или «Уведомление».
• Указывать должность лица, подписавшего послание. Если по логике послания есть исполнитель, написать его ФИО и контакты.
• Не использовать государственную символику Российской Федерации.

Где заказать и сколько стоит дизайн фирменных бланков?

Услуги по разработке фирменных бланков, или уникального фирменного стиля оказывают рекламно-издательские, полиграфические организации, студии дизайна существующие в каждом городе.

Оформить заказ на создание логотипа и бланка можно удалённо, в том числе у иностранных компаний, для этого требуется составить техническое задание, в котором будет указан род деятельности организации, пожелания к цветовой схеме, цель создания фирменного стиля и другие нюансы.

Стоимость работ, в среднем, варьируется от 3 000 до 50 000 рублей за создание нового логотипа и стиля, чем выше стоимость услуги, тем большее количество вариантов на выбор будет изготовлено дизайнером.

Корректировка существующего фирменного стиля обходится дешевле, в зависимости от технического задания составляет от 2 500 до 5 000 рублей.

Добавить презентабельности обычному фирменному бланку способна печать на плотной дизайнерской бумаге. В типографии можно заказать пустые фирменные бланки, с отпечатанной шапкой и заполнять их самостоятельно с использованием офисной оргтехники.

Пример фирменного бланка

Каждая организация вправе самостоятельно выбрать или разработать фирменный бланк, руководствуясь только принципами деловой этики. Грамотно оформленный фирменный бланк, напечатанный, на плотной дизайнерской бумаге с использованием хороших чернил подчеркнёт статус. Уникальный фирменный логотип, носит рекламный характер, увеличивает узнаваемость компании.

Лист бумаги, отражающий фирменный стиль складывает первое мнение об организации, поэтому использование стандартного фирменного бланка чаще закрепляют внутренней политикой компании.

Смотрите также видео о том, как сделать фирменный бланк организации в Ворде самостоятельно:

Статьи по теме:

Интернет-сервис «Мое дело»: реальная помощь бухгалтеру